Um in JIRA für Überblick zu sorgen und das System strukturiert aufzuräumen, ist es sinnvoll, nicht mehr genutzte Projekte archivieren zu können, wobei alle Daten aber im System behalten werden. Das neue Plugin unseres JIRA-Entwicklungsteams ermöglicht genau das: Mit dem Project Archiver für JIRA haben Sie die Möglichkeit, die letzten Aktivitäten in Projekten zu tracken, Projekte zu archivieren oder einzufrieren und außerdem Projekte per Massenkonfiguration anzupassen.
Projekte unkompliziert archivieren oder einfrieren
Dafür muss ein Administrator zunächst nach verwaisten Projekten suchen, in denen es seit einem bestimmten Zeitpunkt keine Aktivität mehr gegeben hat. (Die letzte Projektaktivität richtet sich nach dem zuletzt bearbeiteten Vorgang.) Bei der Suche sind relative (z.B. seit acht Wochen) oder absolute Angaben (z.B. seit 1. Januar 2016) möglich.
Anschließend können einzelne oder auch mehrere Projekte zugleich archiviert werden. Das geschieht über die Änderung der Projektkategorie und diverser Schemata der Projektkonfiguration. Dafür wird über das Plugin ein Archivierungsprofil erstellt.
Ausgewählte Schemata, die auf spezifische JIRA-Projekte angewendet werden, lassen sich für die spätere Wiederverwendung speichern. Profile zum Archivieren und Einfrieren werden mit dem Plugin bereits mit ausgeliefert. (Details zur Konfiguration finden Sie in unserer Dokumentation zum Project Archiver für JIRA).
Flexibilität bei der Archivierung
Die Art und Weise, wie Projekte archiviert werden, lässt sich frei konfigurieren. Es hängt davon ab, welche Schemata (Berechtigungs-, Benachrichtigungs-, Workflow-Schema etc.) für die Archivierung verwendet und wie diese konfiguriert werden. Sie lassen sich ganz nach den eigenen Bedürfnissen einstellen.
Best Practices sind beispielsweise die folgenden drei Anwendungsfälle:
Archivierte Projekte: Nutzer können sie nicht mehr einsehen oder bearbeiten, aus ihnen heraus werden keine Benachrichtigungs-E-Mails verschickt. Alle Vorgänge bleiben in ihrem Status.
Eingefrorene Projekte: User können die Projekte zwar einsehen, aber nicht bearbeiten, kommentieren oder den Status wechseln. Es werden keine Benachrichtigungs-E-Mails aus dem Projekt verschickt. Alle Vorgänge bleiben in ihrem Status.
Archivieren mit Aufräumen: Alle Schemata eines Projekts werden durch Archivierungsschemata ersetzt. Ziel hierbei ist es, für ein Projekt individuell erstellte Schemata abzulösen. Dadurch ist es leicht ersichtlich, welche Schemata nicht mehr in Verwendung sind und somit gegebenenfalls gelöscht werden können.
Neue Projektübersicht
Die neue Projektübersicht des Project Archivers bietet Informationen wie den bereits erwähnten Zeitpunkt der letzten Projektaktivität, die Anzahl der Vorgänge, den Projektleiter und mehr. Projekte sind in der Übersicht nach Kategorien gekennzeichnet. Das bedeutet, dass es für aktive Projekte und für mit dem Project Archiver definierte Profile unterschiedliche Tabs gibt.
Massenkonfiguration von Projekten
Der Project Archiver dient nicht nur zum Archivieren von Projekten, sondern lässt sich auch für die Massenkonfiguration von Projekten verwenden. Beispielsweise können Sie die Projektkategorie oder ein beliebiges Schema von vielen Projekten zugleich ändern. Eine Weiterentwicklung dieses Features ist bereits angedacht.
Möchten Sie den Project Archiver für JIRA in Ihrem System ausprobieren? Das Plugin steht jetzt auf dem Atlassian Marketplace zum kostenfreien Test zur Verfügung. Ausführlichere Infos zu den Funktionen und zur Konfiguration bietet die Dokumentation ins unserer Infothek. Und wenn Sie Feedback geben möchten oder Feature-Wünsche haben, freut sich unser Entwicklungsteam über Ihre Rückmeldung! 🙂
Weiterführende Infos
Alle von //SEIBERT/MEDIA entwickelten Plugins für Atlassian-Produkte im Überblick
Doku und Release Notes zum Project Archiver
JIRA und Confluence: Was viele Kunden wollen und warum Atlassian es nicht immer liefert
Mehr über die Creative-Commons-Lizenz erfahren
