Spreadsheets für Confluence: Richtige Tabellenkalkulationen in Confluence-Seiten

Reto Gehring ist Berater bei Valiantys Schweiz.

Die Einsatzmöglichkeiten von Confluence sind sehr vielfältig - von A wie Applikationsdokumentation bis hin zu Z wie Zusatzstoffverzeichnis. Trotz dieser Vielfältigkeit gibt es oft einen gemeinsamen Nenner: den sparsamen Einsatz von Tabellen in Confluence. Interessanterweise begegnen wir in unserem Berufsalltag aber sehr häufig irgendwelchen Tabellen. Woher kommt diese Diskrepanz?

Zwar hat sich die Handhabung von Tabellen in Confluence in der letzten Zeit deutlich verbessert, sie beschränkt sich jedoch nach wie vor auf die reine Darstellung. Eine tabellarische Darstellung von Informationen ist zwar übersichtlich, aber das reicht als Erklärung für die Tabellenflut im Alltag nicht aus. Vielmehr sind es die praktischen Funktionen, die uns richtige Tabellen bieten. Und diese Funktionen - wie zum Beispiel das Bilden einer Summe oder das Filtern von Daten - sind in den nativen Confluence-Tabellen nicht existent.

Instinktiv greifen wir deshalb zur Tabellenkalkulation unserer Wahl, speichern die Datei und fügen sie der Confluence-Seite als Anhang hinzu.

Das ist zwar einfach, bringt aber auch so einige Nachteile mit sich. Die Tabellen lassen sich nicht direkt in den eigentlichen Seiteninhalt einfügen. Für das Bearbeiten der Datei ist ein externes Programm notwendig, und da der Link Bearbeiten in Office in vielen Instanzen nicht funktioniert, ist auch das Handling mit Down- und Uploads eher umständlich. Das Ganze wird richtig problematisch, wenn - wie in unserem untenstehenden Beispiel - die Tabelleninhalte regelmäßig und durch mehrere Personen editiert werden.

Vor diesem Hintergrund haben wir bei Valiantys das Confluence-Add-on Spreadsheets für Confluence entwickelt. Spreadsheets bietet die Möglichkeit, Tabellenkalkulationen direkt in Confluence-Seiten einzufügen und sie dort zu bearbeiten.

Zu den Key-Features von Spreadsheets gehören:

  • Logische, mathematische, statistische und Text-Funktionen
  • Erweiterte Formatierungsfunktionen
  • Sortierung und Filterung von Daten
  • Erstellen einer Tabelle mithilfe eines MS-Excel-Imports

Natürlich sprechen wir hier nicht von einem vollwertigen Excel-Ersatz. Ich persönlich vermisse in Spreadsheet die "Bedingte Formatierung", und es gibt auch noch weitere Einschränkungen wie das folgende Beispiel zeigt. Die gebräuchlichsten Funktionen sind aber abgedeckt.

Im folgenden Beispiel habe ich ein einfaches Risikoinventar erstellt. Das Projektteam kann die Risiken in der Tabelle erfassen und bewerten. Die Spalte Risikogröße wird mit einer einfachen Formel automatisch berechnet.

Das Spreadsheet beinhaltet zwei Arbeitsblätter (Risikoinventar und Risikogröße pro AP). Über die Makro-Konfiguration kann ich jeweils entscheiden, ob ich ein bestimmtes Arbeitsblatt oder alle anzeigen will. Auch der Link Edit kann ein- oder ausgeblendet werden. In meinem Beispiel habe ich diesen für das Arbeitsblatt Risikogröße pro AP ausgeblendet, da die Berechnung aller Zahlen automatisch erfolgt.

Seit der letzten Version 2.2 können die Tabellen auch mit dem Chart-Makro von Confluence verwendet werden. Allerdings gibt es ein paar Punkte zu beachten: Die Tabelle muss auf dem ersten Arbeitsblatt stehen und darf keine Formatierung enthalten. Ich hätte beispielsweise gerne die Risikogröße pro Arbeitspaket als Tortendiagramm angezeigt. Diese befindet sich allerdings auf dem zweiten Arbeitsblatt mit einer ausgeblendeten Hilfstabelle und kann deshalb noch nicht mit dem Chart-Macro verwendet werden.

Probieren sie doch Spreadsheets für Confluence selbst aus! Das Add-on ist auf dem Atlassian Marketplace für Server und Cloud erhältlich. Bringen Sie Tabellen in ihr Confluence!