Google G Suite für Zusammenarbeit bei Unternehmen, Selbstständigen und Freiberuflern

G Suite im Browser

G Suite im Browser

Viele denken bei „Zusammenarbeit in der Cloud“ heutzutage an Google. Doch mit der G Suite hat Google weit mehr als Gmail und Google Docs im Portfolio, nämlich ein potentes und skalierbares Paket für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler.

Google war lange Zeit allein wegen seiner Suche bekannt. Wirklich geändert hat sich das durch Gmail („Google Mail“), den E-Mail-Dienst von Google. Gestartet 2004, entwickelte sich Google zum führenden E-Mail-Anbieter. Gmail überraschte damals durch ein besonders großzügiges Speicherkontingent und vor allem durch seine Funktionsvielfalt – und das alles im Browser. Schritt für Schritt kamen weitere Dienste wie Google Docs oder Google Drive hinzu. Mittlerweile hat sich Google mit seinen Diensten nicht nur im Browser, sondern auch in den Unternehmen etabliert.

Google für Unternehmen

Was zunächst Angebote für Privatnutzer waren, wurde zunehmend ein attraktives Angebotspaket auch für Unternehmen. Nach mehrmaligem Namenswechsel (zuerst Google Apps for Business, dann Google Apps for Work) gibt es Gmail, Google Docs & Co. inzwischen als Paket unter dem Namen G Suite für den Unternehmenseinsatz.

Zunächst belächelten viele die Lösung. Alles in der Cloud? Keine Office-Dateien, sondern Texte, Tabellen und Präsentationen nur im Browser? Doch gerade die Fokussierung auf die Cloud bietet für viele Unternehmen einen großen Vorteil, spart sie doch immense Aufwände für die eigene Infrastruktur. Und mit Google Drive lassen sich auch „normale“ Dateien auf der eigenen Festplatte speichern und mit der Cloud synchronisieren.

Schon früh führten die Cloud-Lastigkeit, die Funktionsbreite und die weite Verbreitung der G Suite zu einer Kerneigenschaft: einfaches, aber mächtiges Teilen, Anschauen und gemeinsames Bearbeiten von Inhalten. Mit einem einfachen Link können Anwender Inhalte zum Lesen oder zum Bearbeiten teilen. Und durch die weite Verbreitung der Google-Dienste lassen sich Berechtigungen oft gezielt an Googgle-Benutzer erteilen – unabhängig davon, ob der User ein Privatnutzer oder ein Mitarbeiter eines Unternehmens ist.

Bereits vor zwölf Jahren war es dadurch möglich, dass ich mit weiteren, quer in Deutschland verteilten Mitgliedern eines Bürgerjournalismus-Projekts gemeinsam und gleichzeitig Dokumente in Google Docs bearbeiten konnte. Damals mussten wir für die Audio- und Videokommunikation noch auf Skype zurückgreifen. Später hatte Google dann seine eigenen Dienste, die jetzt zusammengefasst als Google Hangouts für Privatnutzer und für Unternehmen zur Verfügung stehen.

Business-Suite

Schritt für Schritt baute Google seinen „App-Zoo“ zu einer Business-Suite für die Zusammenarbeit und die Kommunikation aus. Die Google G Suite gibt es in drei Versionen:

  • Basic: Gmail, Kalender, Drive und Docs, Google Hangouts, Notizen (Keep), Google+, Sites (Websites), Jamboard Service (ein digitales und kollaboratives 55-Zoll-Whiteboard) sowie das Benutzerverzeichnis.
  • Business: Erweitert Basic auf unbegrenzten Speicherplatz in Drive (1 TB pro Nutzer bei weniger als 5 Nutzer), Cloud Search, E-Mail- und Chat-Archivierung, Prüfberichte.
  • Enterprise: Erweitert Business um Sicherheits- und Archivierungs- sowie weitere kritische Unternehmensfunktionen.
G Suite Admin-Konsole

G Suite Admin-Konsole

Das alles gibt es zu einem Preis von €4 (Basic), €8 (Business) beziehungsweise €23 (Enterprise) pro Monat und Nutzer. 44 zusätzliche, aus dem Privatnutzerbereich bekannte Dienste (Apps) werden zwar nicht zugesichert (insbesondere deren Verfügbarkeit), sie können jedoch ebenfalls ganz normal genutzt werden (wenn sie in der Administration freigeschaltet sind.) Beispiele dafür sind Blogger, Google Books, Google Earth, Google Groups, Google Maps, YouTube.

Außerdem ist da der Marketplace, in dem es weitere Google- und Drittanbieter-Apps (wie Trello, Asana, diverse CRM-Systeme) gibt.

