In vielen Unternehmen sind Teams heute verteilt: Ob über Länder und Zeitzonen hinweg oder nur über verschiedene Etagen oder Räume im Office – oft sitzen die Leute jedenfalls nicht in einem Raum. Trotzdem ist und bleibt Kommunikation natürlich essenziell, um schnell gute Projektergebnisse auszuliefern. Hier kommen Enterprise-Chat-Tools ins Spiel, die vor allem auch mit Blick auf Sicherheit und Skalierbarkeit entwickelt werden. HipChat von Atlassian ist so eine Lösung.
Remote-Teams verbinden
Enterprise-Chats bieten Teams eine Kommunikationsplattform mit vielen Facetten – von Chat bis Video. Statt wie früher miteinander zu telefonieren, können verteilte Teams sich in HipChat per Eins-zu-eins-Videochat abstimmen und Video-Calls in der Gruppe aufsetzen (und dabei auch ihre Bildschirme teilen), um reguläre Meetings und spontane Besprechungen abzuhalten, Sprints zu planen, Reviews durchzuführen usw.
Und abseits von Videoanrufen ist ein professioneller Gruppenchat ein Werkzeug, das beständig abbildet, was das Team bewegt und woran es arbeitet. Teammitglieder können die gesamte Historie von Gruppenchats einsehen und durchsuchen, um sicherzustellen, dass sie nichts Wichtiges verpasst haben.
Sichere Kommunikation
Sichere Kommunikation ist natürlich eine zentrale Anforderung an Unternehmens-Software, nicht nur in stark regulierten Branchen. HipChat kann in der eigenen Infrastruktur hinter der Firewall betrieben werden. HipChat Server läuft entweder in der Private Cloud oder auf öffentlicher Infrastruktur in einem privaten Deployment, sodass Organisationen die volle Konktrolle über ihre Kommunikationssicherheit haben.
Technische Diskussionen erleichtern
Technische Diskussionen sind in verteilten Teams weitaus einfacher, wenn diese die Möglichkeit haben, mit einem Enterprise-Chat-Tool auch den Bildschirm zu teilen. In HipChat können Teilnehmer Screensharing per Klick aktivieren und beispielsweise gemeinsam mit den anderen Schritt für Schritt durch einen komplexen Prozess gehen, um einen Bug zu reproduzieren und zu dokumentieren.
Unterbrechungen mit anpassbaren Benachrichtigungen reduzieren
Nicht nur in interdisziplinären Teams kommunizieren die einzelnen Teammitglieder häufig in vielen Chaträumen, und oft erfordern unterschiedliche Räume ein unterschiedliches Maß an Aufmerksamkeit. Dem können HipChat-Nutzer mit den Benachrichtigungsoptionen Rechnung tragen, die sich für jeden Raum separat einstellen lassen, um Störungen zu reduzieren.
Außerdem können Mitarbeiter mobile Benachrichtigungen empfangen, wenn sie gerade nicht am Platz sind, und so gewährleisten, dass ihnen keine kritischen Infos entgehen.
Einbindung der richtigen Tools
In HipChat lassen sich die Tools integrieren, die ein Team abseits vom Chat täglich braucht und nutzt. So kann es Fortschritte nachverfolgen, Probleme managen und sich effizient zu einzelnen Aufgaben abstimmen. Systeme wie Bitbucket, JIRA und Confluence lassen sich ebenso einbinden wie externe Dienste, Blogs oder Social-Media-Kanäle.
Teams können hier automatisiert alle Informationen zentral zusammenlaufen lassen, die im Tagesgeschäft für sie wichtig sind, und im Zweifel auch schnell gemeinsam auf Probleme reagieren.
Produktivere Standups
Moderne Chat-Tools können Nutzen aus Bots ziehen, die Aufgaben automatisieren. Beispielsweise erlaubt der Standup-Bot es Teams, ihre Dailies schneller, effizienter und pünktlicher zu organisieren, speziell wenn sie im Remote-Team stattfinden.
In der rechten Sidebar von HipChat oder mithilfe des Slash-Kommandos /standup kann das Team einen Daily-Standup-Report asynchron übertragen, den der Standup-Bot aufzeichnet. All diese Reports organisiert der Bot im Panel auf der rechten Seite, sodass die Teammitglieder schnell auf die Berichte der anderen zugreifen können, wenn das nötig ist.
Virtuelle Einsatzzentralen
Enterprise-Chats bieten Teams die Möglichkeit, jederzeit ganz einfach neue Räume für spezielle Anlässe anzulegen und sich dort themenfokussiert eng abzustimmen. Ausfälle oder schwere Bugs, Spezialprojekte in kleinen Gruppen, Events – für all solche Themen lassen sich in HipChat aus dem Stand heraus Räume erstellen, die dann als Einsatzzentrale dienen. Hier kann das Team die richtigen Daten zentralisieren und zusammenarbeiten, ohne Lärm im gewohnten größeren Teamraum zu veranstalten.
Förderung des Zusammenhalts
Und nicht zuletzt kann ein Tool wie HipChat zu mehr Teamgeist beitragen, insbesondere in besagten Remote-Teams. Teams können sich nicht nur eigene Emoticons anlegen. Mit Bots wie Sassy oder Karma lässt sich auch ein bisschen Spaß in die Runde bringen. Sassy findet Bilder, Gifs, Videos, Maps und andere Dinge mit einem einfachen Befehl. Mit dem Karma-Bot können Teammitglieder Kollegen gratulieren oder sie motivieren, indem sie Karmapunkte vergeben.
Der mobile Zugang schließlich erlaubt es Teammitgliedern, Wissen und Infos schnell zu teilen, wann immer man darüber stolpert. Interessante Artikel, Best Practices oder neue Informationen können jederzeit gepostet werden. HipChat gibt Teams eine Plattform, die Faktoren wie Zusammenhalt und Bindung fördert – Dinge, die oft schwer zu formen sind, wenn die Leute sich nicht an einem Ort aufhalten.
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