Confluence Data Center braucht eine Archivierungslösung

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Mit Wachstum gehen in jedem Unternehmen unausweichliche neue Herausforderungen einher. Wenn eine Organisation wächst, verändert sich die Bedeutung von Business as usual. Prozesse und Methoden ändern sich ebenso wie die tägliche Arbeit in den Teams. Ganz zuerst sind die ganz normalen internen Praktiken von solchen Veränderungen betroffen – wie die Zusammenarbeit an Inhalten in Confluence.

Vier Gründe für ein wirksames Content-Lifecycle-Management

Manche der Herausforderungen, die durch Wachstum entstehen, lassen sich durch den Wechsel auf eine geclusterte Umgebung lösen, die instantane Skalierbarkeit unterstützt. Ein solches Deployment gibt es auch für Confluence, nämlich Confluence Data Center. Diese Version wird im Hinblick auf Performance bei der Skalierung für Instanzen, die hochverfügbar sein müssen, entwickelt. Auf diese Weise wird die IT-Infrastruktur in die Lage versetzt, die technischen Aspekte in Sachen Performanz und Skalierung sicher zu handhaben. Aber was ist mit dem menschlichen Faktor?

Ein Unternehmen, das von 50 auf 500 Mitarbeiter wächst, braucht Content-Lifecycle-Management aus denselben Gründen, aus denen Organisationen Data Center brauchen. Andernfalls werden die Inhalte in Confluence in unkontrolliertem Wachstum explodieren, wobei sich ihre Qualität drastisch verschlechtert.

Wir bei Midori glauben, dass die Data-Center-Option essenziell ist, um Atlassian-Anwendungen für große Teams performant zu halten und jedwede Ausfallrisiken zu vermeiden, die eine Single-Server-Installation mit sich bringt. Wir haben uns früh dazu entschieden, alle unsere Apps für Data Center auszuliefern. Der letzte Schritt war in diesem Zusammenhang das Release unseres Archiving Plugins für Confluence, des populären Content-Lifecycle-Management-Add-ons, für Data-Center-Kunden.

Aufgrund der Komplexität der App war das ein erheblicher Aufwand, aber er war unerlässlich, denn Kunden und Interessenten tragen schon seit einer ganzen Weile ihren Wünsche nach einer Data-Center-kompatiblen Version an uns heran. Sie haben uns auf allen möglichen Kanälen angesprochen – von einfachen Kommentaren über Feature-Requests bis hin zu E-Mails an den Geschäftsführer.

Diese Anforderung war unbestreitbar vorhanden, da Enterprise-Teams mit sehr großen Confluence-Instanzen mit bis zu 1,5 Millionen Seiten ohne Content-Qualitätsregeln nicht vernünftig arbeiten können – und all diese Kunden nutzen Data Center. Sogar einige unserer größten Kunden mit Confluence-Server-Systemen haben die Entwicklung sehr eng verfolgt, damit sie ihren Umstieg auf Data Center auf das kompatible Archiving Plugin abstimmen konnten.

Nun aber zu den angesprochenen vier Gründen.

Die Nutzerbasis in Confluence wächst unvorhergesehen stark

Die Adaption von Confluence erfolgt häufig organisch, manchmal aber auch unerwartet stark. Das kann zu Problemen in zwei Bereichen führen: Performance und Content-Qualität. Data Center beantwortet die Performance-Fragen, aber was mit dem Content passiert, hat in der Regel eine geringere Priorität.

Viele Teams erkennen erst spät, dass Confluence-Nutzer unterschiedliche Ansätze und Vorlieben bei der Content-Erstellung haben. Manche User agieren verantwortlich als eine Art Content-Owner, andere erstellen Seiten und Informationen ad hoc. Letztere Nutzer werden Inhalte, die sie einmal angelegt haben, häufig nicht weiter pflegen, sondern sich direkt anderen Aufgaben zuwenden.

