Ihr Unternehmens-Extranet: Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Lieferanten

Extranets – wie alles begann

//SEIBERT/MEDIA ist fast seit Anbeginn des Unternehmens im Jahr 1996 damit beschäftigt, Intranets zu bauen. Eines der ersten Intranets war gleichzeitig auch ein Extranet: Das System „PreSys“ für den berufsgenossenschaftlichen arbeitsmedizinischen Dienst BAD GmbH in Bonn wurde für etwa 2.000 Mitarbeiter und etwa 250.000 Angestellte in über 3.500 betreuten Betrieben etabliert. Es handelte sich damals hauptsächlich um eine stark strukturierte und mit Rechten versehene Ablage von Dokumenten nach Themen. Beeindruckend war, dass es dem Unternehmen schon damals mit einem dedizierten Team aus Karlsruhe gelang, sowohl eigene Mitarbeiter als auch Kunden für das System zu aktivieren und zu begeistern. Dabei haben wir unsere ersten Erfahrungen mit Extranets gesammelt.

Heute sind wir ziemlich erfolgreich in der Vermarktung unserer Intranet-Lösung Linchpin. Was man unter „ziemlich“ versteht, ist sicher ein dehnbarer Begriff. Aber mich macht es stolz, wenn riesengroße Konzerne mit tausenden von Mitarbeitern in zig verschiedenen Ländern unsere Lösung und Technologie einsetzen, um besser miteinander zusammenzuarbeiten.

Jetzt bereiten wir gerade die Vermarktung einer standardisierten Lösung für Unternehmens-Extranets vor. Die hat aktuell noch gar keinen richtigen Namen. Früher hatten wir für alles erstmal einen wohlklingenden Namen und ein cooles Logo. Und eine Website. Und ein Vertriebskonzept. Wir sind viel zu früh in alle möglichen Details und Optimierungen eingestiegen. Heute haben wir einen Preis und ein Angebot und suchen erstmal ein paar Kunden.

Werden Sie einer unserer ersten Extranet-Kunden

Und genau darauf zielt dieser Weblog-Artikel ab: Werden Sie jetzt einer unserer ersten Extranet-Kunden! Ohne Glanz und ohne Glamour. Aber mit einem ziemlich coolen Produkt und mit dem Engagement und der vollen Aufmerksamkeit des kompletten Unternehmens.

Ich kann gar nicht sagen, ob es besser ist zu warten, bis eine Lösung einen Status wie Linchpin als Intranet hat. Wir haben inzwischen bald eine dreistellige Anzahl an Projekten mit teils riesengroßen Unternehmen umgesetzt. Da sind wirklich schon einige Standardisierungen und Optimierungen im Projekt gelandet. Fehler, die wir anfangs gemacht haben, wurden ausgemerzt, und heute können wir tatsächlich von einem „Out-of-the-Box-Intranet“ für Konzerne, aber inzwischen auch für kleinere Unternehmen sprechen.

Bessere Zusammenarbeit mit Externen

Der Vorteil der Unternehmen, die mit uns sehr früh gestartet sind

Die BAD GmbH ist irgendwann Richtung SAP abgebogen. Heute ist eigentlich eher B. Braun als eines der Vorreiter-Unternehmen zu nennen. Es gibt noch eine Handvoll weiterer Organisationen, die wichtige Entwicklungsschritte im Rahmen von Entwicklungspartnerschaften für unsere Technologie mitgetragen und -gestaltet haben. Solche Unternehmen haben durch die eigentlich immer hohen initialen Entwicklungskosten ein recht hohes Risiko an der Backe. Schließlich kann es auch sein, dass unser entwickeltes Produkt nicht erfolgreich am Markt platziert werden kann und jämmerlich krepiert. Aber offenbar weiß der Kunde, dass er im Unternehmen diese Lösung so gebrauchen kann. Das scheint einigen zu reichen.

Der größte Vorteil für frühe Kunden ist dann wiederum ein finanzieller. Solchen Wegbereitern für unsere Lösung gewähren wir oft kostenfreie Lizenzen, die die Investitionskosten deutlich aufwiegen und die Angelegenheit langfristig sehr attraktiv machen. Und natürlich ist es auch ein Vorteil, früh eine moderne und effektive Form der Kommunikation und des Austauschs in Teams zu etablieren.

Gute Zusammenarbeit braucht gute Software

Verbessern Sie die Zusammenarbeit in Ihren Teams und darüber hinaus

Erst am vergangenen Wochenende habe ich mit meinem guten Geschäftsfreund Gerrit Eicker darüber gesprochen, dass einige seiner Kunden sich strategisch immer auf der „vorletzten Technologie-Generation“ positionieren. Man kauft da alte Software ein, die andere Unternehmen schon „gebraucht aussortieren“, und ist auch sonst damit zufrieden, auf eingeschwungenen und ausgetretenen Pfaden zu wandeln.

Ich habe ein paar Tage darüber nachgedacht. Es ist nicht abzustreiten, dass es „günstig“ ist. Und vordergründig passt es auch zu Unternehmen, die einfach nicht viel mit Technologie zu tun haben, sich nicht vordergründig an Technologie auszurichten, sondern diese erst später zu nutzen.

