Wie Sie Mitarbeiter ins Social Intranet bekommen

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Wann immer es um die Einführung eines Social Intranets geht, dann wird es sehr unterschiedliche Ansichten dazu im Unternehmen geben. Denn ein Social Intranet ist nicht mehr „Top-down“, sondern es steht für die Vernetzung über Abteilungsgrenzen und Silos hinweg.

In einem Social Intranet geht es um gemeinsames Kommunizieren und Erarbeiten von Ergebnissen. Die technischen Anforderungen und Herausforderungen stehen hinter den Herausforderungen zurück, wie Mitarbeiter den Wandel in Kommunikation und Arbeit begrüßen oder ablehnen. Die Einführung eines Social Intranets kann daher nur unter der Berücksichtigung menschlicher Reaktionen auf Veränderungen erfolgen.

Wie also sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter (und Führungskräfte!) diesen Wandel akzeptieren?

Innovation Adoption Lifecycle

Wenn es zu Veränderungen kommt, dann nehmen Menschen diese Veränderungen in unterschiedlicher Geschwindigkeit und zu unterschiedlichen Zeitabständen an. Für die Kategorisierung dieser Adoption hat sich unabhängig vom Gegenstand der Veränderung der Innovation Adoption Lifecycle (siehe Diffusion of Innovations) bewährt.

Personen, die von Veränderungen betroffen sind (oder sein könnten), lassen sich in fünf Kategorien einteilen:

  • Innovators (Innovatoren): Sie sind bereit, Risiken zu tragen, sind experimentierfreudig und sozial gut vernetzt mit anderen Innovatoren.
  • Early Adopters (frühzeitiger Anwender, Erstanwender): Dies sind oft Meinungsführer, die einen sehr hohen sozialen Status – auch außerhalb der Hierarchien – haben und die sich Neues gerne und genau anschauen.
  • Early Majority (frühzeitige Mehrheit): Sie haben meist einen hohen sozialen Status, sind relativ unabhängig. Andere „hören auf sie“.
  • Late Majority (späte Mehrheit): Sie sind die Skeptiker, die sichergehen und möglich nichts riskieren wollen. Erst wenn sich etwas als „sicher“ herausgestellt hat und andere die Risiken getragen haben, nehmen sie die Veränderung an.
  • Laggards (Nachzügler): Sie sind gegen jedes Risiko und wollen grundsätzlich keine Veränderung. Sie haben sich arrangiert und wollen diesen Status möglichst lange ohne irgendwelche Einflüsse beibehalten. Von ihnen ist der größte Widerstand zu erwarten.

Auch in Ihrem Unternehmen lassen sich die Mitarbeiter bei Veränderungen in solche unterschiedlichen Personengruppen einteilen. Das betrifft die Einführung von Social Intranets genauso wie Umstrukturierungen, die Einführung von IT-Systemen oder die Änderung des Vergütungssystems.

Je nach Natur der Veränderung können Widerstände oft durch klassische „Command & Control“-Mechanismen zumindest an der Oberfläche überwunden werden. Wenn das alte Zeiterfassungssystem abgeschaltet wird und die Vorgesetzten zu Kontrollen und Sanktionen angehalten sind, wird sich die Änderung relativ zeitnah durchsetzen (auch wenn es immer wieder Nachzügler gibt, die sich mit Tricks durchhangeln).

Bei Social Intranets spielen die sozialen Interaktionen eine besonders große Rolle, daher sollten sich Verantwortliche dieses Adoption Lifecylces nicht nur bewusst sein. Für Ihre Einführung sollten Sie sich diese Kategorien bei Maßnahmen für die Social Adoption auch tatsächlich zunutze machen.

Planen Sie entsprechende Maßnahmen vor oder bei der Einführung Ihres Social Intranets und schneiden Sie sie auf die entsprechenden Zielgruppen zu. Vergeuden Sie nicht Ihre Ressourcen, um Nachzügler gleich zu Beginn für Ihr neues glänzendes Intranet zu gewinnen. Ein Enthusiast hingegen wird sich gerade beim Start an Punkten wie Nutzen oder Benutzbarkeit/Usability zunächst weniger orientieren als ein Mitarbeiter der späten Mehrheit, der den Nutzen für seine Abteilung und vor allem für sich persönlich sieht, und der „dieses Teil“ schnell und einfach bedienen will.

Enthusiasten finden

Suchen Sie nach Mitarbeitern und Führungskräften, die sich für Social Intranet, Social Media oder Social Business interessieren oder sich sogar dafür engagieren. Auch wenn Sie Mitarbeiter finden, die vielleicht auf den ersten Blick keinen direkten Bezug zu Ihrem Vorhaben haben, so können sie Ihnen doch wertvolle Hinweise geben oder sogar in einem Teilbereich mitmachen, an den Sie bislang noch nicht dachten.

Diese Enthusiasten leben die neue Arbeits- und Verhaltensweise vor und sind lebendige Beispiele. Tipps:

  • Stellen sie das kommende Social Intranet regelmäßig im Intranet und der Mitarbeiterzeitschrift vor und bieten Sie Kontaktmöglichkeiten an.
  • Sprechen Sie Kollegen persönlich an (weil Sie beispielsweise feststellen, dass sie auf Twitter aktiv sind).
  • Gründen Sie einen Round Table in der Mittagszeit, zu dem Sie über Intranet oder Mails einladen.

