Bessere Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch Diagramme

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Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist sowohl für das Unternehmen als auch für die betreffenden Kollegen eine nicht zu unterschätzende Aufgabe. Die Mitarbeiter-Fluktuationsrate nimmt stetig zu, wie beispielsweise der Mercer-Report 2014 mit dem Titel Trends and Drivers of Workforce Turnover zeigt. Viele Personalabteilungen sehen sich steigenden Belastungen gegenüber, zugleich sollen sie administrative Kosten senken. Neue Mitarbeiter stehen oft unter dem Druck, ihre volle Leistungsfähigkeit schneller zu müssen. Und neben der eigentlichen Einarbeitung in aktuelle Projekte und der Eingliederung ins Team gibt es eine Fülle con Informationen, die neuen Kollegen an die Hand gegeben werden müssen.

Ein guter, reibungsarmer Onboarding-Prozess hat viele positive Effekte: eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, eine bessere Performance, eine stärkere Identifikation, weniger Stress, eine längere Arbeitsplatzerhaltung, geringere Kosten. Visualisierungen können diesen Prozess wirksam unterstützen.

Warum Diagramme?

Die meisten Leute lernen visuell am besten. Und Diagramme sind geeignet, komplexe Informationen schneller und einfacherer zu transportieren. Visuell präsentierte Informationen merken wir uns besser als Textinhalte. Es liegt also auf der Hand, Diagramme in den Onboarding-Prozess zu integrieren. Sie können ihn einfacher, effizienter und angenehmer für alle Beteiligten machen.

Dabei ist es natürlich wichtig, alle Visualisierungen stets in aktueller Form an einer zentralen Stelle vorzuhalten. Die Diagramming-Lösung draw.io für Confluence hilft Teams dabei, solche Diagramme zu erstellen, gemeinsam zu bearbeiten und zu organisieren.

Häufig genutzte Diagrammtypen

Neue Mitarbeiter begegnen bei der Einarbeitung zahlreichen unbekannten Prozessen und Strukturen. Diese werden klarer und transparenter, wenn sie in illustrierter Form vorliegen. Einige der am weitesten verbreiteten Anwendungsfälle sind die folgenden.

Org-Charts
In vielen Unternehmen gibt es Diagramme, die die Hierarchie und die Abteilungsstruktur der Organisation abbilden und die Projektteams und abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen zeigen. Das sind Visualisierungen, die jedem neuen Kollegen dabei helfen, die bestehenden Strukturen schnell zu verstehen.

Raum- und Gebäudepläne
Wo sitzt welches Team, wo ist welcher Ansprechpartner physisch zu finden? Unternehmen können neuen Mitarbeitern Karten des Büros bzw. des Geländes an die Hand geben, an denen sie sich orientieren können und die zu mehr Selbstsicherheit beitragen. Das ist auch hilfreich für Gäste, die zu Meetings oder Veranstaltungen anreisen.

Geschäftsprozesse
Diagramme, die wichtige Geschäftsprozesse illustrieren, helfen Mitarbeitern, das Unternehmen und seine Funktionsweise schneller zu verstehen. draw.io für Confluence erlaubt es, in Objekte in Diagrammen auf weiterführende Inhalte zu verlinken, beispielsweise auf Personen, die bestimmte Freigaben erteilen, auf Formulare, auf die FAQ der IT usw.

Weitere nützliche Onboarding-Diagramme

Die drei genannten Anwendungsfälle sind soweit nichts Besonderes. Die meisten Organisationen nutzen solche Diagramme (zumindest ansatzweise) bereits in irgend einer Form. Es gibt aber noch etliche weitere Szenarien, in denen Visualisierungen den Onboarding-Prozess gezielt unterstützen können.

Visualisierung des Onboarding-Prozesses
Diagramme, die den kompletten Einarbeitungsprozess selbst zeigen, sind hilfreich - beispielsweise in Form von Gantt-Charts. Wer ist in welchem Stadium der richtige Ansprechpartner? Wer sind die Mentoren oder Anleiter? Welche Ziele sollte der Mitarbeiter in welcher Phase verfolgen? Wie gesagt ermöglicht draw.io es, aus Diagrammen heraus auf andere Inhalte in Confluence oder im Confluence-basierten Intranet und auf Personenprofile zu verlinken.