Ich halte es dennoch für grundfalsch, sich mit alter und zweitklassiger Kommunikationstechnologie abzugeben. Die wirksame Zusammenarbeit im Team ist heute eines der entscheidenden Merkmale erfolgreicher Unternehmen. Dazu gehören Respekt, Vertrauen und Augenhöhe, aber eben auch gute Software und gute Technologie. Es geht auch irgendwie mit Papier und Telefon. Aber das E-Mail- und Meeting-Chaos, das in solchen Unternehmen herrscht, sind letztlich viel, viel schmerzhafter als die paar Euro für ordentliche Software. Für Gerrits Kunden mag der Ansatz genau richtig sein. Als allgemeine Strategie taugt er meines Erachtens jedoch wenig.

Genau deshalb suche ich mit diesem Artikel innovative Unternehmen, die ein richtig cooles Extranet bauen wollen. Dafür müssen Sie nicht groß sein. Und es muss auch nicht gleich ein Extranet für die ganze Firma und alle Kunden, Partner und Lieferanten sein. Vielmehr glaube ich, dass unsere ersten Projekte eher auf spezielle Anwendungsfälle und kleinere Gruppen ausgerichtet sein werden.

Spannend ist, in den ersten Extranet-Projekten herauszufinden, welche Gemeinsamkeiten und ähnlichen Anforderungen es gibt. Bei Linchpin haben wir in erheblichem Umfang in diese initialen Projekte investiert und konnten den Kunden ein ziemlich attraktives Preis-Leistungsverhältnis bieten.

Sie sollten als Interessent an einem solchen Projekt allerdings auch Interesse daran haben, sich aktiv mit einzubringen. Wir brauchen ja gerade Rückmeldung und Abstimmung. Wer also „einfach nur ausrollen“ möchte, sollte sich vielleicht noch etwas gedulden.

Kundenanforderungen an Extranets

Aktuell sind wir dabei, die ersten zehn Projekte zu realisieren, und haben schon ein ziemlich gutes Bild davon, was ein Extranet haben sollte. Ich fasse das mal grob zusammen:

  • Saubere Trennung der Arbeitsbereiche (oft auch Projekträume oder Extranet-Bereiche genannt), damit sich Konkurrenten im System nicht gegenseitig „über den Weg laufen“.
  • Einfache und schnelle Kommunikation von Nachrichten an Partner, Kunden und Lieferanten, damit diese wissen, was ich als Unternehmen aktuell anzubieten habe und welche Themen mir wichtig sind.
  • Informationen stehen jederzeit allen an einem zentralen Ort in der jeweils aktuellen Version zur Verfügung.
  • Ein Abruf ist auch von unterwegs oder mit dem Smartphone jederzeit möglich.
  • Die Bearbeitung und Ergänzung von Informationen (auch Dateien, Bilder, Videos) ist einfach und intuitiv möglich.
  • Benachrichtigungen erfolgen so schlau, dass die Zusammenarbeit wirklich im System stattfindet und E-Mails bestenfalls noch als Signal für Aktualisierungen erforderlich sind.
  • Der Bedarf an Meetings und Telefonaten sinkt, weil zum Beispiel Statusinfos über Unternehmensgrenzen hinweg jederzeit verfügbar werden.
  • Steigerung der Transparenz im Hinblick auf Prozesse und Projekte zwischen mehreren Unternehmen zur Verringerung von Durchlaufzeiten und zur Steigerung der Qualität durch mehr Abstimmung. Diese Transparenz sorgt auch dafür, dass mehr über „die Sache“ gesprochen und weniger Business-Theater gespielt wird.
  • Ein eigenes Layout für jeden Kunden oder Layout-Anpassungen – ganz wie sie es wünschen.
  • Komplette Bereichsvorlagen, damit die gelernten Routinen, die Ihre Kundenzusammenarbeit erfolgreich machen, schnell und unkompliziert in neuen Projekten zum Einsatz kommen können.
  • Switch-User-Rechte, mit denen man schnell die Sicht des Kunden ausprobieren und zum Beispiel Berechtigungen testen kann.

Man könnte sagen, dass wir die Funktionen von Atlassian Confluence um die relevanten Extranet-Anforderungen ergänzt haben.

Ich schreibe diesen Artikel, um Ihnen frühzeitig die Möglichkeit zu geben, mit uns in Kontakt zu treten. Wie gesagt, haben wir aktuell noch keine Website und auch noch keine richtige Vermarktung. Was wir zunächst erreichen wollen, ist eine intensive und umfangreiche Zusammenarbeit. Und dabei haben Sie viel Einfluss auf unsere Produktentwicklung.

Melden Sie sich, wenn Sie interessiert sind. Am besten vereinbaren Sie ganz unkompliziert einen Telefon- oder Demotermin mit uns. Weitere Infos zum Extranet sowie unser Kontaktformular finden Sie hier. Wir freuen uns auf ein Gespräch!

Weiterführende Infos:

Übersicht: Social Extranet mit Linchpin
Space Privacy für Confluence: Geschützte Zusammenarbeit im Extranet
Zusammenarbeit per E-Mail vs. Wiki-Kollaboration: Was ein Extranet auf Wiki-Basis leistet
Neues aus unserer Confluence-Entwicklungsschmiede


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