Zielgruppen:

  • Innovators
  • Early Adopters

Plattform präsentieren

Sobald Sie für Ihr Vorhaben bestimmte Plattformen in Betracht ziehen, informieren Sie im Unternehmen darüber und bitten Sie um Teilnehmer und Rückmeldungen. Tipps:

  • Informieren Sie im Intranet über die Alternativen, die Sie sich anschauen, mit einem Artikel, den die Kollegen auch kommentieren können.
  • Laden Sie zu einer „Demo-Sprechstunde“ in einem Showcase-Raum ein, bei der Mitarbeiter sich die Plattformen gemeinsam mit Ihnen anschauen und diskutieren können.

Zielgruppen:

  • Innovators
  • Early Adopters
  • Early Majority

Ziele und Nutzen definieren

Stellen Sie die Ziele und den Nutzen Ihres Vorhabens klar und kommunizieren Sie sie. Tipps:

  • Zeigen Sie geplante oder umgesetzte Anwendungsfälle mit Berichten im Intranet.
  • Präsentieren Sie Ziele und Nutzen in einem Meeting des Top-Managements.

Zielgruppen:

  • Early Majority
  • Late Majority
  • Laggards

Freiheit gewähren

Achten Sie darauf, dass sowohl Projektmitarbeiter als auch Interessierte und Begeisterte einen Freiheitsgrad haben, der es ihnen erlaubt, auch neue Wege der Zusammenarbeit mit Kollegen zu entdecken. Tipp:

  • Klären Sie mit dem Management ab, dass Mitarbeiter einen Freiraum für Vorhaben und Aufgaben außerhalb ihres Tagesgeschäfts und ihrer Projektarbeit bekommen.

Zielgruppen:

  • Innovators
  • Early Adopters
  • Early Majority

Benutzbarkeit sicherstellen

Achten Sie darauf, dass Ihr Social Intranet einfach und mobil bedienbar ist sowie in die vorhandene IT-Landschaft (z.B. Benutzerverwaltung, Mail) eingebunden wird. Tipp:

  • Laden Sie Interessierte und Kritiker frühzeitig zu Tests ein, um mögliche Plattformen auf ihre Akzeptanz hin zu prüfen.

Zielgruppen:

  • Early Adopters
  • Early Majority

Feedback einholen

Ein agiles Herantasten und die Konkretisierung aller Maßnahmen (technisch, kollaborativ und kommunikativ) erfolgen durch kontinuierliche Feedback-Zyklen. Schrittweises Verfeinern und Verbessern aufgrund von Rückmeldungen vermeidet die Überforderung von Mitarbeitern und ermöglicht rechtzeitiges (Gegen-)Steuern. Holen Sie sich daher regelmäßig auch in kurzen Intervallen Feedback von Beteiligen und von Interessierten ein. Tipps:

  • Round Tables (beispielsweise eine regelmäßige Kaffeerunde)
  • Umfragen im Intranet
  • Tägliche morgendliche Stand-up-Meetings in Ihrer Projektgruppe
  • Wöchentliche öffentliche offene Stand-up-Meetings

Zielgruppen:

  • Innovators
  • Early Adopters
  • Early Majority
  • Late Majority
  • Laggards

Mentorship gewähren

Stellen Sie sicher, dass die Mitglieder Ihres Vorhabens und andere an Ihrem Projekt interessierte Leute Unterstützung bei Fragen oder Experimenten bekommen. Holen Sie sich beispielsweise jüngere Mitarbeiter (Millenials/Generation Y) ins Team, die mit neuen Technologien und dem Social Web vertraut sind. Die anderen Mitarbeiter können von deren Wissen profitieren. Tipps:

Zielgruppen:

  • Early Adopters
  • Early Majority
  • Late Majority
  • Laggards

Top-Management involvieren

Beziehen Sie von Anfang an das Top-Management mit ein. Im Gegensatz zu klassischen Projekten ist es jedoch wichtig, dass es hier nicht nur um die offizielle Unterstützung (Budget, Reden etc.) geht, sondern auch um praktisches Tun. Damit signalisiert das Top-Management, dass alle Ebenen sich die neuen Möglichkeiten und Verhaltensweisen zu Eigen machen. Durch diese Vorbildfunktion werden auch skeptische Mitarbeiter zur Akzeptanz und zum Mitmachen motiviert.

Schaffen Sie eine digitale Führungskultur, in der auch Führungskräfte Teil der neuen Arbeitsweise sind. Das nimmt einerseits den Führungskräften die Angst vor Kontrollverlust und ist gleichzeitig Vorbildfunktion für die Mitarbeiter. Tipps:

  • Gewinnen Sie einen Vorstand dafür, regelmäßig in einer Community of Practice mit eigenen Beiträgen aktiv zu werden.
  • Aktivieren Sie zwei bis drei Führungskräfte aus dem oberen Management, die regelmäßig Statusmeldungen eintragen und Statusmeldungen von anderen Mitarbeitern (nicht nur aus dem Management!) kommentieren.

Zielgruppen:

  • Innovators
  • Early Adopters
  • Early Majority
  • Late Majority
  • Laggards

Welche Erfahrungen haben Sie bei der Einführung eines Social Intranets mit der Akzeptanz von Mitarbeitern gemacht? Welche Maßnahmen haben Sie unternommen, um die Mitarbeiter zur Akzeptanz und zur Mitarbeit zu bewegen? Haben Sie die verschiedenen Mitarbeiter auf unterschiedliche Weise angesprochen?

Frank Hamm ist Berater für Kommunikation und Kollaboration und unterstützt Unternehmen bei ihrem Weg in der digitalen Transformation. Seit 2005 schreibt er im INJELEA-Blog über Social Business, Intranet, Enterprise 2.0 und Unternehmenskommunikation. Hamm ist bekennender Nexialist und begleitet seine Beobachtungen als Der Schreibende. Weitere Artikel von Frank Hamm finden Sie in unserem Intranet-Special.