Intranet: Nur noch als App?

Als Selbständiger nutze ich ein Windows-Notebook, einen Desktop-PC, ein Android-Smartphone und gelegentlich ein iPad. Auch vor meiner Selbständigkeit hatte ich in der persönlichen IT-Nutzung verschiedene Geräte im Einsatz. Schon in dieser Zeit legte ich Wert darauf, dass ich Daten, Software, Apps und Dienste übergreifend auf allen meinen Geräten nutzen konnte.

Lange Zeit nutzte ich als Angestellter lediglich einen stationären Rechner und bestenfalls ein Smartphone. Doch bereits damals nervte es mich, dass ich Daten und Anwendungen nicht überall gleich zur Verfügung hatte. Und es nervte mich, dass ich unterschiedliche Geräte benutzen musste, nur um beispielsweise eine freie Zeit für ein Treffen oder für eine Besprechung zu finden.

Jetzt verwende ich beispielsweise Google Apps for Work, Owncloud (auf einem eigenen Server), Office 365 Business inklusive Skype for Business und OneDrive for Business, Dropbox. Bei all meinen Tools achte ich auf systemübergreifende Unterstützung. Alle meine Daten und Informationen sind grundsätzlich überall verfügbar, unabhängig davon, welches Endgerät ich benutze. Für viele Angestellte sieht es nach wie vor anders aus. Selbst ein erst vor zwei Jahren renoviertes Intranet lässt sich oft auf dem Smartphone nicht wirklich benutzen. Von einer Bearbeitung von Intranet-Inhalten oder vom Ausführen bestimmter Transaktionen ganz zu schweigen.

Dennoch geht die Entwicklung hin zur mobilen Nutzung des Intranets. Eine der Hauptursachen liegt in der zunehmenden „Appifizierung“ auch der Unternehmen. Organisationen haben Apps als Lösungen für viele Anwendungsfälle entdeckt und stellen ihren Mitarbeitern entsprechende Apps für die Smartphones zur Verfügung.

Jussi Mori und Christoph Müller meinen sogar, dass das mobile Intranet das klassische Intranet-Portal verdrängt:

Mobile Benutzer benötigen eher Funktionen wie eine Verbindung ihrer mobilen Notizapplikation zu SAP oder eine Liste aller verfügbaren Meetingräume auf dem aktuellen Stockwerk. Die hohe Akzeptanz von mobilen Applikationen und deren gleichzeitig schwache Integration ins Firmenintranet führen so zu einer neuen Form der „Schatten-IT“. Die Integration von mobilen Apps wird deshalb nicht zu einer Erweiterung des Intranets führen, sondern zu dessen Abschaffung.

Die Entwicklung sehe ich durchaus, aber ich halte es für gefährlich, diesen Trend als Unternehmen unreflektiert zu übernehmen. Eine App ist in einem bestimmten Kontext unschlagbar. Dazu gehört die wirklich mobile Nutzung. Dazu zähle ich die Nutzung beispielsweise eines Smartphones unterwegs, während ich irgendwo hingehe oder warte. Kurz zwischendurch wird das Smartphone gezückt und eine Information nachgesehen. Oder schnell eine Nachricht geschrieben beziehungsweise beantwortet.

Doch ein Mitarbeiter, der den ganzen Tag am Schreibtisch sitzt und ein großes Display braucht, hat normalerweise andere Anforderungen als jemand, der stets unterwegs ist. Wer will schon umständlich mit der Lupe nach den Termindetails suchen oder zig Mal tippen und schauen, wenn die Agenda inklusive beigefügter mehrseitiger Präsentation auf einem großen Display gut zu sehen wäre. Andererseits ist derselbe Mitarbeiter manchmal doch unterwegs und will nur mal schnell schauen, wann und wo das nächste Meeting genau ist. Dabei muss der Schreibtisch mit dem großen Display nicht im Firmenbüro stehen. Das kann genauso zu Hause im Home Office oder das Display des Notebooks im Café oder im Zug sein.

Für einzelne Transaktionen (ERP-Software, Büroaktionen wie das Buchen eines Besprechungsraums usw.) sind kleine Mobilgeräte sehr gut geeignet. Doch wer ein Konzept schreibt (beispielsweise für den Intranet-Relaunch) und dazu ständig zwischen Browser (dem Recherche-Tool) und seinen Dokumenten oder einem Forum wechseln muss, der will nach wie vor eine Tastatur und ein übersichtliches Display.

Heutzutage werden Enterprise-Applikationen in Form von monolithischen Server-Applikationen mit einer Vielfalt von Funktionen eingesetzt.

Ja, das ist sehr oft der Fall. Doch in vielen Umgebungen lässt sich das gar nicht umgehen. In stark regulierten Branchen beispielsweise müssen zu einer Transaktion – die an sich vielleicht nur drei oder vier geschäftsrelevante Eingabefelder hat – viele zusätzliche Angaben vorgenommen werden.

