Erste Schritte: Der StepShot Guide Creator im Überblick

2016 war der StepShot Guide Creator beim Atlassian Codegeist-Hackathon als Popular Choice Add-on für Confluence nominiert, heute steht das Produkt auf dem Atlassian Marketplace bereit und kann direkt getestet werden. Wenn Sie den StepShot Guide Creator noch nicht kennen, ist dieser Artikel ein passender Einstieg.

Die Möglichkeiten des StepShot Guide Creators

Wenn Sie Confluence nutzen, verbringen Sie wahrscheinlich jede Menge Zeit damit, Prozessbeschreibungen und Software-Anleitungen zu erstellen. Wenn Sie klassisch vorgehen, nehmen Sie jeden Screenshot einzeln auf und nutzen einen Bildeditor, um sie einzeln mit Kommentaren zu versehen; dann laden sie all diese Visualisierungen in Confluence hoch und ergänzen die Seite noch um Textbeschreibungen. Manuelle Arbeit, unterschiedliche Kontexte und die zeitraubenden Aspekte machen diese Prozedur mühsam und ineffizient. Wie klingt der Gedanke, dass Sie so etwas mindestens doppelt so schnell als bisher hinbekommen können, wenn Sie StepShot Guides für Confluence nutzen?

Der zentrale Vorteil dieser Lösung besteht in der Effizienz der Arbeit. Der Guide Creator kombiniert das Erstellen von Screenshots, die Kommentierung von Bildern und die instantane Veröffentlichung auf einer Confluence-Seite – alles in einem Werkzeug. Es gibt derzeit kein anderes Tool, das es den Nutzern erlaubt, so schnell Screenshot-basierte Guides in Confluence zu produzieren.

Den StopShot Guide Creator installieren

Um den StepShot Guide Creator für Confluence Cloud zu installieren, folgen Sie einfach den folgenden Schritten:

StepShot Guide Creator

Wenn Sie das Produkt für eine Server-Installation testen möchten, folgen Sie einfach diesen Schritten:

  • Suchen Sie den StepShot Guide Creator auf dem Atlassian Marketplace.
  • Wählen Sie die Hosting-Variante Confluence Server.
  • Geben Sie Ihre Informationen ein und klicken Sie auf Generate license, wenn Sie zu MyAtlassian weitergeleitet werden.
  • Laden Sie die App herunter.
  • Installieren Sie die App.
  • Aktivieren Sie das Produkt mit der Lizenz.

Hier sind noch mehr Informationen über die Installation der Apps.

Hinweis: Es sind Administratorrechte erforderlich, um den StepShot Guide Creator für Confluence Server zu installieren.

Die Anwendung starten

Einen neuen Guide können Sie in Confluence Cloud auf jeder beliebigen Seite erstellen, sofern Sie die Berechtigung haben, diese zu editieren. Loggen Sie sich in Confluence ein, klicken Sie auf den Plus-Button in der globalen Sidebar, wählen Sie den StepShot-Blueprint und öffnen Sie einen Desktop-Client.

StepShot Guide Creator

Hinweis: Wenn noch keine Client-Anwendung installiert ist, wählen Sie den passenden Installer (Windows oder Mac).

Wenn Sie Confluence Server nutzen, melden Sie sich in der Instanz, klicken Sie auf den Drei-Punkte-Button in der globalen Menüleiste, wählen Sie den StepShot-Blueprint und starten Sie den Desktop-Client.

StepShot Guide Creator

Haben Sie den StepShot Guids Creator für Ihr Betriebssystem und Ihre Confluence-Hosting-Lösung (Server oder Cloud) bereits heruntergeladen? Dann können Sie nun fast schon mit der Erstellung des ersten Guides beginnen.

Den Bildeditor konfigurieren

Bevor Sie mit der Erstellung von Screenshots anfangen, können Sie die Standardeinstellungen für den Bildeditor konfigurieren:

  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen.
  • Dann wählen Sie das Tab Allgemeine Konfiguration.
  • Klicken Sie in der linken Sidebar auf Image Editor Config.
  • Definieren Sie nun die Standardwerte.

StepShot Guide Creator

Hinweis: Dieses Konfiguration ist nur in Confluence Server möglich.

Nun können wir endlich loslegen.