Infografiken zur Unternehmenshistorie, zu Produkten und zu Werten
Mitarbeiter sollen ihr Unternehmen kennen und wissen, wie es Wert schöpft. Statt Historie, Produkt- und Leistungsportfolio oder Unternehmenswerte in Textform zu beschreiben, können Organisationen den Mitarbeitern gut erinnerbare Infografiken anbieten.

Rollen und Verantwortlichkeiten visualisieren
Es kann sinnvoll sein, für einen neuen Mitarbeiter eine Diagramm zum Beispiel in Form einer Mindmap zu erstellen, in deren Zentrum er selbst steht und die seine unterschiedlichen Verantwortlichkeiten, Rollen und Aufgaben zeigt. Das schafft von Beginn an Klarheit und führt zu mehr Produktivität und Selbstvertrauen in der neuen Umgebung. draw.io-Diagrame lassen sich selbstverständlich kopieren und jederzeit für andere Personen anpassen.

Überblick über die Systemlandschaft
Die Vielzahl von Software-Werkzeugen, die in einem Unternehmen zum Einsatz kommen, ist auf den ersten Blick oft schwer überschaubar. Aber der neue Mitarbeiter muss sich in der Systemlandschaft so schnell wie möglich zurechtfinden. Ein Diagramm kann anschaulich darstellen, welche wichtigen Tools es gibt, in welchen Beziehungen sie zueinander stehen, welche Integrationsmöglichkeiten sie untereinander bieten etc.

Das Intranet oder Firmenwiki illustrieren
Im Intranet oder internen Wiki steht alles. Aber solche organisch wachsenden Systeme sind für Neue mitunter entmutigende Informationsberge: Wo ist diese oder jene Information versteckt? Mindmaps oder ähnliche Diagramme können die logische Struktur eines Systems abbilden – mit Links auf die wichtigsten Seiten und Inhalte. Oder kommen im Unternehmen geteilte Laufwerke zum Einsatz? Ein Diagramm kann auch hier für Übersicht sorgen.

Teamüberblick und Teamverantwortlichkeiten
Diagramme können Teams und Projekte im Unternehmen visualisieren. Das erleichtert neuen Mitarbeitern die Orientierung dahingehend, woran gerade gearbeitet wird und wo sich Ansprechpartner für aktuelle Themen finden.

Flussdiagramme für häufig auftretende Probleme oder Aufgaben
IT-Probleme, Urlaubsplanung, Überstundenregelungen – solche und ähnliche Themen und Prozesse lassen sich prägnant mit Workflow- oder Interaktionsdiagrammen visualisieren und gegebenenfalls mit weiteren Infos verknüpfen. Wer erteilt die Freigabe, wer ist technischer Ansprechpartner, welche Seiten im Intranet oder Wiki helfen bei der Selbsthilfe?

Überblick über Software-Diagramme
Erfahrene Entwickler im Unternehmen sind mit Visualisierungsformen wie Klassen-, Datenfluss-, Use-Case- und Entity-Relationship-Diagrammen vertraut, die quer durch den Entwicklungsprozess genutzt werden. Für neue Mitarbeiter wird ein Überblick auf höherer Ebene mit Diagrammtypen, die dann auf detaillierte und spezifische Diagramme in Projekten verlinkt sind, dienlich sein.

draw.io für Confluence für professionelle Diagramme

Das sind einige Visualisierungen, die neue Leuten im Unternehmen bei ihrer Einarbeitung unterstützen. Es gibt noch viele weitere Informationen speziell für Neulinge, die als Visualisierungen im Zweifel wirksamer und effektiver transportiert werden können als in Textform. Sagen Sie uns doch gerne per Kommentar, welche spezifischen Diagramme Sie im Onboarding-Prozess nutzen!

Mit draw.io für Confluence gibt es mächtiges und dabei nutzerfreundliches Werkzeug, um all die genannten Visualisierungen zentral – inklusive Versionierung der Iterationen – zu erstellen und in Confluence oder im Confluence-Intranet vorzuhalten. Möchten Sie mehr erfahren, draw.io in einer Confluence-Umgebung kostenfrei und unverbindlich testen oder das Add-on direkt lizenzieren? Wir bieten Ihnen die beste Technologie und individuelle Beratung aus einer Hand. Gerne unterstützen wir Sie bei der Evaluierung, beim Test, bei der Lizenzierung und bei der produktiven Nutzung – sprechen Sie uns an!

Weiterführende Infos

Der draw.io-Blog
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