Die Planung eines Projekts ist keine triviale Aufgabe. Wer in einer agilen Umgebung arbeitet und sich mit Planung beschäftigt, muss in der Lage sein, schnell und einfach auf Änderungen zu reagieren. Das ist immer auch mit Trade-offs verbunden und bedeutet, schnelle Entscheidungen bezüglich des Arbeitsumfangs, der Teamgröße und der Liefertermine zu treffen. Wie kann man sicherstellen, dass die Roadmap valide ist und die Teams die Geschäftsziele des Unternehmens am besten erreichen?

Portfolio für JIRA ist das Add-on für JIRA Software, das Kunden in die Lage versetzt, eine agile Roadmap-Planung vorzunehmen: Sie können mithilfe eines Szenario-Planungs-Features unterschiedliche Kombinationen aus Umfängen, Teams und Deadlines erstellen, speichern und miteinander vergleichen. An einem Beispiel wollen wir das einmal durchgehen.

Nehmen wir an, wir durchlaufen all die Schritte zur Erstellung eines Portfolio-Plans und sehen die Farbe Rot – alles ist überbucht. Nun ist es Zeit, mit dem Team zu arbeiten und Änderungen vorzunehmen. Wir ändern den Scope, fügen Teammitglieder hinzu oder entfernen sie (Aktualisierung der Kapazität) und passen Release-Termine an. Dann müssen wir uns fragen: Welche Kombination ist am sinnvollsten, damit unser Team liefert, was das Unternehmen braucht?

In Portfolio für JIRA können wir mit unterschiedlichen Szenarien herumspielen, indem wir mehrere Kopien eines Plans erstellen, um zu verstehen, was passiert, wenn sich bestimmte Variablen ändern. Alle Szenarien lassen sich mit spezifischen Bezeichnungen versehen, sodass wir stets im Blick haben, welches Szenario welche Version eines Plans repräsentiert.

Szenario A: Umfang verändern

Da alles überbucht ist, können wir zunächst versuchen, den Umfang zu reduzieren, indem wir einige Issues neu priorisieren und sie auf die nächsten beiden Releases aufteilen und Portfolio für andere Features anweisen, sie zu planen, wenn das System merkt, dass Zeit für verfügbar sein wird, um sie in eine Release-Planung aufzunehmen.

Szenario B: Kapazität erhöhen

Da wir aber den Umfang beibehalten wollen, wie er ist, müssen wir es mit einer Aufstockung der Kapazität probieren. Ziehen wir ein paar Leute aus anderen Teams in unser Projekt ab und schauen, ob dies die Überbuchungsprobleme entschärft. Wir haben auch die Möglichkeit, virtuelle Nutzer und externe Ressourcen hinzufügen, um die Kapazität zu erhöhen. Schließlich sollten wir auch der Einarbeitungszeit dieser Leute Rechnung tragen, indem wir ihre Kapazitäten beispielsweise zunächst von 30 (Durchschnitt des Teams) auf 20 senken.

Szenario C: Release-Datum anpassen

Wenn wir weder den Projektumfang verringern wollen, noch zusätzliche Ressourcen hinzufügen können, sollten wir in Betracht ziehen, unsere JIRA-Vorgänge weiter aufzusplitten und mehr Releases anzulegen, damit wir einen akkuraten Plan dahingehend erhalten, wann der gesamte Projektumfang ausgeliefert sein wird. Wir können zudem die Release-Termine verschieben, um zu sehen, wann wir den Gesamtumfang mit dem bestehenden Team realistischerweise ausliefern können.

Die beste Option wählen

Es ist immer empfehlenswert, dass ein Projektmanager das Commitment auf einen Plan nicht alleine trifft, sondern das Team involviert. In der Diskussion mit allen Beteiligten kristallisiert sich zumeist am ehesten heraus, welche Option am besten funktionieren wird. Nachdem die Entscheidung getroffen ist, können wir den Plan zurück in unsere JIRA-Software-Instanz übergeben.

Der beste Ansatz besteht heute darin, Software frühzeitig und oft auszuliefern. Wer es sich leisten kann, ein MVP von geringem Umfang zu releasen, profitiert von iterativem Feedback, das hilft, kommende Releases besser zu planen.

Übrigens: Teams müssen sich nicht darauf beschränken, jeweils nur einen Aspekt eines Plans zu ändern, sondern können auch Umfang, Team und Release-Termin in einem Szenario anpassen.

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Weiterführende Infos

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Einführung in Portfolio für JIRA: Initiativen und Themes
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