Bessere Meetings mit dem Intranet

Wer „Meetings“ hört, der denkt oft an langweilige Besprechungen, bei denen viel Zeit vergeudet wird. Klassischerweise werden davor noch ein paar E-Mails verschickt. Und danach gibt es eine E-Mail mit dem Protokoll – das vor dem nächsten Meeting niemand gelesen hat. Dabei können Meetings mit dem Intranet gut vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet werden.

Meetings mit dem Intranet

Vorbereitung

Viele Meetings werden so gut wie gar nicht vorbereitet. Der Betreff in der Einladung stimmt noch einigermaßen. Man kennt also halbwegs das Thema, die Teilnehmer und den Beginn des Meetings. Und kurz vor dem Start fragt man hinter vorgehaltener Hand den Kollegen: „Um was genau geht es heute noch mal?“

Thema und Agenda

Zu jedem Meeting sollte es neben dem treffenden Thema (Betreff) eine Agenda geben, damit jeder weiß, was auf ihn zukommt. In der Agenda halten Sie fest, welche Punkte behandelt werden. Achten Sie insbesondere darauf, dass es bei den einzelnen Punkten um Aktivitäten wie Diskussionen, Interaktionen, Gespräche und vor allem Entscheidungen geht.

Wenn die Agenda des Meetings nur zur Information („Bericht über …“, „Status von …“) dient, dann ist es kein Meeting. Solche Status-Meetings, in dem Leute über den Status ihrer Tätigkeiten berichten, sind überflüssig. Diese Berichte und Status-Updates gehören ins Intranet – beispielsweise in die jeweilige Community, zum entsprechenden Projekt-Workplace, auf das Aufgaben-Dashboard oder auch zusätzlich als News in den entsprechenden Feed (wie auf der Homepage oder der Projektseite). Status-Updates können schnell und unproblematisch eingestellt werden und im Zeitablauf durch asynchrone Kommunikation vervollständigt werden.

Zeit, Dauer und Ort

Legen Sie nicht nur die Anfangszeit, sondern auch die Dauer des Meetings fest. Achten Sie darauf, Puffer für An- und Abreisezeit einzuplanen. Fangen Sie beispielsweise 15 Minuten nach der vollen Stunde an, damit die Teilnehmer Zeit haben, vom vorherigen Meeting zu Ihrem Meeting zu kommen. Ansonsten haben Sie bereits Verspätungen eingeplant.

Achten Sie darauf, dass es im Intranet Seiten für die Besprechungsräume gibt. Lage- oder Wegskizzen sowie Fotos erleichtern die Orientierung für Kollegen oder Externe, die das erste Mal dorthin kommen. Beschreiben Sie die Infrastruktur. (Gibt es eine kleine Teeküche? Wo ist die Toilette?)

Moderator und Protokollant

Legen Sie möglichst schon vor der Besprechung fest, wer moderiert und wer protokolliert.

Manchmal ist es sinnvoll, jemanden als Protokollant aufzunehmen, der eigentlich gar nicht in der Besprechung dabei sein müsste. Wenn nämlich der Protokollant bei wichtigen Punkten mehrmals lange intensiv mitdiskutiert, leidet das Protokoll – oder der fachliche Input fehlt. Der Protokollant konzentriert sich auf das Protokoll, die Teilnehmer konzentrieren sich auf die Besprechung.

Hinterlegen Sie Vorlagen für Protokolle im Intranet. Für Leute, die mit der Moderation von Besprechungen noch nicht (sehr) vertraut sind, können Sie FAQ oder kleine Tutorials im Intranet hinterlegen.

Meeting Workspace

Ein Meeting sollte eine „Heimat“ im Intranet haben, einen Meeting Workspace, wo in der Vorbereitung (und auch später) alle wichtigen Informationen an einem Ort sind:

  • Die Agenda kann von den Teilnehmern in der Vorbereitungszeit schon ergänzt und angepasst werden.
  • Die Unterlagen für das Meeting stehen allen Teilnehmern rechtzeitig vor dem Meeting zur Verfügung. Erstellen Sie entsprechende Aufgaben (mit rechtzeitigem Fälligkeitsdatum), wenn andere Mitarbeiter ihre Unterlagen zur Verfügung stellen sollen.
  • Die Teilnehmer können selbstständig ihre eigenen Unterlagen hinzufügen (Dokumente wie Texte, Präsentationen, Tabellen).
  • Alle Teilnehmer (gegebenenfalls mit ihrer Rolle) stehen auf der Teilnehmerliste mit einem Link zu ihrem Profil im Intranet.
  • Eine Liste der Aufgaben zur Vorbereitung.

