Kategorisieren von Zeitaufwendungen in Jira

Anlegen von Kostenstellen

Für ein Unternehmen ist es nicht nur wichtig, alle Zeitaufwendungen der Mitarbeiter zu erfassen, sondern diese auch vernünftig kategorisieren zu können, damit sich eine Aussage darüber treffen lässt, mit welchen Arten von Arbeit die Mitarbeiter ihre Zeit verbringen.

Mit Tempo Timesheets ist es einfach, Zeitaufwendungen auf Jira-Tickets zu erfassen. Darüber hinaus bietet das Tool die Möglichkeit, die gebuchten Zeiten sinnvoll zu klassifizieren. Dazu dienen die mit Tempo mitgelieferten Kostenstellenarten, die den entsprechenden Kostenstellenkategorien zugewiesen werden.

Dabei gilt es grundsätzlich zwischen den folgenden Kostenstellenarten zu unterscheiden:

  • Capitalized (wertsteigernd). Hierzu gehören alle Aktivitäten, die der Wertsteigerung im Unternehmen dienen – beispielsweise die Entwicklung eines Produkts, das in Zukunft Umsatz für das Unternehmen generiert.
  • Billable (abrechenbar). Darunter fallen alle Aktivitäten, die wir Kunden (extern oder intern) direkt in Rechnung stellen können – etwa Support-Aufwendungen oder Entwicklungen am Produkt unserer Kunden.
  • Operational (Betriebsaufwand). Dies umfasst alle Aktivitäten, die für den Betrieb unseres Unternehmens notwendig sind – zum Beispiel Management-Aktivitäten, der Betrieb und die Wartung von IT-Infrastruktur oder aber alle Aufwendungen innerhalb eines festgelegten Budgets.
  • Internal (nicht verrechenbar). Unter diese Kostenstelle fallen alle internen Aktivitäten wie internes Management, Mitarbeitertraining, Urlaubs- und Krankheitszeiten, etc.

Um die Arbeitszeiten entsprechend der Kostenstellenkategorien erfassen zu können, müssen wir diese zunächst erstellen. Unter Jira Administration -> System -> Global Permissions können Tempo-Account-Administratoren Kategorien anlegen und verwalten.

Nun können wir Kostenstellenkategorien den Kostenstellenarten zuweisen. In diesem Zusammenhang haben wir die Möglichkeit, den Kostenstellenarten mehrere Kategorien zuzuordnen, was in der Praxis auch empfehlenswert ist. Eine Auflistung von sinnvollen Kostenstellenkategorien bietet die Beispielliste.

Über die globale Kostenstellenkonfiguration können wir auch unsere Kunden anlegen. Kunden in diesem Sinne können extern (Kunden, für die wir üblicherweise eine Rechnung am Monatsende erstellen) oder intern sein (das eigene Unternehmen für die Produktentwicklung oder zur Erfassung der Betriebskosten der internen Stellen).

Aus Kostenstellenattributen wie den Kategorien und unserem Kundenstamm erstellen wir nun eine Kostenstellenmatrix. Das bedeutet, dass es für einen Kunden eine oder auch mehrere Kostenstellen geben kann. Eine Liste unserer Kostenstellen könnte wie in diesem Beispiel aussehen:

Das Attribut Kostenstelle wird mit Tempo als Custom Field in Jira mitgeliefert und sollte für die Verwendung in Jira aktiviert werden. In der Konfiguration der Kostenstellen können diese nun den betroffenen Jira-Projekten zugeordnet werden.

Zuweisen von Kostenstellen

Wenn es schließlich an das Erstellen von Jira-Tickets geht, können Nutzer diese der entsprechenden Kostenstelle zuweisen. Je nachdem, in welchem Jira-Projekt ein Vorgang angelegt wird, werden nur diejenigen Kostenstellen angezeigt, die mit dem Projekt assoziiert wurden.

Der Ersteller des JIRA-Tickets entscheidet also über die jeweilige Zuordnung der Kostenstellenart!

Eine Kostenstelle kann mehreren Jira-Projekten (und Vorgängen) zugeordnet werden, was eine Erfassung quer über mehrere Projekte hinweg erlaubt. Damit wird die Notwendigkeit reduziert, zu viele Jira-Aktivitäten in einem einzelnen Projekt abzubilden. Buchen Mitarbeiter dann ihre Arbeitszeiten auf das Ticket, werden die Arbeitszeiten direkt den Kostenstellen zugeordnet.

Berichterstellung

Tempo bietet neben der individuellen, der Team- und der Projektebene auch die Möglichkeit, Berichte auf Kostenstellen-Level auszugeben. Dazu wählen wir den Kostenstellenbericht in der Tempo-Timesheets-Wahlliste:

Jetzt können wir Berichte für einzelne Kostenstellen, aber auch für einzelne Kunden oder Kostenstellenkategorien erstellen:

Der Kostenstellenbericht für die Kategorie aller unserer Entwicklungsaktivitäten (quer durch alle Jira-Projekte) zeigt sämtliche Kostenstellen auf, die der ausgewählten Kostenstellenkategorie zugewiesen sind:

Wir können uns auch die erweiterten JQL-Möglichkeiten von Tempo zunutze machen, um benutzerdefinierte Jira-JQL-Filter zu erstellen, die wir für die Berichterstellung in Tempo verwenden.

Dazu wechseln wir in den benutzerdefinierten Berichtsmodus und wählen einen Jira-JQL-Filter, den wir dazu verwendet haben, alle Jira-Tickets mit denjenigen Arbeitszeiten zu betrachten, die für alle wertsteigernden Aktivitäten (Kostenstellenart: Capitalized) aufgewendet worden sind:

Aber auch für unsere Teams können wir aus der Kategorisierung von Kostenstellen wichtige Informationen ziehen. So unterteilt der Teambericht die Zeiterfassungen in die zuvor festgelegten Kostenstellenarten:

Zusammenfassung

Wir haben gesehen, dass es viele Gründe gibt, warum das Anlegen und Arbeiten mit Kostenstellen trotz des Verwaltungsmehraufwands durchaus sinnvoll ist. Kostenstellen helfen bei der Einteilung von Jira-Aktivitäten und ermöglichen eine Berichterstellung über die Projektebene hinaus. Für das Unternehmen ist ein ausgewogene Balance zwischen wertsteigernden und internen Aktivitäten wichtig und ein klares Indiz für die Profitabilität. Insbesondere die Aktivitäten für die Entwicklung, die in vielen Ländern steuerbegünstigt sind, können so eindeutig abgrenzt und ausgewiesen werden.

Hier gibt es weitere Informationen zum Thema.

PS: In meinem nächsten Blog-Beitrag werde ich aufzeigen, wie wir Kostenstellen auch noch für die Unterstützung des Rechnungsstellungsprozesses einsetzen können.

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Alexander Eck startet seit 2008 in der Software-Welt durch und und arbeitet bei Tempo als Customer Success Manager. Das isländische Unternehmen stellt seit acht Jahren erfolgreich Projektplanungs-Tools für Jira her, die Teams zu noch mehr Effizienz verhelfen. Ausführliche Informationen bietet die Website von Tempo.

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