Warum ein Intranet einen Weltklasse-Editor braucht

social-intranet-tagcloudÜber Intranet-Usability sind zahllose Artikel und Studien geschrieben worden. Und selten kamen und kommen sie zu dem Ergebnis: Ja, die Welt der Intranets ist einfach toll für die Nutzer! Auch heute gibt es in den Organisationen und Konzernen da draußen Intranets, die angeblich alles können – und in der Praxis der Mitarbeiter zeigt sich dann, dass sie tatsächlich alles irgendwie können, nur leider nichts davon richtig.

Wenn das auch für den Editor zum Erstellen und gemeinsamen Weiterentwickeln von Inhalten gilt, stehen die Chancen bestens, dass das Intranet eher früher als später den Tod durch Vereinsamung stirbt und scheitert. Wenn sie bestehende Alternativen haben, überspringen die meisten Mitarbeiter keine hohen Hürden. Dann ist das Intranet für ihre Arbeit eben irrelevant. Sie nutzen das System einfach nicht und ziehen stattdessen weiterhin traditionelle Optionen im Hinblick auf die Zusammenarbeit.

Deshalb muss ein modernes Intranet einen Editor von Weltklasseformat bieten.

Der Editor ist heute der Dreh- und Angelpunkt für die Zusammenarbeit

Intranets und die Anforderungen an sie haben sich gewandelt. Mein Kollege Frank Hamm hat diesen Weg in seinem Artikel Vom Intranet 1.0 zum modernen Intranet anschaulich beschrieben: Reine Litfaßsäulen der Unternehmenskommunikation werden heute keinen Erfolg mehr haben, denn sie bieten den Intranet-Nutzern nicht, was sie brauchen. Und sie sind die wirklichen Stakeholder des Intranets.

In modernen Intranets, die für die Anforderungen unserer Zeit an die interne Organisation von Unternehmen gerüstet sind, geht es nicht nur um Top-down-Kommunikation, sondern insbesondere auch um Zusammenarbeit. Mitarbeiterzentrierung ist das Schlüsselwort, netzwerkorientierte Kommunikation und Kollaboration im Team.

Dem Editor fällt hierbei eine Schlüsselrolle zu, denn in einem Intranet erfolgt die Zusammenarbeit natürlich in erster Linie am Content.

Jedes Intranet hat einen Editor

Ja, theoretisch können die Leute auch im schwerfälligsten Intranet irgendwie an Inhalten arbeiten, und über Umwege auch irgendwie kollaborativ. Jedes Intranet bietet eine Funktion zum Editieren von Content. Okay, Anforderung erfüllt, und das Intranet-Team kann ein Häkchen in der Feature-Checkliste machen? Nicht so schnell!

ADN-ZB/Ludwig, 19.6.1975 Autotypen: "Trabant 601" Er ist der Nachfolger des "Trabant 500". Die Karosseriebekleidung ist aus Duroplast. Hersteller: VEB Sachsenring-Automobilwerke Zwickau. 600 ccm, 26 DIN-PS, der Wagen hat sich im Inland und im soz. Ausland einen würdigen Platz im PKW-Angebot erobert.

Auch ein Automobil...

Ein BMW 4er ist ebenso ein Automobil wie die scheppernde Pappschachtel Trabant. Und analog dazu ist leider der Oberbegriff Editor auch alles, was all die Editierwerkzeuge am Markt gemeinsam haben.

Es gibt Intranet-Editoren, in denen Nutzer fließend und intuitiv (zusammen-)arbeiten können. In anderen wurschtelt man sich halt so durch. Und es gibt reichlich Intranet-Plattformen, in denen Nutzer sich mit nicht intuitiv konzipierten Editor-Lösungen herumärgern müssen, mit veralteter Technologie, mit rudimentären Funktionen, die sich mitunter allein auf Text beschränken, mit lästig trägen Reaktionszeiten und ähnlichen Problemen.

Echtes What You See Is What You Get? Multimedialität? Erweiterte Features für individuelle Use Cases eines Teams? Gar synchrone Kollaboration? Hier heißt es häufig: Fehlanzeige. Schlimmer noch: Es gibt höchstwahrscheinlich nach wie vor reichlich Intranets, in denen der Editor eine Auszeichnungs- oder Markup-Sprache verlangt.

