Der App Center erweitert Confluence um die Möglichkeit, den Nutzern Links auf die webbasierten Anwendungen (Apps) zur Verfügung zu stellen, die im Unternehmen genutzt werden: Auf einem Auswahlbildschirm kann ein Anwender aus allen verfügbaren seine individuell relevanten Apps zusammenklicken und hat dann in seinem persönlichen App Center direkt Zugriff auf genau diejenigen Anwendungen, die er für seine tägliche Arbeit braucht - wie bei Apps auf einem Smartphone. (In unserer Infothek gibt es eine Einführung und Detailinfos zum Produkt.)
Vor wenigen Tagen hat unser Entwicklungsteam diese Confluence-Erweiterung in der neuen Version 1.3 ausgeliefert, die mit diversen neuen Funktionen nochmals ein deutliches Plus an Flexibilität bietet.
Apps mit zusätzlichen Labeln
Mit der neuen Version lassen sich Apps in der Konfiguration mit Labeln ergänzen und hervorheben, die für die Nutzer gut sichtbar sind und mehr Kontext schaffen.
So kann das Intranet-Team den Usern zum Beispiel jeweils eine weitere Kurzinfo zur Funktionalität oder zum Einsatzzweck anbieten. In Abstimmung mit den Intranet-Admins kann die IT mit dem Label Offline auf aktuell laufende Wartungsarbeiten an Systemen hinweisen. Ein Kunde nutzt diese Label, um auf die Mobile-Verfügbarkeit der entsprechenden Anwendungen hinzuweisen. Die praktischen Anwendungsfälle sind vielfältig.
Individuelle Zusatzfelder für Apps
Administratoren können in der App-Konfiguration ein zusätzliches Freitextfeld aktivieren und es für jede App mit beliebigem Inhalt zu füllen. Diese Informationen sehen die Nutzer dann in der jeweiligen App-Detailansicht.
Dieses alternative Feld kann individuelle Einzelheiten zur App enthalten: unterstützte Betriebssysteme, Abteilung, in der das Tool eingesetzt wird, Einsatzzweck usw. Einer unserer Kunden verwendet dieses Zusatzfeld beispielsweise, um in den App-Details neben dem Kontakt auch noch eine Support-Gruppe anzugeben.
Unterkategorien für noch mehr Granularität
Je größer eine Organisationen wird, desto umfangreicher ist oft auch das Arsenal an eingesetzten Tools und Systemen. Hier hilft die Konfigurationsmöglichkeit, Apps in Kategorien einzuteilen: Auf dem Auswahlbildschirm sehen die Nutzer die aktivierbaren Apps also nach Typen und Einsatzgebieten vorsortiert. Aber was ist, wenn es in einem Unternehmen sehr viele Anwendungen einer bestimmten Kategorie gibt? In einem großen Software-Haus stehen dann unter Entwickler-Tools vielleicht trotzdem noch Dutzende von Apps.
Mit der neuen Version wird die Option ausgeliefert, in der Konfiguration zusätzliche Unterkategorien anzulegen. Sie dienen dazu, die Auswahl noch übersichtlicher zu gestalten und zu entzerren und den Usern eine noch effizientere Anwahl ihrer persönlichen Apps zu ermöglichen.
Kategorien manuell sortieren
Im Standard werden die Kategorien in der App-Auswahl in alphabetischer Reihenfolge angezeigt: zunächst die Buchhaltungs-Tools, dann die Controlling-Werkzeuge, dann die Entwickler-Systeme usw. Doch in manchen Organisationen sind Tools bestimmter Art wichtiger als andere und die Intranet-Anwender sollten diese entsprechend prominent und sichtbar zur Auswahl haben.
Dieser Anforderung trägt der App Center jetzt Rechnung: Kategorien lassen sich manuell sortieren, sodass die alphabetische Reihenfolge aufgebrochen wird; Administratoren können die wichtigsten Kategorien also auch entsprechend prominent positionieren.
Neue Apps hervorheben
Tools in Teams und Unternehmen kommen und gehen und natürlich ist auch der App Center nicht statisch: Anwendungs-Links lassen sich in der Konfiguration nach Belieben entfernen und hinzufügen. Wenn hier neue Apps integriert werden, die die Nutzer zur Auswahl haben, besteht nun die Möglichkeit, diese für einen bestimmten Zeitraum visuell hervorzuheben und in der Auswahl besser sichtbar zu machen.
Dies kann mit einer E-Mail-Benachrichtigung an alle Intranet-Nutzer gekoppelt werden, um sie auf die neue App hinzuweisen und ihnen gegebenenfalls weitere Infos an die Hand zu geben. Auf diese Weise können Admins die Mitarbeiter effizient über ein neues hilfreiches Tool informieren und die Adaption gezielt unterstützen.
Konfiguration der App-Anzeige
Wenn ein Anwender seinen persönlichen App Center selbst in eine Confluence-Seite einbinden möchte, kann er das auf unterschiedliche Art und Weise tun. Er braucht an dieser Stelle nur seine eigenen Apps? Oder hier sollen alle vorgegebenen Apps dargestellt werden?
Das App-Makro bietet ihm diese Optionen: meine Apps (also die Standard-Auswahl), meine Apps ohne vorgegebene, nur vorgegebene Apps und eine individuelle Auswahl nach App-Schlüsseln.
Aktive Links in der App-Administration
Das Release 1.3 erleichtert Admins die Verwaltung und das Anlegen von Apps noch einmal ein Stück weit. In der App-Übersicht im Backend waren die URLs der Apps zwar vorher auch schon aufgelistet, allerdings nicht verlinkt.
Das hat sich nun geändert: Alle Links sind aktiv und führen direkt zu den Anwendungen. Die Verknüpfung vor dem Speichern der neuen App schnell noch einmal testen? Ein Klick aus dem Administrations-Dialog heraus genügt.
Fazit
Mit der Version 1.3 gibt der App Center für Confluence Admins und Anwendern kleine, aber feine Features an die Hand, um externe Apps exakt so zu nutzen, wie es in ihrer Organisation sinnvoll ist. Das Release bietet für Apps mehr Details, mehr Übersichtlichkeit, mehr Kontext, mehr Auswahl bei der Darstellung und sogar zusätzliche Unterstützung beim Rollout neuer Tools.
Übrigens, wir haben das App Center in Linchpin Launchpad umbenannt. Das Produkt ist ein Baustein unserer Confluence-basierten Social-Intranet-Suite Linchpin, aber auch separat in jeder Confluence-Instanz einsetzbar. Hier geht es zum aktuellen App-Center-Release auf dem Atlassian Marketplace.
Weiterführende Infos
Linchpin: Social Intranet mit Confluence
App Center für Confluence: Individuelle Anwendungs-Links für jeden Nutzer jederzeit zugänglich
App Center für Confluence: Sichtbarkeit von Apps für unterschiedliche Nutzergruppen steuern
Linchpin: Individuelle Anwendungs-Links für jeden Nutzer
Differenzierung zwischen Confluence und Linchpin: Warum man Linchpin für ein Intranet braucht
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