Space Privacy: Noch mehr Sicherheit und Flexibilität bei der Zusammenarbeit mit Externen in Confluence

Confluence-Extranet mit Space PrivacyView this post in English

Confluence bietet im Zusammenspiel mit der App Space Privacy beste Voraussetzungen, um mit externen Nutzern wie Kunden und Partnern auf einer Plattform – beispielsweise in einem Confluence-Extranet – zusammenzuarbeiten. Wichtige Informationen können hier gemeinsam erarbeitet und dauerhaft miteinander geteilt werden. Dateien, Vorschriften, Ablaufpläne, Termine lassen sich unkompliziert und übersichtlich auf Wiki-Seiten sammeln und darstellen. Je nach Berechtigungsschema können sowohl interne als auch externe Nutzer diese bearbeiten und aktuell halten oder auch neue Informationen erstellen.

Neue Extranet-Bereiche erstellen Sie genauso unkompliziert wie normale Confluence-Bereiche. Alternativ können Sie auch bestehende Confluence-Bereiche per Klick in Extranet-Bereiche umwandeln. Ebenso ist eine Zurückumwandlung von einem Extranet-Bereich in einen normalen Confluence-Bereich kein Problem, egal ob einzeln oder alle auf einen Schlag.

Weisen Sie einem Extranet-Bereich neue Nutzer hinzu, können Sie für diese eine automatische Willkommens-Mail aktivieren. So wissen Ihre Nutzer direkt Bescheid, dass sie nun Zugriff auf den Extranet-Bereich besitzen. Die Mail können Sie in verschiedenen Sprachen (Standard Deutsch und Englisch) versenden.

Erstellen eines neuen Extranet-Bereichs mit Space Privacy

Transparente und effiziente Kommunikation mit Microblogs

Die App Microblogging für Confluence erweitert das System um einen effizienten und transparenten Nachrichtenkanal. In einer Microblog-Timeline können die Nutzer Neuigkeiten und Ideen einfach und schnell austauschen, wie sie es von Facebook oder anderen Social-Media-Plattformen kennen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, Microblog-Beiträge nach Bereichen und Themen zu ordnen. So lässt sich der gemeinsame Arbeitsbereich mit Externen um einen einfachen, schlanken und effektiven zusätzlichen Kommunikationskanal ergänzen.

Berechtigungen regeln dabei die Sichtbarkeit von Microblog-Themen und -Beiträgen. Externe Nutzer sehen nur Nachrichten aus den Bereichen, für die sie Zugriffsrechte besitzen. Interne Mitarbeiter können sich hingegen den Microblog so konfigurieren, dass sie die Nachrichten aus allen Bereichen sehen oder auch nur aus bestimmten Bereichen, die für sie individuell relevant sind. Auch ein Abonnement neuer Nachrichten per E-Mail ist kein Problem. Um die Aufmerksamkeit bestimmter Nutzer auf einen Microblog-Beitrag zu ziehen, nutzen Sie die in Confluence üblichen persönlichen Erwähnungen. Der so angesprochene Nutzer erhält automatisch eine Benachrichtigung, wie man es auch von Confluence-Seiten und Kommentaren kennt.

Space Privacy stellt mit der neuesten Version 2.0 sicher, dass Sie in einem Microblog-Beitrag nur Nutzer erwähnen können, die auch Zugriff auf das jeweilige Thema haben, in das sie posten. So können interne Mitarbeiter, die Zugriff auf mehrere Kunden- oder Partner-Bereiche besitzen, nicht aus Versehen externe Nutzer erwähnen, die auf diese Bereiche keinen Zugriff besitzen. Der Schutz persönlicher Daten ist somit auch im Microblog stets garantiert.

Microblogging in Confluence

Nutzerverwaltung und Sichtbarkeiten im Extranet

Space Privacy verwendet standardmäßig Confluence-Benutzergruppen, um die Sichtbarkeit der Benutzer untereinander einzuschränken. Nutzer, die dem Extranet-Bereich A zugewiesen sind, landen in einer Gruppe (extranet-bereich-a-nutzer) und können Anwender, die dem Extranet-Bereich B (extranet-bereich-b-nutzer) zugeordnet sind, nicht sehen. Ist ein Nutzer beiden Extranet-Bereichen (A und B) zugewiesen und damit in beiden Gruppen, dann kann er auch die Nutzer aus beiden Bereichen sehen und von den Usern aus beiden Bereichen gesehen werden.