Das alles geht zulasten der produktiven und effizienten Nutzung, denn:

Die meisten Intranet-Nutzer haben keine Technik-Affinität

Viele Intranets früherer Jahre sind aus einer technischen (IT-)Perspektive hervorgegangen, und sie werden auch heute noch häufig als technische Projekte verstanden und angepackt. Doch ein modernes Intranet, das ja im gesamten Unternehmen Nutzen stiften soll (Warum sollte man es sonst einführen oder relaunchen?), ist vielmehr ein Kommunikationsprojekt, das alle Mitarbeiter adressiert. Deshalb ist ein nutzerfreundlicher Rich-Content-Editor eine Anforderung, deren Bedeutung und Priorität im Rahmen eines Intranet-Projekts gar nicht hoch genug sein kann.

Für die Entwickler und IT-ler ist ein umständlicher Editor, der vielleicht auch technisch ein paar Ansprüche stellt, im Zweifel kein Thema. Wer seine Texte mit Tools wie LaTeX schreibt, arbeitet sich auch in eine klobige Editierfunktion schnell ein. Um diese Nutzer geht es gar nicht in erster Linie.

Mit einem erfolgreichen Intranet sollen aber außerdem Personas wie Sabine Sachbearbeiter, Bruno Bürokaufmann und Viktor Vertrieb und im Idealfall möglichst auch Leute wie Harald Haustechnik und Lasse Lagerist produktiv arbeiten können. Sie sind in der Regel nicht oder nicht besonders Technologie-affin, was Computer und Software angeht. Ein System muss für die Dinge, die sie tun wollen, schnell und einfach funktionieren.

Wenn die Nutzung für sie mit Unsicherheit verbunden ist, werden sie es bleiben lassen und weiter auf ihre traditionellen Methoden der Zusammenarbeit setzen: Telefonate, E-Mails, Meetings – alles dezentral, alles nicht vernünftig dokumentiert, alles furchtbar ineffizient und oft auch ineffektiv, wenn man es objektiv betrachtet. Nicht gut fürs Unternehmen, aber für die Mitarbeiter hat es bisher immer halbwegs funktioniert.

Auf jeden Fall haben sie schon genug (und oft komplizierte) Software-Tools, mit denen sie täglich arbeiten müssen. Da braucht es nicht noch ein weiteres. Ein Editor im Intranet muss ihnen also ein Nutzererlebnis bieten, bei dem ihnen keine Hürden in den Weg gestellt werden, sondern das sie zufrieden macht, weil sie unkompliziert tun können, was sie gerade tun wollen.

Der Editor von Confluence und der Confluence-basierten Intranet-Suite Linchpin bietet die besten Voraussetzungen dafür.

Was muss ein Editor im Intranet heute können?

Wie gesagt: Text können alle Editoren irgendwie. Manchmal reicht Text auch vollkommen aus, eine E-Mail ist ja nichts anderes – quick & dirty. Oft genügt blanker Text jedoch auch nicht. Ich habe den Begriff weiter oben schon erwähnt: Rich Content.

Damit ist gemeint, dass Mitarbeiter und Teams im Editor die Flexibilität haben, genau diejenigen Inhalte zu erstellen und gemeinsam weiterzuentwickeln, die sie im Einzelfall benötigen – von einfach bis komplex. Und im Intranet sollten dafür keine technischen Vorkenntnisse nötig sein.

Legen wir als Maßstab den Confluence- und Linchpin-Editor an:

  • WYSIWYG: visuelles Bearbeiten mit echtem What You See I What You Get für alle wichtigen Inhalte beim Editieren
  • Strukturierung: hierarchische Überschriften, Hervorhebungen, Markierungen, Spalten, Einzüge, Aufzählungen, Zitate usw.
  • Vorlagen: Templates für häufig genutzte Arten von Intranet-Seiten (z.B. Meeting-Notizen)
  • Multimedia-Fähigkeit: Videoeinbindung samt Player per Link, Integration von Bildern nebst Galeriedarstellung usw.
  • Integration von Dokumenten: Unterstützung von PDFs, Office-Dateien, Präsentationen etc. inklusive Viewern zum direkten Lesen auf der Intranet-Seite
  • Social-Networking-Funktionen: klassische und Inline-Kommentare, Mentions, 'Gefällt mir', Favoriten, Teilen
  • Paralleles Bearbeiten: Mehrere Nutzer können zeitgleich ein und dieselbe Intranet-Seite editieren.
  • Erweiterte Funktionen für spezifische Anwendungsfälle: Tabellen, Diagramme, Aktivitätsströme, Einbindung von Informationen aus Drittsystemen etc.
  • Revisionssicherheit: durchgehende Versionierung aller Änderungen
  • Einfache Erweiterbarkeit: nahezu unbegrenzte funktionelle Anpassbarkeit mithilfe von Makros und Plugins, ohne dass daraus separate Projekte werden

Das folgende kurze Video zeigt am Beispiel des Confluence- und Linchpin-Editors einige der genannten Features:

Okay, das sind ganz schön viele Anforderungen allein an die Editierfunktion. Und das alles sollten Sie wirklich benötigen? Ja, aus zwei Gründen.