Machen Sie einen „Freeze“ für den Meeting Workspace, nach dem keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Damit können sich die Teilnehmer darauf verlassen, dass sich danach nichts mehr ändert und keine weiteren Unterlagen hinzugefügt werden. Jeder hat dann beispielsweise zwei Tage Zeit, um sich mit der Agenda und allen Unterlagen vertraut zu machen.

Mit dem Meeting Workspace haben alle den gleichen Informationsstand. Jeder hat die Möglichkeit, zur Vorbereitung beizutragen, ohne dass zig E-Mails hin- und hergeschickt oder Telefonate geführt werden. Denn diese Inhalte bekommen niemals alle mit.

Kalender-Software

Nutzen Sie zur Planung die Kalender-Software. Verlassen Sie sich nicht auf mündliche Vereinbarungen oder den Austausch von E-Mails. Mit einer guten Kalender-Software haben Sie immer alle Teilnehmer, Zeiten und Ressourcen aktuell. Außerdem ermöglichen viele Intranets, auf der „Meeting-Heimat“ den Termin aus der Kalender-Software einzublenden oder sogar aktiv zu bearbeiten (beispielsweise durch Widgets, Plugins oder Addons).

Jeder der Teilnehmer weiß dann, dass alles in seinem Kalender steht, er bekommt Erinnerungen und Aktualisierungen. Oft ermöglicht die Kalender-Software, einen gemeinsamen Termin zu finden, an dem auch wirklich alle Zeit haben. Die Kalender-Software sollte Ihnen die Reservierung von Ressourcen wie Räumen oder Beamern ermöglichen.

Durchführung

Seien Sie pünktlich

Beginnen und enden Sie das Meeting pünktlich. Das hängt zwar auch von der Unternehmenskultur und der Landeskultur ab. Oft sind Meetings eng getaktet, und wenn Ihr Meeting zeitlich aus der Rolle fällt, fällt das auf den Organisator zurück.

Wenn Sie erkennen, dass Sie das Pensum bis zum vorgegebenen Ende nicht schaffen (oder inhaltlich nicht wirklich abdecken werden), planen Sie ein Folgemeeting. Die Agenda und alle Unterlagen dafür haben Sie bereits im Workspace für das aktuelle Meeting. Ziehen Sie einfach die entsprechenden Agendateile und Unterlagen in den Workspace für das nächste Meeting. Dort können Sie oder Ihre Kollegen die Angaben und Unterlagen anpassen und aktualisieren.

Kein Multitasking

Achten Sie darauf, dass Sie und Ihre Kollegen nicht ins Multitasking verfallen. Keine Telefonate, keine E-Mails checken, keine meeting-fremden Tätigkeiten! Konzentrieren Sie sich auf das Meeting. Dank des Meeting Workspaces und der Vorbereitung haben alle Teilnehmer alle notwendigen Unterlagen.

Rückfragen an Nicht-Teilnehmer

Falls sich in der Diskussion dennoch Rückfragen an andere Kollegen ergeben, dann nutzen Sie die Messaging-Lösung Ihres Intranets. Über die Präsenzanzeige sehen Sie auch sofort, ob der Kollege überhaupt anwesend ist.

Falls Sie deswegen den Agendapunkt verschieben müssen, sollten Sie direkt im Intranet eine Aufgabe für den Kollegen erstellen.

Virtuelle Teilnehmer

Nicht immer müssen alle Teilnehmer vor Ort sein. Teilnehmer müssten beispielsweise extra am Vortag anreisen, nur um für einen Punkt auf der Agenda zehn Minuten lang dabei sein zu können. Der Aufwand für An- und Abreise (und oft selbst aus dem Nachbargebäude) steht in keinem Verhältnis.

Nehmen Sie den Kollegen über die Conferencing- oder Video-Software Ihres Intranets virtuell mit hinzu. Nutzen Sie dafür nicht nur das Telefon, weil die Versuchung für Kollegen groß sein kann, im Hintergrund und unbeobachtet ins Multitasking abzudriften. Außerdem können Sie alle mit Video über Mimik und Gestik der Kommunikation besser folgen. Legen Sie im Vorfeld einen Zeitpunkt fest, zu dem Sie den Kollegen per Video hinzuziehen.

Präsentationen

Vermeiden Sie komplette und langatmige Präsentationen. Die Präsentationen oder sonstige Unterlagen gehören bereits in der Vorbereitungszeit in den Meeting Workspace eingestellt, damit jeder Teilnehmer rechtzeitig darüber verfügt. Oft lassen sich Fragen dazu bereits im Vorfeld über die Kommentarfunktionen des Intranets klären. Für die „Knackpunkte“ oder noch gemeinsam zu klärende Fragen können Sie die Unterlagen aus dem Meeting Workspace während des Meetings aufrufen und darüber sprechen.

