Die internen Kommunikationssituationen in Unternehmen sind vielfältig. Sie alle brauchen unterschiedliche Wege und Werkzeuge, damit diese Kommunikation auch effektiv und effizient und für die Organisation von Wert ist. Abseits vom persönlichen Gespräch und vom Meeting spielt sich die interne Kommunikation heute digital ab. Dafür gibt es natürlich die E-Mail, da gibt es Confluence, da gibt es Gruppenchat-Tools wie HipChat.
In jedem Unternehmen haben Mitarbeiter Inhalte und Informationen, die sie mit einem Personenkreis teilen wollen, der über das eigene Team hinausgeht, das in einem gemeinsamen Büroraum sitzt: Ideen, Links, Rückmeldungen, Ankündigungen usw.
Heute Abend findet bei uns im Büro ein Treffen der Atlassian User Group statt. Es wäre schön, wenn ihr eure Schreibtische ein bisschen in Ordnung bringen würdet. 😉
Hier ist ein sehr interessanter Vortrag zum Thema Scaling Agile. Die halbe Stunde ist wirklich eine gute Investition.
Das Mittagessen ist gerade geliefert worden. Mahlzeit!
Infos zum gerade abgeschlossenen Sprint unseres Teams haben wir hier zusammengestellt.
Als Sponsor haben wir für die XP-Days noch zwei Freitickets zu vergeben. Wer von den Entwicklern und Agile-Coaches möchte gerne?
Der Frühjahrsputz geht weiter: Werden die folgenden SVN-Repositories noch genutzt? ...
Für einen internen Beta-Test unserer neuen Intranet-App sucht unser Team noch freiwillige iPhone-Besitzer!
Und so weiter und so fort. Doch wohin damit, sodass die richtigen Adressaten die Information bzw. das Anliegen auch tatsächlich erhalten, ohne dass andere Leute mit für sie nicht relevanten Informationen belästigt werden?
E-Mails an Verteiler sind falsch
In vielen Organisationen finden digitale Konversationen nach wie vor hauptsächlich per E-Mail statt. Dabei ist die Mail oft ein schlechter, unpraktischer und ineffizienter Weg der internen Unternehmenskommunikation, für den es nur wenige wirklich sinnvolle Anwendungsfälle gibt. Vielfach wird in Organisationen versucht, Dinge per E-Mail abzubilden, für die dieses Medium nicht gemacht ist.
In der traditionellen Unternehmenskommunikation nutzt der Kollege für Informationen wie die in den Beispielen oben eine E-Mail an einen oder mehrere größere Verteiler oder gar an alle. Und das ist ein Missbrauch dieser Technologie. Er trägt zur E-Mail-Flut bei, unter der die Mitarbeiter sowieso schon ächzen. Er führt dazu, dass viele Leute mit für sie im Augenblick irrelevanten Informationen ihre Zeit verschwenden müssen. Er konterkariert das Ziel des Unternehmens, der internen Mail an den Kragen zu gehen.
Diskussionen im Gruppenchat sind flüchtig
Als besonders schnelle und zentrale Technologie bietet sich dann vielleicht der Gruppenchat im Unternehmen an. Der ist auch in vielen Situationen ein großartiges Medium, um sich schnell abzustimmen. Doch ein Chat ist von Natur aus ein flüchtiges Medium für die Ad-hoc-Kommunikation zu einem in diesem Moment aktuellen Thema. Für jemanden, der später in einen Chat-Raum kommt, ist es schon wieder problematisch, in eine Konversation einzusteigen.
In vielen verbreiteten Enterprise-Chat-Tools gibt es Diskussionen nicht in Thread-Form. Es ist im Zweifel also schwierig, den Ausgangspunkt der Konversation auszumachen und sie nachzuvollziehen. Chat-Diskussionen sind kurzlebig, und sobald ein Thema über der Bildschirmfalz verschwunden ist, ist es oft auch schon erledigt. Hier fehlt es eindeutig an Sichtbarkeit, und wirklich sinnvoll dokumentiert ist hier auch nichts.
Alles ins Confluence-System?
Nun, für Informationen, die zentral verfügbar sein und diskutiert werden sollen, gibt es ja Confluence, nicht? Prinzipiell schon. Meeting-Notizen, Anleitungen, Dokumentationen, Wissen mit vergleichsweise dauerhafter Relevanz – das alles gehört in ein solches Wiki- und Kollaborationssystem bzw. in ein Confluence-basiertes Intranet.