Für interne Nutzer (z.B. Ihre eigenen Mitarbeiter) können Sie ab Version 2.0 unabhängig von den Extranet-Bereichen eine Gruppe definieren, deren Nutzer sich immer sehen dürfen, egal in welchen Bereichen diese aktiv sind (z.B. Gruppe interne-nutzer).

Confluence gibt Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten der Benutzerverwaltung an die Hand. Sie können das Confluence-eigene Benutzerverzeichnis verwenden oder externe Verzeichnisse wie das LDAP anbinden. Wie zuvor erwähnt, verwendet Space Privacy im Standard die Confluence-Benutzergruppen, um die Sichtbarkeiten der Benutzer einzuschränken. Ist Ihr externes Benutzerverzeichnis so eingestellt, dass es keine Confluence-Gruppen erlaubt, können Sie ab Version 2.0 von Gruppen- auf Einzelberechtigungen wechseln, um die Kompatibilität mit Ihrem externen Benutzerverzeichnis sicherzustellen. Eine automatische Überprüfung nach der Installation gibt Ihnen Auskunft, ob Sie die Gruppenberechtigungen verwenden können oder besser auf Einzelberechtigungen umschalten sollten.

Selbstverwaltung von externen Nutzern

Die Benutzerrolle des Extranet-Nutzerverwalters ermöglicht es Ihnen, die Verwaltung der externen Nutzer an ihren Kunden oder Partner zu übergeben. Dann kann Ihr Kunde oder Partner dem Extranet-Bereich, in dem er die Berechtigung innehat, selbstständig neue externe Mitarbeiter oder Projektpartner hinzufügen oder diese löschen. Externe können sich so innerhalb ihres eigenen Bereichs selbstverwalten, ohne dass Sie Sorgen um die Sicherheit Ihrer internen Daten haben müssten.

Rechtemanagement im Extranet

Ihnen stehen verschiedene Benutzerrollen in Extranet-Bereichen zur Verfügung. Diese lassen sich in der Administration auch global für alle Bereiche anpassen. Im Standard sind das diese Rollen:

  • Leser
  • Kommentator
  • Bearbeiter Eingeschränkt
  • Bearbeiter Standard
  • Bearbeiter Erweitert
  • Extranet-Nutzerverwalter
  • Extranet-Bereichsverwalter

Zusätzlich zu der im Abschnitt Nutzerverwaltung und Sichtbarkeiten erwähnten Gruppe, die für jeden Extranet-Bereich erstellt wird (extranet-bereich-a-nutzer), erstellt Space Privacy weitere Gruppen je Benutzerrolle, sogenannte Berechtigungsgruppen. Das heißt: Alle Nutzer mit der Benutzerrolle Leser werden einer Gruppe (extranet-bereich-a-leser) hinzugefügt. Space Privacy legt jedoch nur für die Benutzerrollen Gruppen an, die Sie auch verwenden bzw. aktiviert haben.

Die Berechtigungsgruppen lassen sich ab Space Privacy 2.0 auch für weitere Aktionen in Confluence verwenden. Beispielsweise können Sie eine dieser Gruppen in einem Microblog, in einem Kommentar oder auf einer Seite erwähnen, damit alle Nutzer in dieser Gruppe gleichzeitig eine Benachrichtigung erhalten. Diese Möglichkeit lässt sich in der Administration ein- und ausschalten.

Berechtigungen in Extranet-Bereichen

Jetzt herunterladen und kostenfrei testen

Space Privacy steht in der neuesten Version auf dem Atlassian Marketplace zum Download für Ihre Confluence-Instanz zur Verfügung: Sie können die App 30 Tage lang unverbindlich und kostenfrei ausprobieren. Haben Sie Fragen oder Anregungen zum Produkt? Brauchen Sie Unterstützung bei der Lizenzierung oder bei der Integration in Ihr System? Dann melden Sie sich einfach bei uns, wir beraten Sie gerne!

Weiterführende Infos

Space Privacy – Extranet für Confluence
Space Privacy für Confluence: Geschützte Zusammenarbeit im Extranet
Confluence-Extranet – jetzt mit leichterer Nutzerverwaltung und mehr Flexibilität
Extranet-Erweiterung des Konzern-Intranets mit externen Teilnehmern