Standardisierung von Intranet-Projekten: Live von unserem Hackathon

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Linchpin-Intranets sind toll. Wir haben eine Situation erreicht, in der es uns immer schwerer fällt, neue Linchpin-Projekte anzunehmen. Deshalb habe ich mich einem Hackathon-Team angeschlossen, das Kunden und uns selbst helfen will, die Effizienz und Effektivität von Workshops zu steigern. Wie versuchen, einen umfangreichen Plan, Beispiele, Konzepte, Ziele und Vorlagen für jeden Projektschritt in einem neuen Intranet-Projekt zu entwickeln.

Das Hauptziel unseres heutigen internen Hackathons besteht darin, alle Erfahrungen und alles Wissen aus dutzenden Intranet- und hunderten Confluence-Projekten in diese Materialien einfließen zu lassen und sie unseren Linchpin-Projektkunden an die Hand zu geben.

Wir haben gelernt, dass unsere Kunden davon profitieren, wenn sie beispielsweise eine personalisierte Intranet-Navigation sehen, die ein anderer Kunde entwickelt hat. So können wir eine gute Lösung einfacher, schneller und mit weniger internen Diskussionen vorbereiten und umsetzen.

Ich hoffe, dass wir dieses Wissen demnächst Schritt für Schritt ins Web stellen können. In der ersten Iteration teilen wir es mit bestehenden und neuen Linchpin-Kunden.

Und aus diesen Gründen bin ich so glücklich darüber:

Höhere Qualität

Ich bin immer wieder beeindruckt von der Genialität, die unsere Consultants gemeinsam mit unseren Kunden an den Tag legen. Ich habe den Eindruck, dass jede Navigation nochmal besser und eleganter ist als die davor. Ein Grund dafür ist, dass unsere Berater ihre Erfahrungen offen teilen. Aber je mehr Intranet-Projekte wir parallel umsetzen, desto komplexer ist es, den Überblick darüber zu behalten, was ein gutes Nutzerprofil im Intranet ausmacht und wie Andere den Aufwand im Hinblick auf Profilfelder so gering wie möglich gehalten haben. Wenn ein Intranet-Projektteam als Grundlage eine gemeinsame Dokumentation hat, kann es sich darauf fokussieren, Dinge zu erweitern und Probleme auszumerzen.

Man könnte einwenden, dass auf diese Weise die individuellen Ideen auf der Strecke bleiben und Out-of-the-box-Denke bedient wird. Aber bei Profilfeldern für die Nutzung im Intranet gibt es in großen Unternehmen deutlich mehr Gemeinsamkeiten als Unterschiede. Und das trifft auch auf andere Aspekte zu.

Validierung von Konzepten

Die meisten Kunden kommen mit einer Fülle von Konzepten ins Intranet-Projekt, die aus den Planungen und Ideen der letzten Monate oder gar Jahre hervorgegangen sind. Für sie ist es eine wichtige Bestätigung, auf dem richtigen Weg zu sein, wenn sie ihre eigenen Konzepte mithilfe dessen validieren können, was bereits erfolgreich mit Kunden implementiert wurde.

Kosten senken

Einer der größten Vorteile von Linchin ist der garantierte Festpreis für ein Einführungsprojekt und damit ein kalkulierbares Budget sowohl für Produktlizenzen als auch für professionelle Dienstleistungen inklusive anfallender Reisekosten und anderer Ausgaben. In vielen Pitches stellen wir fest, dass die Gesamtbetriebskosten für Linchpin einen Bruchteil dessen ausmachen, was Sie für konkurrierende Produkte einplanen müssen.

Ich habe MS-SharePoint-Anbieter gesehen, die 800 Prozent mehr berechnen. Wir wollen sicherstellen, dass unsere Interessenten verstehen, dass sie für ein signifikant niedrigeres Budget keine Qualität opfern. Standardisierung spielt hier eine Schlüsselrolle.

