Google G Suite versus Microsoft Office 365: Ist ein Vergleich möglich?

Ein Vorhaben, rasch einmal einen Paket-Vergleich "G Suite versus Office 365" zu schreiben, scheitert sehr schnell. Die Erfahrung zeigt, dass man die beiden Produkte nicht mit einer simplen Tabelle und einem Abhaken von Funktionen vergleichen kann. Zu zahlreich sind die Anwendungen (Apps) der jeweiligen Pakete, zu unterschiedlich sind teilweise ihre Funktionen - und zu vielfältig sind auch die Möglichkeiten, diese kombiniert im Unternehmen für verschiedene Ziele einzusetzen.

Bei traditionellen Anwendungen wie Texten/Dokumenten oder Tabellen erscheint ein einfacher Vergleich zunächst noch möglich, doch bei Anwendungsvergleichen von Googles Notizen und Microsofts OneNote wird bereits klar, dass es teilweise sehr unterschiedliche Philosophien gibt. Hinzu kommen die verschiedenen Möglichkeiten, die Apps der jeweiligen Pakete zu kombinieren und gemeinsam für Aufgabenstellungen einzusetzen.

Unterschiedliche Philosophien

Den Paketen ist ihre Herkunft deutlich anzusehen. Googles G Suite entstand schon immer aus der Cloud und der Verknüpfung von Anwendungen heraus. Office 365 ging aus installierten PC-Anwendungen, serverbasierter Unternehmens-Software wie SharePoint und neu entwickelten "Apps" hervor.

Schon früh ergab sich daraus bei Google die Maxime der einfachen Administration und des einfachen Einsatzes im Browser oder in leichten Apps (siehe auch Google G Suite für Zusammenarbeit bei Unternehmen, Selbstständigen und Freiberuflern).

G Suite Admin Center

G Suite Admin Center

Microsoft musste lange Zeit mit der Konsolidierung unterschiedlichster Software-Philosophien kämpfen. Weiterhin hatten sich bei den Microsoft-Produkten komplexe Einzelpakete entwickelt, um die Anforderungen möglichst vieler Unternehmen zu befriedigen. Beides ist bei Office 365 in der Administration und auch in den Apps oft immer noch erkennbar. Microsoft hat in den letzten Jahren zwar viel für die Vereinfachung getan (beispielsweise in der Administrationsoberfläche). Immer noch müssen Administratoren für Konfigurationsänderungen jedoch auf Kommandozeilenbefehle zurückgreifen (beispielsweise die PowerShell for SharePoint in Office 365).

Office 365 Admin Center

Office 365 Admin Center

Insgesamt lassen sich die beiden Philosophien vereinfacht so zusammenfassen:

  • Google macht's einfach einfach.
  • Microsoft macht alles möglich, wenn auch nicht immer einfach.

Positionierung der Pakete

G Suite und Office 365 sind ähnlich positioniert. Google etwa beschreibt seine G Suite so:

Die G Suite bietet Ihnen alles, um jederzeit erstklassige Arbeit zu leisten – und zwar sowohl am Computer als auch auf dem Smartphone oder Tablet.

Die G Suite bietet:

  • Kommunikation ("Kollegen überall erreichen")
  • Zusammenarbeit ("Alles, was Sie zur Umsetzung von Projekten brauchen")
  • Speicherplatz ("Dateien speichern und im Handumdrehen wiederfinden")
  • Verwaltung ("Nutzer, Geräte und Daten einfach und sicher verwalten")

Microsoft sieht Office 365 als den...

... Ort, an dem Sie erstellen, kommunizieren, zusammenarbeiten und hervorragende Arbeit leisten.

Schaut man sich Office 365 an, so könnte die Beschreibung des Angebots genauso wie bei der G Suite lauten, auch wenn Microsoft auf eine etwas umständliche Darstellung zurückgreift:

  • "Es sind die Apps, die Sie kennen und schätzen."
  • "Es ist immer auf dem neuesten Stand."
  • "Es ist auf allen Ihren Geräten."
  • "Es ist Ihre hervorragende Arbeit – in der Cloud."

Letztendlich geht es bei beiden Paketen um Kommunikation und Zusammenarbeit sowohl im Unternehmen als mit Partnern des Unternehmens (wie Kunden, Lieferanten, Kooperationspartnern).