Der von Jussi Mori und Christoph Müller angesprochene Intranet Service Layer (ISL) ist notwendig – doch diese Schicht darf eben nicht dazu verkommen, notwendige Benutzertransaktionen in unzählige Teilschritte zu verbiegen. Ein Intranet Service Layer, der exklusiv nur noch mobile Apps bedient, hat genauso wenig eine Zukunft wie eine monolithische ERP-Anwendung, die alles kann und fordert, was für den Mitarbeiter zu viel ist.

Dieser Intranet Service Layer

… lässt sich aber nicht nur durch firmeneigene Applikationen ansprechen. Auch Applikationen von Dritten können diese Daten nutzen.

Die beiden Autoren denken hier auch an das Modell, Daten anonymisiert an Dritte zu verkaufen. So weit möchte ich im ersten Schritt gar nicht gehen. Viel wichtiger für Unternehmen ist heutzutage bereits, mit Partnern zusammenzuarbeiten. Dabei geht einerseits die Anzahl der Projekte nach oben. Andererseits nimmt auch der Anteil des Tagesgeschäfts zu, in dem mit Lieferanten, Auftragnehmern und Kunden kommuniziert oder auch zusammengearbeitet werden muss. Alle können von einem solchen Layer profitieren. Doch auch hier gilt: Kontext ist King. Große Displays, mehrere Diskussionsstränge – warum sollen Mitarbeiter (egal ob eigene oder die von Geschäftspartnern) gezwungen sein, nur mit ihrem Smartphone wichtige Arbeiten durchzuführen?

Ich zweifle aufgrund meiner persönlichen Erfahrung daran, dass Mitarbeiter alle Inhalte und Funktionen ausschließlich auf einem Mobilgerät nutzen können (und zwar nicht nur potenziell, sondern auch sinnvoll von der Usability her).

Andererseits gibt es Unternehmen, die ihren Mitarbeitern umfassenden Zugriff auf alle Inhalte und Funktionen gewähren (Hervorhebungen von mir):

In mehr als der Hälfte der befragten Unternehmen (57,1%) haben die Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz keinen Zugriff auf das Intranet: 33% der Unternehmen sehen dies auch nicht vor, 24,1% planen die Integration der PC-losen Mitarbeiter in das Intranet zumindest innerhalb der nächsten 12 Monate. 22,3% der Unternehmen, deren Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz Zugang zum Intranet haben, gewähren umfassenden Zugriff auf alle Inhalte und Funktionen.

(Mobiles Intranet für Mitarbeiter ohne festen PC-Arbeitsplatz – Ergebnisse des Puls-Checks von SCM und Kammann Rossi)

Das ist für mich nicht glaubhaft. Es sei denn, diese Aussage ist auf den jeweiligen Kontext bezogen, in dem die Mitarbeiter tatsächlich arbeiten.

Laut dieser Umfrage ist es vor allem die Unternehmenskommunikation, die den mobilen Zugriff auf das Intranet fordert. Das ist verständlich. Wer wollte beispielsweise Mitarbeiter von Telefon und Briefverkehr komplett abkoppeln wollen? Doch andererseits ist die Unternehmenskommunikation nur eine Anspruchsgruppe – Mitarbeiter sind eine andere. Selbst Mitarbeiter in der Produktion können von der mobilen Nutzung der Ressourcen eines Unternehmens profitieren. Immer wieder bemerke ich, wie zeitraubend und umständlich es für manche Mitarbeiter ist, auf dem „Nicht-Intranet-Weg“ eine Absprache und eine Genehmigung ihres kurzfristigen Urlaubs zu erreichen. Von wirklichen Anwendungsfällen in der Produktion ganz zu schweigen.

Aber es kommt eben auf den Kontext an. Alles über einen Kamm zu scheren, bringt den betroffenen Mitarbeitern wenig. Wichtig ist eine Analyse der Anforderungen mit dem oberen Management oder dem Auftraggeber (d.h. der Fachabteilung wie der Unternehmenskommunikation). Empfehlenswert ist ein zweistufiges Erhebungsverfahren, das nach ersten Umfragen auf Einzelinterviews mit den betroffenen Mitarbeitern (den Nutzern des Intranets und/oder der Apps) setzt.

Frank Hamm ist Berater für Kommunikation und Kollaboration und unterstützt Unternehmen bei ihrem Weg in der digitalen Transformation. Seit 2005 schreibt er im INJELEA-Blog über Social Business, Intranet, Enterprise 2.0 und Unternehmenskommunikation. Hamm ist bekennender Nexialist und begleitet seine Beobachtungen als Der Schreibende. Weitere Artikel von Frank Hamm finden Sie in unserem Intranet-Special.

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