Warum Unternehmen Diagramme in Confluence und im Intranet brauchen

In Organisationen, in denen Diagramme gebraucht werden, nutzen die Mitarbeiter sie auch seit Jahr und Tag. Es ist jedenfalls schwer vorstellbar, dass es Unternehmen gibt, in denen die Leute sagen: "Oh, wir benötigen unbedingt für diese und jene Anwendungsfälle Diagramme, aber wir wissen auf Gedeih und Verderb nicht, wie wir das machen sollen!"

Mitarbeiter haben Lösungen gesucht und gefunden - seien es Online-Tools, sei es Desktop-Software, seien es Workarounds mit bestehenden Werkzeugen. Es gelingt ihnen, hochwertige Diagramme zu erstellen, die ihre Anforderungen erfüllen. Es gelingt ihnen auch, ihre Ergebnisse mit anderen zu teilen - ob per E-Mail, ob über geteilte Laufwerke, ob mit Cloud-Diensten.

Es funktioniert also - in manchen Unternehmen vielleicht mit Haken und Ösen, in vielen anderen dagegen ganz gut. Wozu brauchen diese Organisationen nun explizit eine Diagramming-Lösung in ihrem Confluence-System oder in ihrem Confluence-basierten Intranet? Es gibt einige Argumente dafür.

Echte Zusammenarbeit

Die Arbeitswelt der Gegenwart und der Zukunft heißt Teamwork. In den eingangs erwähnten Situationen sieht es allerdings so aus, dass eine Person - und wahrscheinlich ein Diagramming-erfahrener Designer oder IT-ler - für sich alleine an einem Diagramm arbeitet. Zusammenarbeit ist jedoch nicht: "Ich habe nun dieses Diagramm zu Prozess XY erstellt. Bitte schau dir mal an, ob das so passt." - "Danke! Wenn du noch A in B und C in D änderst, ist das prima."

Zusammenarbeit ist, wenn der Angesprochene selbst die gewünschte Änderung vornehmen kann, sofern er inhaltlich dazu in der Lage ist. Das ist nicht nur effizienter, als den Ball immer wieder zu dem einen Kollegen zu passen, der quasi als Owner an einem Diagramm arbeitet, es erhöht auch die Qualität. Eine Prozessvisualisierung ist kein Kunstwerk, das einem Schöpfer gehört, sondern ein Arbeitsmittel. Wenn mehrere Personen schneller zum Ergebnis kommen und dafür sorgen können, dass es ein fachlich besseres Ergebnis ist, hat das Team und das Unternehmen viel erreicht.

Eine Diagramming-Lösung wie draw.io für Confluence bietet die Voraussetzungen dafür und erlaubt es allen Beteiligten, direkt am Diagramm mitzuarbeiten und es bei Bedarf gemeinsam iterativ zu entwickeln - wie ganz normale Inhalte in Confluence. Die Oberfläche von draw.io ist intuitiv und stellt keine allzu hohen Einstiegshürden auf. Und sie ist flexibel: Unerfahrene Nutzer können sich auf Basisfunktionen beschränken und nicht benötigten Leisten und Werkzeuge ausblenden, während Heavy-User sich den gesamten Funktionsumfang zunutze machen können.

Es bleibt dem Nutzer überlassen, welchen Funktionsumfang er beim Bearbeiten eines Diagramms zur Verfügung haben möchte.

Unkomplizierte Anpassung

Teams sollten nicht nur gemeinsam an Inhalten arbeiten können, die Inhalte sollten auch flexibel sein. Die wenigsten in einer Organisation genutzten Diagramme sind auf Dauer gültig und aktuell, manche nicht mal mittelfristig. In Unternehmen mit einer gewissen Mitarbeiterfluktuation braucht zum Beispiel ein Org-Chart wahrscheinlich Anpassungen im Monatstakt.

Dann sollte die Anpassung eines Diagramms einfach möglich sein - was bei einer Visualisierung, die ein Kollege mit einer Desktop-Software erstellt hat, die nur an wenigen Computerarbeitsplätzen im Unternehmen verfügbar ist, schon mal ein Problem ist. Ganz zu schweigen von online gebauten Diagrammen, für die es gar keine Quelldateien gibt und die nur als Bilder kursieren.

Mit Diagrammen, die nativ in Confluence-Seiten "leben", sind solche Herausforderungen mit einem Schlag vom Tisch. Sie können jederzeit verändert und weiterentwickelt werden, unabhängig davon, wer sie einst angelegt hat.

Im Editiermodus einer Seite kann jeder Nutzer auch ein eingebundenes Diagramm bearbeiten.

