Wie und warum Unternehmen bei der Auswahl ihrer Intranet-Software scheitern

View this post in English

intranet-compass

Es gibt nur eine Intranet-Software, die die beste von allen ist. Unsere.

Das ist die kondensierte Marketing-Botschaft der meisten Intranets, ach – eigentlich fast aller Produkte. Wir alle wissen, dass es nicht stimmen kann, wenn zwei Leute das behaupten. Das Problem ist, dass Unternehmen nach wie vor versuchen herauszufinden, wer die Wahrheit sagt und wer schwindelt.

Aber die fundamentale Wahrheit ist, dass die richtige Lösung von Ihren Präferenzen abhängt. Wenn Ihr Budget überschaubar ist, wählen Sie eine andere Lösung als die mit der umfangreichsten Feature-Liste. Manche Lösungen funktionieren out-of-the-box, andere brauchen lange Entwicklungszeiten.

Würden Unternehmen ihre Prioritäten richtig setzen, wären sie in der Lage, besser zu vergleichen und eine bessere Entscheidung zu treffen. Soll das Intranet kostengünstig sein? Soll es schnell zur Verfügung stehen? Soll es alle erdenklichen Features haben? Wie wichtig ist eine gute Usability?

Eine einfache Rangliste wäre schön. Aber die häufigste Antwort lautet: Es kommt darauf an. In keiner der Ausschreibungen für große Intranets, die ich so in die Finger kriege, war das Unternehmen in der Lage, uns zu sagen, ob ein Kriterium wirklich wichtiger als das andere ist. Die Ausschreibungen lesen sich alle gleich:

Hier ist eine Liste mit Kriterien; füllt bitte unsere Tabelle aus, und sobald wir eure Antworten erhalten und verstanden haben, re-evaluieren wir das Ganze.

Manche Organisationen bauen immerhin eine Gewichtung für bestimmte Kriterien mit ein, um zu indizieren, dass sie wichtiger sind. Aber wenn man sich die Auswirkungen anschaut, sind die marginal.

Ich kritisiere nicht, dass diese Unternehmen sich subjektiv entscheiden. Ich kann es nur nicht ab, dass sie vorgeben, in ihrer Entscheidung objektiv zu sein.

Es gibt keine objektive Entscheidung. Die Entscheidung für ein Intranet-System ist immer ein Trade-off. Es geht darum, dass ein Aspekt über dem anderen steht. Das Problem dahinter ist, die Verantwortung für das Ergebnis zu übernehmen. Niemand möchte verantwortlich sein, wenn das neue Intranet mies ist.

Also vertiefen sich Teams oft in aufgeblasene Aktivitäten, die am Ende nichts bringen, aber als Rückversicherung dienen. Ich bin nicht der Meinung, dass alle Vergleichs-Cecklisten wertlos sind. Sie sind sicherlich hilfreich für Teams, um die Intranet-Software und ihre Möglichkeiten besser kennenzulernen. Das war’s dann aber auch.

Die Haupt-Schwachstellen von Checklisten

1. Überbetonung der Quantität
Checklisten tappen oft in die Falle, dass es für die wirklich zentralen Funktionen (Kampf gegen die E-Mail, Rich-Text online erstellen, sich mit anderen Mitarbeitern verbinden und zusammenarbeiten, …) je nur eine Checkbox gibt – und zig oder gar hunderte weitere Checkboxen für Dinge, die einfach irrelevant sind.

2. Subjektivität
Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass Nutzwertanalysen nicht zu objektiven Urteilen führen.

3. Zeitverschwendung
Die Zeit, die erforderlich ist, um die Kriterien zu erstellen, die Anbieter damit verbringen, Tabellen auszufüllen, und die schließlich in die Evaluation des Ganzen fließt, is nicht klug investiert. Aus diesem Grund haben wir eine öffentliche Plattform namens Intranet Compass für solche Vergleiche aufgebaut. Wir verstehen, dass Unternehmen so etwas brauchen. Aber Intranet-Teams sollten sich darauf fokussieren, die Software wirklich zu verstehen, statt ewig und drei Tage auf Tabellen zu gucken.

Es gibt hier im Blog einen langen Artikel über die Probleme von Checklisten beim Vergleich von Intranet-Systemen. Ja, ich bin gegen Checklisten. Und ich bin gegen Teams, die versuchen, sich aus der Verantwortung zu stehlen. Aber es ist normalerweise nicht sehr hilfreich, einfach gegen etwas zu sein. Man muss für etwas sein, um die Dinge wirklich zu verbessern.

Die Evaluationszeit mit der Software verbringen statt mit Listen

Die wichtigste Veränderung, die ich Intranet-Teams ans Herz lege, besteht darin, wirklich mit den Software-Systemen zu arbeiten, von denen sie denken, dass sie dem Unternehmen helfen könnten. Das sollte nicht einer alleine tun, sondern immer ein Team. Moderne Intranets drehen sich um Kollaboration und Teamarbeit. Das macht das Testen von Intranet-Software recht schwierig. Es gibt aber durchaus ein paar Anwendungsfälle, die abgedeckt werden sollten:

  • Asynchrone Kommunikation
  • Asynchrone Zusammenarbeit
  • Synchrone Kommunikation (Echtzeit)
  • Synchrone Zusammenarbeit (Echtzeit)

Meetings und ein Projekt in einer modernen Umgebung organisieren

In meinem Gast-Blogpost für Atlassian über 111 Gründe für ein Enterprise Wiki habe ich diverse Anwendungsfälle angesprochen, an denen man in so einer frühen Phase der Intranet-Evaluation arbeiten kann. Aber der sinnvollste und relevanteste Use-Case besteht darin, dass das Intranet-Team versucht, sich selbst, seine Meetings und den gesamten Projektfortschritt mit dem System zu organisieren, das es testet: Versuchen Sie, Informationen zusammenzutragen, entwickeln Sie eine inhaltliche Struktur, fügen Sie Dateien, Ideen und Kommentare hinzu, und dokumentieren Sie all den Kram, der im Rahmen eines so großen Projekts anfällt.

Ja, ich höre schon die Einwände: „Aber der Anbieter sieht alle unsere Informationen und Einschätzungen.“ Das stimmt. Aber wäre es nicht sogar klug, diese Dinge mit den Anbietern zu teilen? Sie werden dem Team zu verstehen helfen, wo es sich irrt, und die Stärken der Software ausleuchten. Ein Anbieter wird dem Evaluationsteam in aller Regel für einige Zeit ein kostenfreies System zur Verfügung stellen, und wenn das Team diese Zeit für solche Arbeiten wie das Zusammentragen von Projektinformationen und Tests nutzt, hilft der Hersteller ihm tatsächlich dabei, Fortschritte zu erzielen.

Und das Beste ist: Es ist real. Dies ist ein echtes Projekt mit echten Daten, die für das Team und das Unternehmen bedeutsam sind. Wenn das Team diese Daten in drei bis fünf Systemen nutzt, wird es recht schnell erkennen, welche Software toll ist und welche Schrott.

Das ist die Art und Weise, wie Intranet-Teams mit Software-Alternativen arbeiten und Entscheidungen treffen sollten.

Weiterführende Infos

Der Intranet Compass zum Funktionsvergleich von Intranets
Intranet-Lösungen richtig vergleichen: Sich der Komplexität stellen
Das Intranet-Portal in unserer Infothek


Mehr über die Creative-Commons-Lizenz erfahren