Microblogging: Transparente und einfache Projekt- und Unternehmenskommunikation im Confluence-Intranet und -Extranet

In einem neuen Projekt steht am Anfang häufig die organisatorische Frage, über welches Tool das Team schnell miteinander kommunizieren kann. Viele wollen z. B. Messenger wie WhatsApp oder Telegram, die sich an Endkunden richten und auf die private Nutzung ausgelegt sind, nicht mit der beruflichen Kommunikation mischen. Andere weigern sich schlicht, solche Messenger überhaupt zu installieren und zu nutzen. Professionelle Business-Chat-Tools wie HipChat Data Center sind wiederum kostspielig.

Der Einsatz eines Confluence-Microblogs ist eine vergleichsweise günstige und unkomplizierte Alternative. Wie ein Microblog die Nerven des Teams schont und Ressourcen spart und wie Sie ihn einfach auch in großen Systemen wie Intranets und Extranets einsetzen, erfahren Sie im Folgenden.

Probleme der klassischen Projektkommunikation

Häufig landen Projektteams aufgrund der zuvor angesprochenen Herausforderungen wieder bei einer Kommunikation über E-Mails. Eine E-Mail-Adresse hat schließlich jeder. Im Verlauf der Kommunikation offenbaren sich jedoch zahlreiche Probleme.

Wer kennt es nicht? 20 E-Mails zum selben Thema, aber kein Überblick mehr darüber, wer eigentlich was geschrieben hat. Angefügte Dateien, von denen keiner mehr weiß, welche die aktuellste Version ist. Die Suche nach einer bestimmten Mail irgendwo im Posteingang. Missverständnisse, Redundanzen und Intransparenz sind vorprogrammiert. E-Mail-Kommunikation kostet nicht nur Nerven, sondern ist auch unglaublich ineffizient.

Confluence für unkomplizierte Zusammenarbeit

Wiki-basierte Projektarbeit bündelt die Informationen an einem Ort. Die Zusammenarbeit an Inhalten wird so zur Leichtigkeit. Mit dem Rich-Text-Editor von Confluence ist sogar gleichzeitiges Arbeiten an einem Dokument möglich. Das lästige Hin- und Herschicken der Dokumenten und die Verwaltung der Versionen per Hand entfallen. Es bleibt endlich mehr Zeit für das Wesentliche.

Wikibasierte Zusammenarbeit

Der Microblog als transparentes Kommunikations-Tool

Confluence zentralisiert die Zusammenarbeit. Alle relevanten Informationen liegen sozusagen nur noch in einem gemeinsamen Arbeitszimmer statt bei jedem Projektmitglied zu Hause. Kommunikation wird dadurch aber nicht überflüssig.

In jedem Projekt gibt es Szenarien wie diese: Kollegen wollen die anderen Projektmitglieder über geführte Gespräche informieren, auf neue Inhalte im Wiki hinweisen, schnell neue Ideen loswerden und diese mit den anderen diskutieren. Diese Abstimmung ist aus diversen Gründen wichtig für den Projekterfolg.

Hier kommen Confluence-Microblogs ins Spiel. In die Projekt-Startseite eines Confluence-Bereichs eingebunden, bietet ein Microblog einen direkten Überblick über die Projektkommunikation. Diskussionen laufen transparent ab und sind auch für Projektmitglieder, die erst später einsteigen, noch sichtbar und nachvollziehbar. Viele Gruppenchat-Tools bieten diese Möglichkeit nicht. Die an Facebook erinnernde Struktur der Microblog-Timeline regt zur Kommunikation an, ohne dabei unübersichtlich zu werden. (Das bestätigt auch auch Asja Hermanns von der B. Braun Melsungen AG.) Funktionen wie der Richt-Text-Editor, Likes, Hashtags, Themen, @-Erwähnungen, die Suche und die Abo-Funktion unterstützen den Kommunikationsfluss.

