Wiki-Einsteiger: Ihre neuen Inhalte in Confluence sind wichtig, nicht Strukturierung und Redundanzen

Confluence dient zuerst der inhaltlichen (Zusammen-)Arbeit

Ja, es sind unbestreitbar Probleme und wohl jede Confluence-Instanz ist von ihnen betroffen: Seiten sind elende Bleiwüsten – anstrengend zu lesen und schwer zu erfassen. Seiten stehen an der falschen Stelle der Seitenhierarchie oder sogar im falschen Bereich und damit nicht im Kontext. Seiten sind redundant und im System stehen ähnliche Inhalte mehrfach und gegebenenfalls in unterschiedlichen Ausarbeitungsfortschritten.

Dennoch bin ich der festen Überzeugung, dass neue Confluence-Nutzer solche Fehler machen dürfen sollten. Wenn Sie zu diesen frischen Einsteigern gehören, lautet mein Rat: Kümmern Sie sich ganz am Anfang nicht darum! Verbringen Sie nicht Stunden damit, sich über Operationalisierung und Struktur schlau zu machen, sondern erstellen Sie einfach Ihre ersten Seiten und teilen Sie Ihre Inhalte und Ihr Wissen mit den Kollegen in der Organisation! Darauf kommt es zunächst mal an.

Confluence dient in allererster Linie dazu, Inhalte zentral verfügbar zu machen und gemeinsam an ihnen zu arbeiten. Formale Aspekte sind dem untergeordnet, wenngleich auch nicht unwichtig. Doch in Confluence ist nichts fix und endgültig. Seiten lassen sich jederzeit ändern, erweitern, optimieren und umstrukturieren. Sie können in wenigen Sekunden verschoben werden, Redundanzen lassen sich im Zweifel per Klick auf Löschen beseitigen. Ein neue Wiki-Seite muss nicht optimal sein, gerade wenn sie von Wiki-Neulingen kommt.

Hürden stehen der freiwilligen Nutzung im Wege

Manche Unternehmen, Teams oder Abteilungen stellen formale Hürden auf. Vielleicht gibt es dann erstmal einen tagesfüllenden Anfänger-Workshop mit einer erschlagenden Informationsfülle. Vielleicht gibt es im Mitarbeiterhandbuch einen langen Abschnitt über die Erwartungen an die korrekte Aufbereitung und Operationalisierung von Confluence-Seiten. Vielleicht ist in Confluence ein Freigabe-Workflow geschaltet: Ein Redakteur prüft alle Entwürfe auf formale Aspekte und verweigert gegebenenfalls zunächst die Freischaltung.

So oder so: Es sind Hürden, die vor dem Einstieg in die Nutzung stehen. Und Hürden aller Art behindern diese Nutzung. Wer seine erste Wiki-Seite postwendend zur weiteren Operationalisierung zurückbekommt – mit welcher Begeisterung wird er seine nächsten Seiten erstellen?

Wir haben an dieser Stelle schon häufiger darüber gesprochen: Die Mitarbeit in einem Wiki ist eine freiwillige Angelegenheit; niemand kann dazu gezwungen werden, aktiv und regelmäßig sein Wissen, seine Erfahrungen und seine Ergebnisse mit allen zu teilen.

Das erste Ziel muss sein, neue Mitarbeiter für die Nutzung zu aktivieren und zu ermutigen, statt ihnen schon vor dem ersten Klick auf Erstellen Beschränkungen aufzuerlegen. Im Zweifel werden die Leute es einfach ganz sein lassen.

Andere Leute werden dem neuen Nutzer helfen

In vielen Wiki-Instanzen sind Bereichs-Owner etabliert. Oder es gibt Wiki-Gärtner im Unternehmen. Oder im Team hat jemand den Hut dafür auf, dass der Teambereich inhaltlich akkurat bleibt. Solche Nutzer und auch ganz andere Teamkollegen, mit denen der neue User die Seite geteilt hat, werden sich in vielen Fällen die Mühe machen, einem neuen Mitarbeiter im Team unter die Arme zu greifen und eine Seite schnell an die korrekte Stelle zu verschieben oder das Layout mit ein paar Klicks besser lesbar zu machen.

Zugegeben, das klingt ein bisschen wie: Lass den das mal quick & dirty machen, dann ist er aus dem Schneider und im Zweifel übernehmen andere dann die DrecksFeinarbeit.

Aller Erfahrung nach lernen Neulinge aber sehr schnell die erweiterten Funktionen des Confluence-Editors autodidaktisch kennen und dann auch nutzen. Ein solcher Greenhorn-Zustand hält nicht lange an und niemand muss über Wochen und Monate hinweg hinter jemand anderem aufräumen.

