Für Unternehmen, die über mehrere, auch sehr viele Standorte verteilt sind, ist die Confluence-basierte Intranet-Suite Linchpin wie gemacht. Eine der großen Stärken von Linchpin besteht darin, dass die Unternehmenszentrale gezielt über News mit den verteilten Anwendern kommunizieren kann – und die Stichwörter heißen hierbei Personalisierung und individuelle Relevanz.
Die Auslieferung von Intranet-Nachrichten lässt sich auf Basis bestimmter Profilmerkmale der Angestellten steuern. Dank dieses granularen News-Konzepts kann das Redaktionsteam des Unternehmens diejenigen Nutzer erreichen, für die bestimmte Informationen wichtig sind, während die übrigen User nicht mit für sie irrelevanten Informationen behelligt werden.
Filialisten sind in besonders hohem Maße verteilt, viele solcher Organisationen haben hunderte örtliche Niederlassungen. Sehen wir uns diese besondere Unternehmensform mit ihren spezifischen Kommunikationsmöglichkeiten via Intranet und einigen praktischen Anwendungsszenarien doch mal genauer an.
News für einzelne Standorte
Theoretisch und praktisch kann die Zentrale mit einem ausgerollten Linchpin-Intranet die Mitarbeiter in einer einzelnen Filiale gezielt über News erreichen. Aber in einem Unternehmen mit 500 Zweigstellen wird das Management diesen Kommunikationsweg des direkten Ansprechens doch eher nicht wählen, oder?
Doch, warum nicht? Wahrscheinlich macht es das heute schon, indem aus der Zentrale E-Mails an wiesbaden-city@unternehmen.de oder wiesbaden-biebrich@unternehmen.de geschickt werden. Dann lesen wahrscheinlich der Filialleiter und sein Stellvertreter diese Nachrichten und fertigen für die restlichen Kollegen einen Aushang an, der im Aufenthaltsraum begutachtet oder ignoriert werden kann.
Für ein Intranet gibt es ganz praktische Anwendungsfälle für diese sehr gezielte Kommunikation. Beispielsweise wird eine Filiale demnächst geschlossen und die betroffenen Mitarbeiter sollen regelmäßig darüber informiert werden, wie es weitergeht und auf welche Nachbarstandorte sie verteilt werden. Oder eine Filiale feiert ein rundes Jubiläum, zu dem die Unternehmensführung diesen Mitarbeitern „persönlich“ gratulieren möchte. Oder eine Zweigstelle wurde gerade erst neu eröffnet und die Mitarbeiter sollen via Intranet aktiv auf wichtige Infos zu bestimmten Unternehmensthemen aufmerksam gemacht werden. Und so weiter.
Das alles geht über visuell hochwertig aufgemachte, interaktive Intranet-News, die auch jederzeit weiterführende Infos und Kontext liefern können, statt über E-Mails und vorzeitliche Aushänge für die Mitarbeiter am Standort.
Kommunikation mit mehreren, aber nicht allen Filialen
Jede Region hat Besonderheiten mit bestimmten lokalen Ereignissen, die für den Einzelhandel bedeutsam sind. Linchpin ermöglicht es, Standortmitarbeiter gebündelt via Intranet-News anzusprechen, wenn sie zum Beispiel in Filialen in einem bestimmten Bundesland oder einer bestimmten Stadt arbeiten. Auch hierfür gibt es zahlreiche Situationen, in denen das sinnvoll sein kann.
Müssen angesichts eines verkaufsoffenen Sonntags in Frankfurt bestimmte Dinge beachtet werden? Sind im Rahmen des Münchner Oktoberfests oder der Bundesgartenschau 2017 für Filialen in München respektive Berlin besondere Aktionen geplant? Wurde für Hessen ein neuer Regionalleiter eingesetzt?
Dank der Granularität des Linchpin-News-Konzepts kann das Unternehmen zu solchen und vielen anderen Anlässen standortübergreifend Kollegen informieren, ohne News an sämtliche Mitarbeiter in der Organisation auszuliefern, die nur für einen Teil der Leute relevant sind.
Nachrichten an alle
Der klassische News-Anwendungsfall im Intranet besteht freilich darin, Nachrichten ausnahmslos für alle Nutzer im System auszustrahlen. Und natürlich teilen auch Filialisten diese Anforderung.
Personelle Veränderungen in der Führung, aktuelle Unternehmenskennzahlen, ein neues Produkt hält ins Gesamtsortiment Einzug – solche Informationen sind für die allermeisten Mitarbeiter von Bedeutung.
Linchpin unterstützt hier zusätzlich Pflichtnachrichten, die in einem Layer dargestellt werden – also Meldungen, die nicht nur jeder Anwender angezeigt bekommt, sondern die auch jeder User per Klick als zur Kenntnis genommen bestätigen muss. Das kann etwa wichtig sein, wenn das Unternehmen eine dringende Rückrufaktion intern ankündigt, wenn Tarifverträge neu verhandelt wurden, wenn neue Gesetze und Bestimmungen Handeln seitens der Filialen erfordern etc.