Den Erfassungsmodus wählen

Die Software-Oberfläche ist eigentlich intuitiv. Damit braucht es quasi keine Einarbeitungszeit, um den StepShot Guide Creator zu nutzen. Das Tool kann mit jedem Mausklick automatisch eine Sequenz von Screenshots und Textbeschreibungen anfertigen. Dabei können Sie zwischen drei Erfassungsmodi wechseln: Entweder nehmen Sie den gesamten Bildschirm auf, nur ein aktives Fenster oder einen bestimmten Bereich, den Sie selbst festlegen, indem Sie die Kanten des orangen Vierecks ziehen.

StepShot Guide Creator

Screenshots editieren

Wenn Sie die Screenshots aufgenommen haben, können Sie diese im Editiermodus mit Anmerkungen versehen:

  1. Fügen Sie geometrische Formen hinzu (Vierecke, gerundete Vierecke, Ellipsen, Pfeile, Linien und mehr).
  2. Platzieren Sie Sequenzhinweise auf dem Screenshot.
  3. Verwischen Sie bestimmte Bereiche eines Screenshots.
  4. Fügen Sie Textboxen hinzu.
  5. Heben Sie bestimmte Informationen hervor.
  6. Beschneiden Sie einen Screenshot.
  7. Umranden Sie Elemente.
  8. Kolorieren Sie Formen.
  9. Schattieren Sie Elemente.
  10. Selektieren Sie Elemente auf dem Screenshot.
  11. Gruppieren Sie bestimmte Elemente im Screenshot.

StepShot Guide Creator

Veröffentlichung in Confluence

Wenn Sie mit dem Bearbeiten der Screenshots fertig sind, klicken Sie auf oben rechts auf Veröffentlichen, um die Inhalte in Confluence zu speichern. Dafür haben Sie die Wahl aus neun mitgelieferte Vorlagen; per Hover können Sie Vorschauen ansehen.

StepShot Guide Creator

In Confluence Server sind die Screenshots auf einer Seite Bilder, keine Makros. Sie können die Screenshots also entsprechend als Bilder in der Vorschau sehen. Darüber hinaus können Sie einzelne Screenshots anklicken, ein- und auszoomen, die Größe anpassen, sie als Präsentation anzeigen, sie per Pin mit Kommentaren versehen und sie nacheinander in der Großansicht aufrufen.

StepShot Guide Creator

Bilder auf der Confluence-Seite editieren

Nachdem der Guide in Confluence publiziert wurde, haben Sie weiterhin die Möglichkeit, Screenshots über den Bildeditor zu modifizieren.

StepShot Guide Creator

Der Editor erlaubt es, bestehenden Anmerkungen zu ändern und jederzeit neue hinzuzufügen. Das spart Zeit und versetzt Sie in die Lage, vorhandene Bilder z.B. in Ihrer Wissensbasis jederzeit problemlos anzupassen. Dabei haben Sie diese Möglichkeiten:

  • Linien, Pfeile und Rechtecke zeichnen
  • Bestimmte Bereiche eines Bildes verwischen
  • Elemente hervorheben und Formen kolorieren
  • Alle Änderungen in separaten Layern speichern
  • Bilder jederzeit neu editieren

StepShot Guide Creator

Im Hinblick auf die Funktionen gibt es ein paar Unterschiede zwischen dem Step Shot Guide Creator für Confluence Server und Confluence Cloud. In Cloud-Instanzen müssen Sie bislang leider auf diese Funktionalitäten verzichten:

  • Konfiguration der Standardwerte des Bildeditors
  • Vorschau der Screenshots als Bilder, da sie Makros sind
  • StepShot von der zuvor veröffentlichten Seite aus starten

Hinweis: StepShot arbeitet zurzeit an einer aktualisierten Version für Confluence Cloud, die demnächst verfügbar sein wird.

Fazit

Das Erstellen und Pflegen von Dokumentationen in Confluence kann um vieles reibungsärmer und effizienter sein als mit klassischen Methoden. Der StepShot Guide Creator hilft Teams, ihre Ideen und ihr Wissen schneller und gleichzeitig auf professionellere Weise zu kommunizieren.

Weiterführende Infos

Möchten Sie mehr über Möglichkeiten und Anwendungsfälle des StepShot Guide Creators erfahren, das Produkt unverbindlich testen oder die App direkt lizenzieren? Dann melden Sie sich bei uns: Wir sind Produktpartner von StepShot und bieten Ihnen eine ausgereifte technische Lösung, fachliche Beratung und umfassenden Support aus einer Hand.

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