Erstens, weil so Ihre Mitarbeiter gemeinsam diejenigen Anwendungsfälle im Intranet umsetzen und abbilden können, die sie brauchen. Dafür sollten ihnen die entsprechenden Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Das Intranet-Team, das gerade Software-Lösungen evaluiert, hat in der Regel keinen Schimmer, was für Content hunderte oder tausende Leute in der Organisation konkret erstellen werden und auf welche Art und Weise die zahllosen Teams inhaltlich zusammenarbeiten. Deshalb wäre es ein großer Fehler, sich ausgerechnet bei einer so zentralen Funktion wie dem Editor von vornherein selbst zu limitieren. (In anderen Evaluationsbereichen ist eine Limitierung im Hinblick auf die Anforderungen allerdings durchaus sinnvoll.)

Der zweite Grund: Sie brauchen es, weil Editoren verfügbar sind, die es eben können. Aus welchem Grund sollte man sich mit weniger zufrieden geben, als der Markt bietet – es sei denn, Kostenfragen sprächen dagegen? Ein Linchpin-Einführungsprojekt gibt es zum garantierten Festpreis. In Pitches sehen wir immer wieder, dass beispielsweise für MS-SharePoint-Deployments ein Vielfaches aufgerufen wird. Und wie mein Kollege Martin Seibert es kürzlich im Hinblick auf SharePoint Server 2013 formuliert hat:

Man muss schon unter einem Stein wohnen, wenn man meint, dass die derzeitige Microsoft-Welt ein ähnlich gutes Nutzererlebnis bei der Erstellung von Inhalten bieten kann.

Ebenfalls Weltklasse: Robert Lewandowski

Nicht, dass der FC Bayern im Traum daran denken würde, ihn herzugeben, aber nehmen wir mal an, Sie wären Sportdirektor in einem Fußballverein und hätten für eine Neuverpflichtung die Wahl zwischen Superstar Robert Lewandowski als neuem Torjäger oder - sagen wir: Sandro Wagner, der zwar jede Menge auf sich selbst hält, als Stürmer objektiv dann aber doch nicht über das Prädikat "solide" hinauskommt. Und das auch noch unter umgekehrten Vorzeichen: Für Wagner zahlen Sie eine Rekordablöse, während Sie die Erfolgsgarantie Lewandowski zum moderaten Preis bekommen. Wie klingt das? (Und ja, Sie haben recht: Nicht alles, was hinkt, ist ein Vergleich. 😀 )

Worauf ich hinaus will: Es gibt sie, die realisierbaren Weltklasse-Lösungen. Auf alles darunter sollte sich ein Intranet-Evaluationsteam nicht einlassen, wenn es ein möglichst unternehmensweit produktiv genutztes System zum Ziel hat. Dafür ist der Editor eines Intranets heute viel zu bedeutend. Er ist nicht nur für die digitale Zusammenarbeit essenziell, sondern auch einer der Erfolgsfaktoren, mit dem die Adaption eines Intranets durch die User steht oder fällt.

Der Editor gehört daher zu denjenigen Funktionen, mit denen sich Intranet-Teams wirklich intensiv auseinandersetzen sollten, wenn sie potenzielle Lösungen prüfen - mit Tests in einem echten System, mit echten Daten, mit echter Arbeit. Zu verstehen und zu erleben, was ein Editor kann und was nicht, ist ein entscheidender Schritt bei der Auswahl der richtigen Intranet-Plattform. Mit einem simplen Häkchen auf der Anforderungs-Checkliste im Kästchen neben Editor ist dem Intranet-Projekt dagegen nicht im Geringsten gedient.

Unternehmen erwarten, dass ihre Mitarbeiter erstklassige Projekt- und Arbeitsergebnisse ausliefern. Dazu sollten sie ihnen auch erstklassige Tools an die Hand geben. Der Editor von Linchpin ist so eines.

Weiterführende Infos

Wie und warum Unternehmen bei der Auswahl ihrer Intranet-Software scheitern
Der Intranet Compass zum Funktionsvergleich von Intranets
Intranet-Lösungen richtig vergleichen: Sich der Komplexität stellen
Das Intranet-Portal in unserer Infothek

Bildnachweise:
Trabant: Foto von Bundasarchiv (Jürgen Ludwig) unter CC-Lizenz
Robert Lewandowski: Foto von Uwe Bassenhoff unter CC-Lizenz


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