Die Zentrale in einem Unternehmen mit vielen Niederlassungen hat also die volle Flexibilität in Sachen News und kann ihre Inhalte präzise an den Mann bringen. Die Intranet-Nutzer sehen nur diejenigen Meldungen, die für sie wichtig sind. Sie werden nicht mit irrelevanten Informationen belästigt – und individuelle Relevanz ist ein sehr wichtiger Erfolgsfaktor für ein Intranet.
Und das alles braucht nicht wirklich viel Aufwand: Ein kleines Redaktionsteam, das in Teilzeit die entsprechenden News mit den Management-Infos aufbereitet, und möglichst akkurat ausgefüllte Mitarbeiterprofile im Linchpin-Intranet, in denen insbesondere die Standort- und geographischen Infos aktuell sind, sind die einzigen Voraussetzungen für die beschriebenen Anwendungsfälle. Letzteres können Sie übrigens ganz einfach sicherstellen, indem sie bestimmte Profilangaben als Pflichtfelder definieren, die dann jeder Nutzer beim Login mit seinen Angaben befüllen muss, eher er mit dem Intranet arbeiten kann.
Aber wie ausliefern?
Nun haben Sie bis hierhn durchgehalten und fragen sich jetzt womöglich etwas unzufrieden, wie das denn in der Praxis funktionieren soll. In Filialisten und bei Einzelhandelsunternehmen haben ja naturgemäß nicht alle – sondern zumeist eher die wenigsten – Mitarbeiter Computerarbeitsplätze. In den Filialen sitzen sie an der Kasse, arbeiten im Lager, beraten Kunden zu Küchen und Kaminen, fahren Waren von A nach B und so weiter.
Einen Rechner hat vielleicht der Filialleiter zur Verfügung. Die Zentrale möchte aber auch die Mitarbeiter mit ihren personalisierten News erreichen, die keinen ständigen Intranet-Zugriff haben. Geht es also doch nur über den Aushang? Nein, es geht auch ganz anders.
Linchpin Touch
Stellen Sie sich mal einen Pausenraum oder eine Kantine vor, in dem die Wand nicht voll mit alten und neuen Ausdrucken ist, sondern in der so etwas steht:
Für Linchpin-Intranets gibt es ein interaktives Touch-Theme für große Touch-Bildschirme wie die von Rentouch. Das bedeutet, dass Sie wichtige Intranet-Inhalte auch Mitarbeitern zugänglich machen können, die nicht am Rechner arbeiten. Mit einem solchen Screen können die Leute über Touch-Gesten interagieren, die sie von ihrer privaten Mobile-Nutzung kennen. Das Theme bietet eine Navigationsleiste, Bildschirmbereiche können eingezoomt werden und so weiter.
Auf diese Weise haben Unternehmen die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern in Filialen und Niederlassungen Informationen aus dem Intranet personalisiert nach dem jeweiligen Standort des Displays anzubieten, beispielsweise also den Content aus den News-Kanälen – ein interaktives Erlebnis, bei dem die Angestellten im wahrsten Sinne des Wortes mit den News-Inhalten in Berührung kommen.
Der administrative Aufwand dafür ist übrigens überschaubar, da nicht jedes Display separat gepflegt werden muss. Die Konfiguration ist eine einmalige Sache, danach sind die Informationen auf den Bildschirmen stets aktuell.
Und Linchpin Touch ist nicht der einzige Weg, News und andere Intranet-Inhalte an die Mitarbeiter zu bringen, die eher selten am Computer sind.
Linchpin Mobile
Fragen Sie doch mal stichprobenartig bei Ihren Kollegen nach: Interessieren diese sich dafür, Informationen des Unternehmens auf ihre Smartphones zu bekommen? Das werden sicher nicht alle bejahen – oder höchstens aus Höflichkeit. Aber es wird sehr wahrscheinlich auch reichlich Kollegen geben, die das in der Tat interessant finden.
Die Welt ist mobil, doch Intranets hinken der Entwicklung noch hinterher – obwohl der Bedarf und die Anwendungsfälle da sind. Deshalb entwickeln wir mit Linchpin Mobile aktuell eine native Intranet-App für Smartphones und Tablets, die das Intranet um eine mobile Komponente erweitert und spezielle Themes für Smartphones und Tablets bietet.
Sie wird es möglich machen, Intranet-Inhalte auf die mobilen Endgeräte der Mitarbeiter auszuliefern, und zwar nicht nur auf den jeweiligen Filialstandort zugeschnittene News, sondern darüber hinaus Microblogging für schnellen Austausch à la Facebook und Twitter, Mitarbeiterprofile samt Telefonbuch und interne Veranstaltungen mit der Option, sich direkt anzumelden. Auch das ist ein toller und zeitgemäßer Weg der internen Kommunikation via Intranet.
Mit Linchpin haben Sie also auch als in hohem Maße verteiltes Unternehmen die Möglichkeit, ihre zentral gesteuerten Informationen aus dem Intranet wirklich ins ganze Unternehmen zu bringen.
Weiterführende Infos
Linchpin - Social Intranet mit Confluence
Enterprise News Bundle für Confluence: Unterstützung Ihrer individuellen News-Strategie im Intranet
Enterprise News Bundle für Confluence: News-Terminierung, Freigabe-Workflow, Kompaktansicht, Makro für Web-Feeds
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