Den Hands-on-Fokus pflegen

Die meisten Enterprise-Projekte laufen schlecht, weil Teams eine Menge planen und wenig tun. Linchpin-Projekte brauchen Ergebnisse, um erfolgreich zu sein. Unsere Kunden haben keine Zeit, um monatelang über jeden Detailaspekt ihres Intranets nachzudenken. Sie möchten, dass wir ihnen dabei helfen, frühzeitig zu experimentieren und mit echten Leuten echte Ergebnisse zu testen, um zu lernen, was funktioniert und was nicht. Wenn die sich wiederholenden Standarddinge schon vorbereitet und sortiert sind, hilft uns das, uns noch mehr auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden zu konzentrieren.

Schneller vorankommen

Einer der größten Vorteile eines Linchpin-Intranets ist die schnelle Auslieferung. Selbst für Unternehmen mit 20.000 Mitarbeitern haben wir neue Intranets problemlos in zwei bis sechs Monaten ausgeliefert. Einige unserer Kunden hatten zuvor Jahre und ein Vielfaches des Linchpin-Budgets in Intranet-Fragen investiert, ohne Ergebnisse zu erzielen. Der Hackathon-Effekt wird uns helfen, sogar noch schneller voranzukommen und Prototypen und Ergebnisse noch schneller auszuliefern.

Vorkonfigurierter Extranet-Bereich mit allen Linchpin-Vorlagen

Während ich dies schreibe, fügen Angela, Florian, Sebastian, Reda, Lukas, Diana, Rico und Adil Inhalte in einem Extranet-Bereich hinzu. Es gibt einen Seitenbaum mit Seiten und Dokumenten. Der Überblick umfasst 33 Workshops und Projektelemente über den gesamten Prozess hinweg:

Confluence-Basistraining, Kickoff-Workshop, Nutzerprofile, Informationsarchitektur, Content-Lebenzyklus, Design-Workshop, Konfiguration, Theming, Migration von Legacy-Systemen, Power-User-Training, Train the Trainer, Admin-Training, Testkonzept, Go-live-Support, App-Management, First-Level-Support, Bugfixing, Training für Dokumentation & Templates, Plugin-Training, Training für Redakteure, Content-Migration, Globales Dashboard, Bereichs-Dashboards, Interne Events (EasyEvents), News-Konzept, Microblog, Navigationsstruktur, App Center, Konfiguration, Berechtigungsmanagement und Gruppen, IT-Infrastruktur, Tracking und Analytics

Diese Elemente lassen sich in drei Phasen gruppieren: Konzeption, Umsetzung, Rollout.

So sieht das Konzept bislang aus:

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Ich kann diese Vorlagen jetzt noch nicht öffentlich teilen. Wir arbeiten auf jeden Fall dran. Ich komme an dieser Stelle zum Schluss und entlasse Sie mit dem Wissen, dass wir am Ball bleiben. Aktuell ist es 1:24 Uhr nachts und wir werden bis 16:00 Uhr weitermachen. 😀

In der kurzen Zeit, die ein Hackathon bietet, schaffen wir es natürlich nicht, die Fülle an Material akkurat aufzubereiten. Aber ein paar Consultants haben schon eine Menge Inhalte erstellt, die nur noch unserem neuen Confluence-Bereich dokumentiert werden müssen. Das sind "quick wins", die mich begeistern.

Gerne zeige ich Ihnen diese Vorlagen mal in einer Remote-Session via Screensharing und unterhalte mich mit Ihnen über diese Themen. Sprechen Sie mich an oder vereinbaren Sie doch direkt ein Zeitfenster mit mir!

Weiterführende Infos

Linchpin: Social Intranet mit Confluence
Beispiele erfolgreich umgesetzter Linchpin-Implementierungen
Differenzierung zwischen Confluence und Linchpin: Warum man Linchpin für ein Intranet braucht


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