Easy Events ist das von uns entwickelte Confluence-Plugin, das es erlaubt, ganz einfach und dabei strukturiert die Teilnehmer von Events in Confluence zu organisieren - wie auf einer XING-Eventseite im Intranet. Dafür gibt es ein praktisches Makro, mit dem sich Events in bestehende Seiten integrieren lassen. Für diese Termine können Confluence-Nutzer sich und andere dann mit einem Klick an- oder auch wieder abmelden (RSVP).
Nun ist Easy Events in der neuen Version 1.4 auf dem Atlassian Marketplace verfügbar. Neben Bugfixes gibt es einige nützliche funktionale Neuerungen für deutlich mehr Flexibilität.
Mehrere Events auf einer Seite
Eine Confluence-Seite, eine Veranstaltungsplanung – so hat Easy Events bislang funktioniert. Das hat sich geändert. Das Plugin erlaubt es ab jetzt, auch mehrere Veranstaltungen auf einer Seite abzubilden. Dabei kann für jedes Event ein separater Titel vergeben werden. Das ist in bestimmten Fällen ziemlich praktisch, etwa wenn es sich um eine Terminserie z.B. für Schulungen handelt, wenn es für ein Event mit begrenzter Teilnehmerzahl eine Liste für Nachrücker geben soll oder ähnliches.
Screenshot 1: Auf einer Seite können mehrere voneinander unabhängige Veranstaltungen organisiert werden.
Informationen vor Nutzern ohne Schreibrechte verbergen
Es gibt ab dem neuen Release die Option, die Teilnehmerliste und -zahl für User ohne Schreibrechte für die entsprechende Seite auszublenden. Das kann sinnvoll sein, wenn sich eine Veranstaltung um datenschutzrechtlich relevante Themen dreht, bei denen nicht für jeden Nutzer ersichtlich sein soll, wer sich anmeldet: Infotermine des Betriebsrats, Termine beim Betriebsarzt zur Grippeimpfung usw. Nur für Nutzer mit Schreibrechten sind die Infos weiterhin sichtbar.
Die Screenshots 2 und 3 zeigen links die Ansicht eines Events für einen User mit Schreibzugriff (z.B. der Ersteller der Seite). Die rechte Ansicht hat ein Nutzer ohne Schreibrechte: Die Teilnehmerinformationen bleiben ihm verborgen.
(Dieses Feature wird unser Entwicklungsteam künftig weiter ausbauen und hier noch feinere Justierungen ermöglichen, beispielsweise mithilfe der Unterscheidung zwischen Ersteller und Veranstalter eines Events.)
Anmeldung durch Dritte unterbinden
Es gibt außerdem die Option, das direkte Anmelden von anderen Personen zu deaktivieren. Auch dieses Feature ist an die Schreibberechtigung für die Veranstaltungsseite gekoppelt. Ist die Option aktiviert und Nutzer A hat er kein Schreibrecht, kann er seine Kollegen B und C dann nicht einfach für das Event eintragen, sondern ihnen stattdessen nur eine Einladung per E-Mail zukommen lassen.
Screenshots 4 und 5 zeigen, dass statt der Option, weitere Personen als Teilnehmer einzutragen, nur die Möglichkeit besteht, andere User einzuladen.
ICS-Dateien für Kalender
Ebenfalls neu in Easy Events 1.4: Das Plugin versendet automatisch ICS-Dateien per E-Mail, wenn man als Teilnehmer für eine Veranstaltung eingetragen ist. Die E-Mails werden von den gängigen Programmen korrekt als Termine erkannt und in die entsprechenden Kalender eingetragen (z.B. Google, Outlook).
Kalendereinträge verschickt Easy Events in den folgenden Fällen:
- Termine: Der Nutzer hat sich (oder wurde von jemand anderem) für eine Veranstaltung angemeldet.
- Änderungen: Datum, Uhrzeit, Ort oder Titel des Events haben sich geändert.
- Löschung: Das Event wurde abgesagt und entfernt.
Screenshot 7: Eine automatische E-Mail-Benachrichtigung über eine Event-Teilnahme mit Kalendereintrag.
Fazit
Mit dem neuen Release ist Easy Events für Confluence deutlich mächtiger und funktionsreicher geworden. Es bietet Teams und Unternehmen (bei aller Einfachheit in Sachen Bedienung und Konfiguration) nun viel mehr Flexibilität bei der strukturierten Organisation ihrer Veranstaltungen - und obendrein ein Plus an Effizienz und Komfort für die Nutzer durch die ICS-Integration.
Sie können Easy Events jetzt testen: Das Add-on steht in der neuesten Version auf dem Atlassian Marketplace bereit.
Übrigens, wir haben Easy Events in Linchpin Events umbenannt. Wussten Sie, dass es auch ein zentraler Bestandteil unserer Confluence-basierten Social-Intranet-Suite Linchpin ist?
Weiterführende Infos
Übersicht über //SEIBERT/MEDIA-Plugins im Atlassian Marketplace
Easy Events: Zeitersparnis bei der Veranstaltungsorganisation, die sich aufsummiert
Linchpin: Social Intranet mit Confluence
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