Genau solches Verhalten trägt zur Vermüllung von Confluence-Systemen bei, die nicht selten Tausende oder gar Millionen von Seiten enthalten und andere Nutzer mit oftmals nutzlosen Inhalten überwältigen. Eine gut konfigurierte Content-Lifecycle-Management-Lösung kann wie ein Wiki-Gärtner fungieren, indem sie automatisch nach aufgegebenen, nicht mehr aktuellen Inhalten Ausschau hält, ohne einem Teammitglied Mehrarbeit aufzuhalsen.

Die Regel, die im folgenden Screenshot zu sehen ist, definiert, dass Content, der seit mehr als einem Jahr nicht angesehen oder editiert wurde, automatisch archiviert wird.

Obsolete Inhalte gefährden die Entscheidungsfindung

Wenn Confluence als geschäftskritisch bezeichnet wird, bedeutet das oft, dass die Informationen, die im System abgelegt sind, strategische Business-Entscheidungen unterstützen. In diesem Fall ist es natürlich wichtig, dass Confluence für Entscheider zugänglich ist, doch ebenso wichtig ist die Akkuratesse der entsprechenden Informationen. Niemand kann das Risiko eingehen, dass Entscheidungen auf Basis veralteter oder irreführender Informationen getroffen werden.

In diesem Fall muss die Organisation sicherstellen, dass Mitarbeiter Verantwortlichkeiten für Seiten übernehmen, und einen Workflow implementieren, der für jeden Schritt im Prozess Führung bietet und Benachrichtigungen ausgibt. Die Benachrichtigungs-E-Mails gewährleisten, dass die Content-Lifecycle-Regeln zwar keine Aktionen erzwingen, aber den Content-Ownern regelmäßig die Möglichkeit zur Intervention geben, ehe Seiten archiviert werden.

Die Suche nach Informationen erfordert zu viel Zeit

Studien zeigen, dass ein typisches Enterprise-Unternehmen jährlich 2,5 bis 3,5 Millionen Dollar verschwendet, weil Mitarbeiter nach Informationen suchen. Mit einem sorgfältigen Content-Lifecyle-Management werden die Confluence-Inhalte regelmäßig dahingehend geprüft, ob sie den spezifischen Regeln folgen, die für den bestimmten Bereich gelten. Nutzer müssen nur durch Seiten browsen, die aus gutem Grund dort stehen.

Veraltete Informationen in öffentlichen Confluence-Instanzen verwirren User

Es gibt für Kunden kaum ärgerlichere Nutzererlebnisse, als online veraltete Informationen über ein Produkt oder eine Dienstleistung zu finden. Wenn eine Confluence-Instanz öffentlich und für Kunden zugänglich ist, ist dieser Content nicht nur vom Standpunkt der internen Effizienz, sondern auch aus der Branding-Perspektive kritisch. Wenn Nutzer sich alten, unvollständigen oder irreführenden Infos gegenübersehen, übertragen sie diese Erfahrung womöglich auf die Expertise und Qualität des gesamten Unternehmens.

Fazit

Wenn es einen Schluss aus diesem Artikel gibt, dann diesen: Warten Sie nicht, bis es schmerzt. Sie werden früher oder später zum Data-Center-Deployment wechseln, weil Sie für Ihre wachsenden Teams ein verlässliches und performantes Confluence-System brauchen. Und mit einer wachsenden Nutzerbasis wird die Herausforderung Content-Qualität größer.

Wenn das richtige Wachstum einsetzt, sollte es nicht durch technische Pannen, die die Zusammenarbeit an Inhalten behindern, und eine überflutete, vermüllte Confluence-Instanz ausgebremst werden. Das Archiving Plugin hilft Unternehmen, ein flexibles Content-Lifecycle-Management aufzusetzen, das sich an die Bedürfnisse der Teams anpassen lässt und dafür sorgt, dass die Confluence-Inhalte stets so aktuell und hochwertig wie möglich sind.

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Dies ist ein Gastbeitrag von Levente Szabo von Midori. Midori entwickelt Add-ons für JIRA, Confluence und Bitbucket von Atlassian, die die Systeme um zusätzliche Features erweitern und Kunden effizienter machen sollen. Darüber hinaus bietet das Unternehmen professionelle Dienstleistungen an, damit Organisationen aller Art das volle Potenzial dieser Lösungen nutzen können.