Nutzen Sie die Möglichkeit, Informationen nicht nur textlich, sondern auch visuell darzustellen. Erläutern Sie beispielsweise die Schwierigkeiten mit der neuen ERP-Software nicht nur wörtlich, sondern zeigen Sie sie direkt auf der Leinwand.

Protokoll online

Kollegen im Meeting können den Protokollanten unterstützen. Wer beispielsweise auf eine Information hinweist, weswegen eine Entscheidung so oder so getroffen wird, der hat oft den Link auf seinem Notebook parat. Statt den Link per E-Mail später nachzureichen, können Sie mit einer Intranet-Software bereits parallel und live den Link im Protokoll hinzufügen.

Wenn Sie im Meeting Aufgaben verteilen, dann legen Sie die Aufgaben direkt schon in Ihrer Collaboration-Software an.

Nachbereitung

Nach einer Veranstaltung wie einem Meeting tendieren Personen dazu, sie unterschiedlich zu interpretieren (Rashomon effect). Mit einem „Live-Protokoll“ vermeiden Sie bereits viele mögliche Irritationen. Mit einer guten Nachbereitung können die Teilnehmer zusätzlich Fragen stellen und gegebenenfalls Punkte klären.

Zusammenfassung, Protokoll und Aufgaben verschicken

Geben Sie dem Protokollanten etwas Zeit, um seine Arbeit abzuschließen. Da das Protokoll live erstellt wurde, sollte das auch nicht zu lange dauern. Verschicken Sie dann zeitnah (innerhalb von ein bis drei Arbeitstagen) eine Zusammenfassung, das Protokoll und die festgelegten Aufgaben.

Aber keine lange E-Mail mit Dokumenten im Anhang, woraufhin im Laufe von ein paar Nachfragen alle unterschiedliche Stände haben!

Versenden Sie eine kurze Nachricht, in der Sie den Teilnehmern danken, mit Links zur Zusammenfassung, zum Protokoll und zu den Aufgaben. Die Zusammenfassung und das Protokoll befinden sich (wie alle Unterlagen) im Meeting Workspace. Je nachdem, wie Ihr Intranet aussieht, haben Sie die Aufgaben in einer separaten Lösung wie einer Projekt-Software. Möglicherweise gibt es aber auch ein Widget (oder ein Plugin), mit der die Aufgaben ebenfalls im Meeting Workspace angezeigt werden.

Termin setzen

Geben Sie den Kollegen ein paar Tage Zeit, um die Zusammenfassung, das Protokoll, die Aufgaben und möglicherweise ein paar der Unterlagen durchzusehen. Kommunizieren Sie jedoch einen festen Termin. Bis dahin können die Kollegen Fragen klären und zusätzliche Angaben machen. Die Kollegen sollten direkt im Meeting Workspace (beziehungsweise an den Dokumenten) kommentieren und fragen können. Über @-Mentions erhalten die angesprochenen Kollegen Benachrichtigungen und wissen, dass sie erwähnt wurden.

Nach dem Termin gelten alle Beschlüsse und Unterlagen als vereinbart.

Die Parkinsonschen Gesetze

Noch ein kurzer Hinweis zur Dauer von Meetings. Auch für Meetings gelten die Parkinsonschen Gesetze, insbesondere das zum Bürokratiewachstum.

Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.

Wenn Sie also beispielsweise für ein Meeting vier Stunden einplanen, dann wird das Meeting auch vier Stunden dauern. Auch wenn Sie die Agenda in zwei Stunden erledigen könnten. 😉

Und packen Sie nie wichtige, schwierige Punkte, bei denen es um viel Geld geht, und unwichtige, einfache Punkte in dasselbe Meeting.

Die auf einen Tagesordnungspunkt verwendete Zeit ist umgekehrt proportional zu den jeweiligen Kosten.

Denn nach dem „Gesetz der Trivialität“ werden „die einfachsten Themen am ausführlichsten diskutiert, da davon die meisten Teilnehmer etwas verstehen“.

P.S. Gerade eben erhielt ich per E-Mail eine Einladung zu einer Besprechung. Woran ich merkte, dass es eine Einladung war? Der Betreff lautet „Einladung“.

Frank Hamm ist Berater für Kommunikation und Kollaboration und unterstützt Unternehmen bei ihrem Weg in der digitalen Transformation. Seit 2005 schreibt er im INJELEA-Blog über Social Business, Intranet, Enterprise 2.0 und Unternehmenskommunikation. Hamm ist bekennender Nexialist und begleitet seine Beobachtungen als Der Schreibende. Weitere Artikel von Frank Hamm finden Sie in unserem Intranet-Special.