Oft hilft auch einfach ein kleiner Tipps unter Kollegen – „Cool, eine wichtige Seite! Aber schau doch mal: So kannst du die zum Beispiel in Spalten strukturieren, und so packst du oben einen Infokasten mit einer Zusammenfassung hin…“

Solche Hinweise sind für neue Nutzer wertvolle Erlebnisse, die sie sofort umarmen werden. Sie wollen ja hochqualitativ arbeiten. Schon ihre nächsten Confluence-Seiten werden in mancherlei Hinsicht formal besser sein. Und später werden sie ihrerseits gerne andere Leute bei den ersten Schritten unterstützen.

Hilfsmittel können unterstützen

Neben der menschlichen Unterstützung durch Kollegen können auch technische und organisatorische Lösungen insbesondere Neulingen helfen.

Wenn im Team oder in der Organisation bestimmte Seitenformate sehr häufig genutzt werden, rentiert es sich vielleicht, diese als korrekt strukturierte Blueprint-Vorlagen in Confluence umzusetzen, die dann beim Erstellen einer Seite zur Auswahl stehen. Dann kann der Nutzer sich ausschließlich der inhaltlichen Arbeit widmen.

Der eingangs angesprochenen Vermüllung durch Redundanzen können Unternehmen entgegentreten, indem sie eine Lösung wie den Duplicate Content Defender implementieren. Dieses Add-on zeigt bei der Eingabe des Titels einer neuen Seite bereits bestehende Seiten mit ähnlichen Titeln an.

Ganz praktisch sind auch fokussierte Video-Tutorials, die jede Grundfunktion kompakt und direkt im System zeigen (wirklich nur eine pro Video) und die der Mitarbeiter dann direkt nachspielen kann. Mit unserer Reihe Lerne Confluence erstellen wir gerade so eine Serie, die sich explizit an Leute richtet, die keinerlei Vorkenntnisse haben.

Informationen sind relevant, Struktur kommt danach

Stellen Sie Einsteigern keine Hindernisse in den Weg. Sie wollen, dass andere Mitarbeiter (und damit das Unternehmen) von den Informationen des Kollegen profitieren. Und in diesem Zusammenhang ist eine neue Confluence-Seite besser als keine neue Confluence-Seite, auch wenn sie Optimierungsbedarf hat.

Einsteiger können nichts kaputtmachen und sie können keinen wirklichen Schaden anrichten. Eine interne Confluence-Seite ist kein hochoffizieller Akt. Hier geht es ja nicht darum, Angebote und Rechnungen an Kunden zu schreiben, Texte für die öffentliche Publikation zu erstellen oder solche Dinge. Hier wird intern gearbeitet, und das kann gar nicht prinzipiell immer allen erdenklichen formalen Prinzipien Rechnung tragen.

In diesem Zusammenhang ziehe ich gerne das Bild der Fabrik heran: Die Eingangshalle ist elegant und ein echter Hingucker, aber hinter den Kulissen in den Fabrikhallen brodelt es, ist es staubig, verschwitzt und auch mal chaotisch.

Wenn ein Confluence-Neuling das Gefühl hat, alles unterhalb der bis auf das letzte Schlagwort perfekt aufbereiteten Seite sei nicht akzeptabel, überlegt er es sich drei Mal, ob er wichtige Infos, die eigentlich dauerhaft relevant sind, wirklich in Confluence einstellt oder sie nicht doch lieber einfach im kurzlebigen Gruppenchat oder gar per Mail mit dem Team teilt – mit allen Nachteilen.

In einem offenen System wie Confluence brauchen Newbies Raum und Gelegenheit zum Ausprobieren und Experimentieren, zum Kennenlernen und Erfahrungen-Sammeln aus eigenem Antrieb, zum Fehler-Machen und Fehler-Verstehen. So fassen sie schnell und dennoch nachhaltig Vertrauen in das Tool, bauen Selbstbewusstsein auf und teilen ihr Wissen gerne (und höchstwahrscheinlich alsbald auch ordentlich strukturiert und abgelegt).

Wiki-Einsteiger: Schreiben Sie drauf los!

Weiterführende Infos

Linchpin – Social Intranet mit Confluence
Lerne Confluence – Unsere neue Tutorial-Reihe für Einsteiger
Wege und Maßnahmen zur Steigerung der Wiki- und Intranet-Nutzung
Enterprise Wikis – Unser Fachbuch über die erfolgreiche Einführung und Nutzung von Wikis in Unternehmen

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