Die komplette Administration erfolgt über die Admin-Konsole im Browser, es gibt kein Suchen irgendwelcher Konfigurationsdateien oder Skripte. Im Laufe der Jahre wurde das Rollenkonzept weiter ausgebaut. Auch die Verwaltung von Lizenzen, Geräten oder Domains sowie diverse Auswertungs- und Berichtsfunktionen sind alle in der Admin-Konsole zugänglich.

Für Administratoren in Unternehmen, die es gewohnt waren, alles Mögliche und Unmögliche in Dateien, Skripten, Programmen und Dialogen (verteilt auf zig Server und Dienste) zurechtzusuchen, war dies sehr früh eine große Erleichterung.

G Suite für KMU und Freiberufler

Doch nicht nur für größere Unternehmen lohnt sich den Umstieg auf G Suite. Durch den „expertenlosen“ und bis auf die Endgeräte nahezu „hardwarelosen“ Einsatz der G Suite drängt sich Google als Lösung für Selbstständige sowie kleine und mittlere Unternehmen auf.

Als ich mich 2013 selbstständig machte, überlegte ich mir sehr genau, was ich benötigen würde und welche Lösungen für mich optimal wären. Die G Suite ist mit ihrem fixen und kalkulierbaren Betrag von vier Euro pro Monat je Nutzer und ihrer Cloud ideal für mich. Ich brauche keine eigene Infrastruktur außer einer stabilen und schnellen Internetanbindung sowie einem Notebook und einem Smartphone. Für mich als Freelancer reicht die Basic-Version aus. Außerdem kannte ich die Google-Apps bereits seit Jahren als Privatnutzer. Die Admin-Konsole ist (inzwischen) klar, aufgeräumt und einfach zu bedienen.

Auch wenn ich aus besonderen Gegebenheiten ebenfalls einen eigenen „Cloud-Server“ (einen NAS von Asustor) sowie Office 365 im Einsatz habe, könnte ich doch fast alle Aufgaben, die im Rahmen meiner Tätigkeit anfallen, mit der G Suite erfüllen.

Gerade als Freelancer, der mit unterschiedlichsten Kunden und Partnern zusammenarbeitet, bin ich darauf angewiesen, ein breites Spektrum an Interoperabilität abzudecken. Die G Suite ist für mich nahezu unschlagbar. Dazu kommt, dass ich eben auch als „Privatmensch“ unterwegs bin. Als Selbstständiger fällt mir das leicht: Ich schalte in der Admin-Konsole einfach die Funktionen frei, die ich benutzen will. Im Unternehmenseinsatz können die Admins hier sehr genau einstellen, was die Mitarbeiter mit ihren Unternehmens-Accounts benutzen können.

Die Einrichtung einer Domain für die G Suite ist inzwischen auch sehr einfach geworden. Google stellt die genauen DNS-Einträge für meinen Domain-Host zur Verfügung. Beispielsweise habe ich mir den MX-Eintrag kopiert und ihn bei meinem Provider in der Domain-/DNS-Verwaltung eingetragen. Nur wenig später konnte ich mit Gmail meine Mails der Domain frank-hamm.com senden und empfangen. Dabei kann ich selbst darüber entscheiden, welche Dienste ich unter meiner Domain bei welchem Anbieter verwende. Mails an meine Domain lese ich mit Gmail, aber mein Webauftritt unter frank-hamm.com liegt bei einem anderen Provider.

Fazit

Insgesamt ist die Google G Suite sowohl für große als auch für kleine und mittlere Unternehmen und auch für Selbstständige mit ihrem Funktionsumfang und ihrer „No thrill“-Administration sehr attraktiv. Besonders herausragend ist die G Suite, wenn es um eine einfache und schnelle Zusammenarbeit nicht nur im eigenen Unternehmen, sondern auch mit Kunden und anderen Partnern geht.

Tipp: Google Cloud-Frühstück wieder am 15. März 2018 in Wiesbaden

Interessieren Sie sich für moderne Zusammenarbeit in Unternehmen mit Google-Software? Dann kommen Sie doch mit anderen Interessierten zusammen! Am 15. März 2018 findet in Wiesbaden wieder unser Google Cloud-Frühstück mit Vorträgen und Austausch in lockerer Café-Atmosphäre statt – kostenfrei. Hier gibt es weitere Infos.

Frank Hamm ist Berater für Kommunikation und Kollaboration und unterstützt Unternehmen bei ihrem Weg in der digitalen Transformation. Seit 2005 schreibt er im INJELEA-Blog über Social Business, Intranet, Enterprise 2.0 und Unternehmenskommunikation. Hamm ist bekennender Nexialist und begleitet seine Beobachtungen als Der Schreibende. Weitere Artikel von Frank Hamm finden Sie in unserem Intranet-Special.

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