Zentrale Verfügbarkeit

Jedes Diagramm im Unternehmen hat einen Zweck. Insbesondere sollen Leute es für ihre interne und externe Arbeit nutzen können, und dazu muss es auffindbar sein. Auch wer noch so erfahren und effizient in der Handhabung seiner E-Mails ist, dürfte schon mal daran gescheitert sein, die letzte Version einer bestimmten Datei aus seinem Postfach zu fischen, die einst jemand als Anhang verschickt hat. Und was ist mit Leuten, die ein Diagramm brauchen und gar nicht in die betreffende E-Mail-Kommunikation eingebunden waren?

Nicht viel besser ist es um die spätere Auffindbarkeit von Dateien und Bildern bestellt, die per DropBox oder Google Drive geteilt wurden oder die irgendwo mitten in den wenig strukturierten Datenbergen auf einem geteilten Laufwerk liegen. Und wer weiß, ob das Diagramm, das ich dann letzten Endes gefunden habe, wirklich den aktuellen Stand wiedergibt?

draw.io hebt die Sichtbarkeit von Diagrammen auf eine neue Stufe - und Visualisierung und Sichtbarkeit sind ja nun nicht das schlechteste Paar. 😉 Erstens bietet Confluence starke Möglichkeiten, Inhalte zu strukturieren und in den passenden Kontext einzubetten. So lässt sich schon beim Erstellen eine Grundlage dafür schaffen, dass Seiten mit Diagrammen dort zu finden sind, wo Nutzer sie vermuten.

Zweitens werden mit draw.io erstellte Diagramme bei der Suche wie native Confluence-Inhalte behandelt. Dabei sind nicht nur die Titel und Textinhalte von Seiten mit eingebundenen Visualisierungen sowie die Diagrammnamen über die Suche zu finden; sie indiziert sogar Text, der direkt in den eigentlichen Diagrammen enthalten ist.

Ein Diagramm enthält mehrfach den Begriff "Sales".

Die Suche findet nicht nur das Diagramm selbst (zweites Suchergebnis), sondern auch Text, der in Diagrammen enthalten ist (Hervorhebung).

Lückenlose Versionierung

Es gibt diverse Szenarien, in denen es sinnvoll, hilfreich und wichtig ist, die Entstehung von Inhalten lückenlos nachvollziehen zu können. Ein Nutzer hat versehentlich eine fehlerhafte Änderung an einem Diagramm vorgenommen. Beim Innovieren hat ein Experiment eine Annahme falsifiziert und es gilt vorerst wieder der vorherige Status quo. Ein Mitarbeiter hat das Unternehmen bereits nach der Probezeit wieder verlassen und eine Org-Chart-Änderung ist obsolet geworden. Und so weiter.

Diagramme, die mit draw.io für Confluence entwickelt werden, sind lückenlos nachvollziehbar. Die draw.io-Funktion ist so in den Editier-Workflow integriert, dass jede Bearbeitung versioniert wird. Jede Änderung eines Diagramms wird mit dem Speichern also in der Seitenhistorie getrackt, und eine frühere Iteration einer Visualisierung kann über die Page-History mit wenigen Klicks wiederhergestellt werden.

Stand heute ist draw.io das einzige Diagramming-Tool für Confluence, das dies in dieser Form beherrscht (Kopplung der Diagramm- and die Seitenhistorie). Damit erfüllt die Lösung auch die Anforderungen im Hinblick auf ISO-Standards und Audits, die viele Unternehmen insbesondere in stark regulierten Branchen haben.

Eine Confluence-Seite enthält ein Balkendiagramm (aktuelle Version).

In der Seitenhistorie sind alle gespeicherten Iterationen des Diagramms festgehalten. Per Klick kann eine frühere Version wiederhergestellt werden.

Das Diagramm wurde auf eine frühere Version zurückgerollt.

Soweit die wesentlichen Gründe, die dafür sprechen, eine Diagramming-Lösung direkt in Confluence oder im Confluence-basierten Intranet zu etablieren. Die Möglichkeit der gemeinsamen Er- und Bearbeitung in einer zentralen Umgebung, die Flexibilität im Hinblick auf Änderungen, die Verfügbarkeit bzw. Auffindbarkeit und die Revisionssicherheit sind gute Argumente, sich draw.io für Confluence einmal genauer anzuschauen. (Sie können das Add-on natürlich kostenfrei auf Herz und Nieren testen.)

Dabei müssen Unternehmen, die schon intensiv mit Diagrammen arbeiten und auf eine Confluence-basierte Lösung umsteigen möchten, keine funktionalen Abstriche im Vergleich zu proprietären Desktop-Anwendungen hinnehmen. draw.io bringt das umfangreiche Toolset mit, das für die Erstellung professioneller Visualisierungen aller Art nötig ist.

Weiterführende Infos

Das draw.io Portal mit allen Infos, Demos, Tutorials und FAQ
Der draw.io-Blog
Diagramme in Confluence – Massenimport von Gliffy zu draw.io
Diagramme mit draw.io für Confluence: Mit individuellen Bibliotheken arbeiten
Unser Spickzettel für draw.io-Einsteiger


Mehr über die Creative-Commons-Lizenz erfahren