Microblogging

Kommunikation im Intranet und Extranet fördern

Microblogging für Confluence bietet viel Flexibilität für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle in externen oder internen Projekten. Im Intranet setzen Sie den Microblog vielseitig als Kommunikationswerkzeug in Form einer öffentlichen Timeline für unternehmensweite Neuigkeiten und Diskussionen ein. Für die Projekt-, Team-  oder Abteilungskommunikation beschränken Sie die Timeline einfach auf den jeweiligen Arbeitsbereich.

Im Extranet nutzen Sie Microblogs in geschlossenen Bereichen mit Geschäftspartnern (Kunden, Partner, Zulieferer etc.). Mitarbeiter können in einer globalen Microblog-Timeline z.B. auf dem Dashboard des Extranets alle Diskussionen aus den Extranet-Bereichen, auf die sie Zugriff haben, auf einen Blick verfolgen und auf Beiträge antworten. Geschäftspartner sehen wiederum nur die Posts, die innerhalb ihres Bereichs geschrieben werden.

Microblog-Konfiguration

Zeit sparen beim Anlegen von Arbeitsbereichen

Große Intranets und Extranets umfassen schnell einige Hundert Projekt-, Kunden- oder Abteilungsbereiche. Häufig sind diese für jedes Projekt, jeden Kunden etc. strukturell gleich aufgebaut. Um diese Struktur in neuen Bereichen nicht jedes Mal nachbilden zu müssen, gibt es in Confluence Bereichsvorlagen: Einmal definiert lassen sich Bereiche im Nu mit allen notwendigen Unterseiten, Funktionen und Standardinhalten erstellen.

Dafür ist in der Regel ein wenig Programmieraufwand nötig. (Noch einfacher geht’s mit der Confluence-Erweiterung Space Tree Creator. Mit dieser App kopieren Sie einfach in Confluence zusammengeklickte Vorlagenbereiche und ersetzen Platzhalterinhalte mit wenigen Klicks.)

Microblog-Konfiguration mit Platzhalter-Makro automatisieren

Ein Microblog lässt sich über das Makro Microblog Timeline flexibel in jede beliebige Seite in Confluence einbinden und dort individuell konfigurieren. Sie fügen den Bereich in der Microblog-Administration hinzu, legen ein Standard-Thema an und schränken die Timeline auf Beiträge aus diesem Bereich ein. Doch in Bereichen, die gleich aufgebaut sind, ist häufig auch die Konfiguration des integrierten Microblogs identisch.

Damit die Konfiguration beim Anlegen neuer Projekt- oder Kundenbereiche nicht immer wieder neu erfolgen muss, können Sie in der neuesten Version von Microblogging für Confluence einfach das Makro Microblog Placeholder in eine Bereichsvorlage einbinden. Wenn Sie aus Ihrer Bereichsvorlage nun einen neuen Bereich erstellen, wird der Microblog automatisch konfiguriert. Sie sparen so das manuelle Hinzufügen des neuen Bereichs in der Microblog-Admininstration, das Anlegen des Standard-Themes und die Beschränkung auf diesen Bereich.

Microblogging Platzhaltermakro

Für Endnutzer im Unternehmen, die in Projekten (und in anderen Zusammenhängen) schnell, transparent und zentral kommunizieren und zusammenarbeiten müssen, bietet Microblogging für Confluence eine ebenso schlanke wie mächtige Lösung. Darüber hinaus integrieren wir immer mehr administrative Komfortfunktionen, die in der Summe viel Zeit und Aufwand sparen.

Microblogging für Confluence ist jetzt in der neuesten Version 3.3 auf dem Atlassian Marketplace verfügbar und Sie können das Produkt 30 Tage lang vollumfänglich auf Herz und Nieren testen. Fragen oder Feedback? Sprechen Sie uns an: Unser Entwicklungsteam freut sich auf Ihre wertvollen Rückmeldungen, Ihre Feature-Wünsche und Ihre Anregungen!

Microblogging for Confluence ist übrigens auch Bestandteil der von //SEIBERT/MEDIA entwickelten Confluence-basierten Social-Intranet-Suite Linchpin.

Weiterführende Infos

Dokumentation und User Guide
Microblogging für Confluence: Die Möglichkeiten im Überblick
Microblogging für Confluence ist jetzt responsiv!
36 Anwendungsfälle für einen Enterprise Microblog

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