Aber auch nicht jeder Inhalt eignet sich für eine Wiki-Seite im Confluence-System. "Ich habe diesen tollen Artikel zum Thema XY gefunden" - und dann teilt man die Seite mit allen Leuten und Nutzergruppen, von denen man meint, es könne sie interessieren? Obwohl Confluence sogar eine eigene Seitenvorlage für das Teilen von Links mitbringt, klingt das irgendwie nicht richtig, klingt das nach ziemlich viel Arbeit und nach ziemlich vielen E-Mail-Benachrichtigungen.
Beispiele wie die Ankündigung, dass das Mittagessen da ist, sind als Confluence-Anwendungsfälle noch abwegiger.
Microblogs in Confluence
Bleibt die Erkenntnis, dass es in einer Tool-Landschaft aus E-Mail, Chat oder Messenger und Confluence kein Werkzeug gibt, das die oben angeführten Kommunikationssituationen wirklich gut unterstützt. Hier kommen Microblogs ins Spiel, die Confluence um genau diese Fähigkeiten ergänzen.
Ein Confluence-Microblog, der beispielsweise in die Startseite oder in die Portalseite eines Teams oder einer Abteilung eingebunden ist, bietet einen Kanal für diese Art von Kommunikation und schafft Sichtbarkeit an zentraler Stelle, ohne mit Push-Benachrichtigungen die Mail-Postfächer zu füllen.
Er fördert eine eher informelle, Social-Media-artige Kommunikation im Unternehmen mit Thread-Kommentaren im richtigen Kontext, Likes wie bei Facebook, Hashtags wie bei Twitter, persönlichen Erwähnungen, abonnierbaren Unterthemen. In einem früheren Artikel haben wir von der digitalen Version der Flur- und Kaffeeküchen-Gespräche im Unternehmen gesprochen: Auch (und gerade!) diese Kommunikation ist wertvoll für die Organisation; sie produziert Ideen, generiert Feedback, unterstützt das unkomplizierte Teilen von Informationen.
Meldungen in einem zentralen Microblog werden gesehen und wahrgenommen. Interessierte werden angesprochen, und wen das Thema nichts angeht, der scrollt nach einem flüchtigen Blick weiter. Und Confluence-Microblogs sind nicht entkoppelt von der Atlassian-Umgebung, in der die Anwender Tag für Tag arbeiten. Der Vorteil dabei ist, dass Microblog-Inhalte jederzeit zentral auffindbar sind. Sie werden wie native Confluence-Inhalte in Echtzeit indiziert.
Fazit
Unternehmen können aus allen Formen der internen Kommunikation Gewinn ziehen, sofern sie den Mitarbeitern wirklich passende Kanäle dafür zur Verfügung stellen. Dieser Gewinn ist natürlich ein indirekter und schwer konkret zu beziffern. Aber Microblogging für Confluence schafft Voraussetzungen dafür, dass Informationen die Adressaten besser erreichen, ohne Andere zu stören, dass weniger interne E-Mails verschickt werden, dass sich mehr Leute an Diskussionen über Ideen beteiligen und dass die Organisation einen weiteren Schritt auf dem Weg zur Zentralisierung wirklich aller Inhalte und Informationen gehen kann.
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Microblogging für Confluence steht in der neuesten Version auf dem Atlassian Marketplace zum Download für Ihre Confluence-Instanz bereit. Sie können das Plugin 30 Tage lang unverbindlich und kostenfrei auf Herz und Nieren testen. Haben Sie Fragen oder Anregungen zum Produkt? Brauchen Sie Unterstützung bei der Lizenzierung oder bei der Integration in Ihr System? Dann melden Sie sich einfach bei uns, wir beraten Sie gerne!
Microblogging für Confluence ist übrigens auch Bestandteil der von //SEIBERT/MEDIA entwickelten Confluence-basierten Social-Intranet-Suite Linchpin.
Weitere Infos
Demo der Möglichkeiten und Kernfunktionen
Dokumentation und User Guide
Microblogging für Confluence: Die Möglichkeiten im Überblick
Microblogging in Linchpin, der Social-Intranet-Suite auf Confluence-Basis
36 Anwendungsfälle für einen Enterprise Microblog
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