Fünf Wege, um mit Portfolio for JIRA effektiv zu planen

Auch agile Teams kommen um ein gewisses Maß an Planung nicht herum. Allerdings kann es eine Herausforderung sein, die tägliche Arbeit im Sprint mit dem zusätzlichen Druck eines Plans auszubalancieren.

Mit dem Wissen, dass Entwicklungsteams in JIRA Software ihre Aufgaben des Tagesgeschäfts organisieren, hat Atlassian die Erweiterung Portfolio for JIRA entwickelt, die die Planung von JIRA-Kunden auf ein neues Level hebt. Das Tool hilft, Produkt-Roadmaps und Sprint-Planung aufeinander abzustimmen, Abhängigkeiten im Blick zu behalten, die Team-Skills zu verwalten und mit Was-wäre-wenn-Szenarien zu spielen.

Roadmaps in die Sprint-Planung einbetten

Um die Geschäftsziele des Unternehmens zu erreichen, muss die tägliche Arbeit eines Software-Teams sich an der längerfristigen Roadmap des Produkts ausrichten. Doch häufig sind die Roadmap und das Backlog des Teams zwei unterschiedliche Listen, die in unterschiedlichen Systemen leben. Oft standen sie anfangs im Einklang, haben sich dann aber in verschiedene Richtungen entwickelt. Und es kostet viel Zeit, zwischen Roadmap und Backlog hin und her zu springen: Bei der High-Level-Planung muss man diese manuell mit dem tatsächlichen Backlog des Teams zusammenführen, und nach dem Ende des Sprints muss der High-Level-Plan wieder manuell aktualisiert werden.

Es wäre sehr praktisch, wenn die Produkt-Roadmap direkt mit der Arbeit des Teams in JIRA Software verknüpft wäre und sich in Echtzeit mit dem Backlog abgleichen würde. Portfolio for JIRA verknüpft sich dynamisch mit den Boards der Teams, sodass alle nötigen Daten in eine realistische Roadmap einfließen können. Dabei werden Dinge wie Rankings, Abhängigkeiten und Team-Verfügbarkeiten berücksichtigt. Die Planungsarbeit übernimmt das System.

JIRA Portfolio-Plan erstellen

Und wie kann man diese Produkt-Roadmap dann in das nächste Sprint-Planungsmeeting integrieren? Da Portfolio for JIRA wie gesagt dynamisch mit den JIRA-Boards verknüpft ist, schlägt das System automatisch vor, was in den nächsten Sprint passen kann. Die Vorgänge, die in Portfolio for JIRA geplant wurden, können direkt dem Sprint des Teams zugewiesen werden. Das ist ein sehr guter Startpunkt für die Sprint-Planung, in der dann tiefer diskutiert und verfeinert werden kann.

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Abhängigkeiten im Blick behalten

Es gibt Dinge, die ein Burn-down- oder Burn-up-Chart nicht berücksichtigt. Abhängigkeiten sind so eine Sache. Selbst wenn die Gesamtkapazität und die Burn Rate okay sind, können Abhängigkeiten bedeuten, dass Teams blockiert sind und die am höchsten priorisierte Arbeit nicht erledigen können. Wenn Vorgänge in JIRA Software miteinander verknüpft sind, kann Portfolio for JIRA diese Abhängigkeiten automatisch in der Planung einfließen lassen.

Wenn in JIRA zum Beispiel der Vorgang A den Vorgang B blockiert, wird Portfolio for JIRA Vorgang A vor Vorgang B einplanen. Das bedeutet, dass das Team immer an den richtigen Aufgaben in der richtigen Reihenfolge arbeitet und nicht durch Abhängigkeiten ausgebremst wird. In Portfolio for JIRA sind Vorgänge, für die eine Abhängigkeit besteht, an der Seite des Balkens mit einem visuellen Marker gekennzeichnet. Klickt man den Vorgang an, sieht man die abhängigen Issues hervorgehoben. Fügt man Abhängigkeiten hinzu oder ändert man sie in Portfolio for JIRA, können sie als Issue-Links zurück an JIRA übergeben werden.

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Das Optimum aus den Team-Skills herausholen

In einem idealen Team kann jeder alles machen. Dann ist die Planung einfach und flexibel und die Welt dreht sich auch weiter, wenn Teammitglieder fehlen. In der Realität ist das jedoch selten der Fall. Manchmal muss man berücksichtigen, wer welche Art von Arbeit erledigen kann, um eine akkurate Planung sicherzustellen und um Flaschenhälse zu vermeiden.

In Portfolio for JIRA lassen sich Skills für Teammitglieder definieren. So wird die Planung verfeinert und präzisiert. Skills berücksichtigen Spezialisierungen im Team und beziehen sich auf die Fähigkeiten, die Teammitglieder haben müssen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Sind in Portfolio for JIRA Skills aufgesetzt und bestimmten Personen zugeordnet, können Vorgänge in die Fähigkeiten aufgebrochen werden, die dafür erforderlich sind. Portfolio for JIRA ist dann in der Lage, Issues Teammitgliedern entsprechend ihrer Skills automatisch zuzuweisen und automatisch zu berechnen, ob es im Hinblick auf bestimmtes Know-how freie Kapazitäten oder Engpässe gibt.

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Effekte von Änderungen mit Was-wäre-wenn-Szenarien durchspielen

Stakeholder stellen gerne Fragen wie "Warum fügen wir Feature X nicht in den Scope des nächstes Releases hinzu?" oder "Warum können wir das nicht schon nächste Woche und nicht erst nächsten Monat umsetzen?" Mit den Was-wäre-wenn-Szenarien, die Portfolio for JIRA bietet, können Produkt- oder Projektmanager ihnen direkt zeigen, welche Auswirkungen es auf die Planung hätte, wenn beispielsweise Scope hinzugefügt oder ein Release-Datum geändert wird. Solche Szenarien sind eine tolle Möglichkeiten, mit Stakeholdern offen zu kommunizieren und klar auf Trade-offs hinzuweisen: Die Roadmap sagt, was realistisch möglich ist. Da alle Daten in Portfolio for JIRA dynamisch mit JIRA-Software verknüpft sind, sind sie immer aktuell und bilden die Arbeit des Teams und seine Kapazitäten ab.

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Ein Informationszentrum zur Selbstbedienung aufbauen

Wie sieht die Planung aus? Wie läuft das Projekt? Wer ständig solche Fragen beantworten und Statusmeldungen verschicken muss, hat mit Portfolio for JIRA etwas Belastbares an der Hand, mit dem er alle Beteiligten auf dieselbe Seite bringen kann. Der Reporting-Bereich besteht aus diversen Berichten, die die Antworten auf Stakeholder-Fragen wie die obigen geben – vom Fortschritt im Hinblick auf strategische Ziele bis zum Roll-up sämtlicher Releases und einer Planung, die die prognostizierten Release-Termine zeigt.

Es ist nicht nötig, Daten manuell zu exportieren, um Fortschritts- und Status-Updates für ein Meeting vorzubereiten – die Stakeholder müssen einfach nur in den Portfolio-Plan schauen. Und wer nicht will, dass diese Stakeholder in der Planung herum wirtschaften, kann dank der Plan-Berechtigungen nur Lesezugriff geben.

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Weiterführende Infos

Portfolio for JIRA: Initiativen planen, managen und auswerten
Einführung in Portfolio for JIRA: Initiativen und Themes
Portfolio for JIRA: Business-Strategie und Realität des Tagesgeschäfts miteinander verknüpfen