Trotz der zahlreichen modernen technischen Möglichkeiten, die heute zur Verfügung stehen, ist die vergleichsweise uralte E-Mail noch immer das meistgenutzte Kommunikationsmedium, wenn es um den Kontakt zu Kunden und Partnern geht.
Das dezentrale (Zusammen-)Arbeiten über E-Mails erfordert jedoch einen unnötig hohen Zeitaufwand und kostet nicht selten eine Menge Effizienz, Produktivität und Nerven. Bilder, Excel-Tabellen, Word- und PDF-Dokumente werden hin- und hergeschickt und versauern in Postfächern. Es ist schwierig, immer den Überblick zu behalten, wer alles über CC mit informiert werden soll. Diskussionen mit mehreren Beteiligten sind schwer nachzuvollziehen und nirgends dokumentiert.
Dabei könnte doch alles viel einfacher laufen. Die größte Enzyklopädie der Welt Wikipedia macht es vor.
Wiki-basierte Zusammenarbeit
Der große Vorteil einer Wiki-basierten Lösung: Mehrere Personen können – unabhängig voneinander und von ihrem Standort – gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Für alle Mitarbeiter ist jederzeit der aktuellste Stand des gemeinsamen Dokuments zentral einsehbar. Ein Berechtigungskonzept legt fest, wer Inhalte sehen, kommentieren, bearbeiten und verwalten darf. Das gemeinsame Arbeiten ist effizienter und kommt ohne viele Zwischenschritte aus.
Viele Unternehmen machen sich diese Vorteile jedoch nur in Form eines internen Firmenwikis zunutze. Die Möglichkeiten einer gemeinsamen Informations- und Bearbeitungsplattform bieten sich allerdings genauso für den Einsatz als Extranet an. Warum sollte man von den Vorteilen der zentralen Zusammenarbeit nicht auch beim Kontakt mit Kunden, Partnern, Lieferanten oder anderen Externen profitieren?
Mit professioneller Software geht das auch alles in einem strukturierten Rahmen. Für jeden Kunden können ein oder mehrere Bereiche mit beliebig vielen Unterseiten angelegt werden. Aber auch die Zusammenarbeit mit mehreren Kunden oder Partnern in einem Bereich ist natürlich möglich.
Extranet mit Confluence
Die Einsatzmöglichkeiten eines Extranets auf Wiki-Basis sind nahezu unbegrenzt - hier eine Auswahl an möglichen Anwendungsfällen:
- Projektportale mit Übersichten über Projekt- und Budgetstatus
- Zeitpläne, Rechnungen und Leistungsnachweise
- Zusammenarbeit an gemeinsamen Inhalten
- Abstimmung mit Externen zu gemeinsamen Terminen, Events, Meetings
Alles kein Problem und ganz ohne das ineffiziente Hin- und Herschicken von E-Mails und Dateien. Das Enterprise-Wiki Confluence von Atlassian ist das ausgereifteste Wiki-System auf dem Markt. Und die Grundfunktionalitäten von Confluence lassen sich mithilfe von Add-ons um genau die Anwendungsfälle und Features ergänzen, die ein Unternehmen benötigt.
Der Grundgedanke eines Wikis ist Offenheit. Jeder soll mit jedem kommunizieren, zusammenarbeiten und sich austauschen können. Dieses Konzept ist sicher für ein internes Wiki in den meisten Situationen sinnvoll.
In einem Extranet ist es jedoch aus Gründen des Datenschutzes in der Regel erforderlich, dass sich Kunden oder Partner nicht gegenseitig sehen können. Man führt Kundengespräche schließlich auch nicht in einer großen Halle unter Anwesenheit aller anderen Geschäftspartner.
Space Privacy für echte Sicherheit
Für diese Anforderung wurde das Confluence-Add-on Space Privacy - Extranet for Confluence entwickelt, das jetzt auf dem Atlassian Marketplace zur Verfügung steht. Space Privacy ermöglicht es, unkompliziert speziell gesicherte Extranet-Bereiche anzulegen. Diesen Bereichen können genau die Nutzer oder Nutzergruppen zugewiesen werden, mit denen eine Zusammenarbeit stattfinden soll - wie in einem Besprechungsraum. Mit Confluence und Space Privacy können sich die unterschiedliche Kunden jedoch nicht einmal auf dem Weg dorthin begegnen.
Die Einsatzmöglichkeiten, die Space Privacy eröffnet, sind somit vielfältig. Es kann für interne Projektgruppen ebenso eingesetzt werden wie für externe. Zusätzliche Confluence-Instanzen je Kunde sind nicht mehr erforderlich. Das spart eine Menge Lizenzkosten.
Weiterhin lassen sich Verwalter festlegen, die ohne allgemeine Confluence-Admin-Rechte die Extranet-Bereiche betreuen und Nutzer- oder Nutzergruppen hinzufügen und entfernen können. Hierdurch können sich beispielsweise Projektteams selbst verwalten, flexibler reagieren und die globalen Admins oder die IT-Abteilung des Unternehmens entlasten.
//SEIBERT/MEDIA besitzt jahrelange Erfahrung mit Confluence und Confluence-basierten Intranet- und Extranet-Lösungen. Natürlich helfen wir gerne auch Ihrem Unternehmen, selbst ein Firmenwiki im Intranet und/oder ein Extranet-Wiki aufzubauen und zu etablieren – im Sinne von mehr Effizienz in der Projektarbeit, höherer Produktivität und mehr Transparenz. Bitte sprechen Sie uns an.
Weiterführende Infos
Space Privacy - Extranet für Confluence
Space Privacy auf dem Atlassian Marketplace
Zusammenarbeit per E-Mail vs. Wiki-Kollaboration: Was ein Extranet auf Wiki-Basis leistet
Extranet-Erweiterung des Konzern-Intranets mit externen Teilnehmern
Mehr über die Creative-Commons-Lizenz erfahren