Tarife

Beide Pakete, G Suite und Office 365, gibt es in ähnlichen Tarifmodellen. Beide Pakete werden in flexiblen Software-Abonnements aus der Cloud angeboten. Beide Pakete lassen sich im Browser und mit einfachen, kleinen Apps (wie auf dem Smartphone oder auf dem PC/Mac) einsetzen. Bei Office 365 gibt es zusätzlich noch Tarifmodelle mit klassisch installierter Software für den Desktop-Rechner (beispielsweise Powerpoint oder Skype for Business).

Google hat für die G Suite ein recht einfaches Preisschema, Microsoft differenziert zunächst zwischen Tarifen für "kleine Unternehmen" mit bis zu maximal 300 Benutzern und Unternehmenstarifen mit unbegrenzter Nutzerzahl.

Die Tarife der beiden Pakete unterscheiden sich jeweils durch die enthaltenen Anwendungen sowie durch die Möglichkeiten der Administration und die Sicherheits- und Compliance-Features. Bei den G Suite-Tarifen ist es außerdem möglich, die weiteren kostenlosen Google-Anwendungen für Privatanwender zu nutzen (administrierbar im Admin Center).

G Suite-Tarife für Unternehmen (Preise pro Nutzer und Monat im Monatsabo):

  • Basic ("Professionelle Office-Suite mit 30 GB Speicherplatz"): 4 €.
  • Business ("Optimierte Office-Suite mit unbegrenztem Speicherplatz und Archivierungsfunktion"): 8 €.
  • Enterprise ("Premium-Office-Suite mit erweiterten Einstellungen und Funktionen"): 23 €.

Office 365-Tarife (Preise je Benutzer/Monat im Jahresabonnement):

  • Tarife für Unternehmen: ProPlus (12,90 € ), Enterprise E1 (6,70 €), Enterprise E3 (19,70 €) und Enterprise E5 (34,40 €).
  • Tarife für kleine Unternehmen: Business (8,80 € bzw. 10,60 € im Monatsabo), Business Premium (10,50 € bzw. 12,60 € im Monatsabo), Business Essentials (4,20 € bzw. 5,10 € im Monatsabo).

Sowohl G Suite als auch Office 365 bieten mit Marketplaces die Möglichkeit, Anwendungen von Drittherstellern zu beziehen.

Insgesamt gibt es keine Kombination, die die Tarife der beiden Anbieter hinsichtlich Umfang und Funktionen wirklich vergleichbar macht. Eine Kombination mit ähnlichen Funktionen in einer ähnlichen Preisregion bilden zwar G Suite Business und Office 365 Business Premium. Doch da lässt Office 365 Business Premium beispielsweise einerseits nur 300 Nutzer, aber andererseits eine lokale Desktop-Installation von Office-Anwendungen zu - und enthält mit dem Outlook Customer Manager ein "Mini-CRM-System".

Nachfolgend gibt es dennoch eine kleine Übersicht zu den wesentlichen Bestandteilen der Pakete. Aufgrund der Vielfalt der Tarifmöglichkeiten sind die Angaben verkürzt und können auch im Detail unvollständig sein.

Office: Texte, Tabellen, Präsentationen, Datenbank

Office 365 Word Online

Office 365 Word Online

  • G Suite: Dokumente, Tabellen und Präsentationen im Browser (oder als Mobile-Apps)
  • Office 365: Word, Excel und Powerpoint im Browser (oder als Mobile-Apps) und je nach Tarif auch Desktop-Installationen sowie das Datenbanksystem Access

Inzwischen sind bei G Suite und bei Office 365 Rechtevergaben (an Benutzer oder per Link), gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Benutzer, Versionshaltung und Kommentare möglich und enthalten.

G Suite Docs

G Suite Docs

Persönliche Organisation: Mails, Kalender, Aufgaben

  • G Suite: Gmail, Kalender, Aufgaben (im Browser beziehungsweise in Mobile-Apps)
  • Office 365: Outlook (im Browser, in der Mobile-App sowie je nach Tarif auch als Desktop-Installation)

Bei beiden Paketen sind Rechtevergaben an andere Benutzer für Mails und Kalender möglich.

Chats, Videokonferenzen und Teams

  • G Suite: Chats für Personen und Gruppen (nur innerhalb des Unternehmens), "klassische" Hangouts, Meets (Videokonferenzen)
  • Office 365: Skype for Business, Microsoft Teams.

Microsoft hat im vergangenen Jahr Microsoft Teams vorgestellt, das irgendwann Skype for Business (früher Lync) ablösen soll. Außerdem beinhaltet Teams noch weitere Komponenten von Office 365 wie den Planner (teambasierte Aufgabenplanung und -bearbeitung), Dateien und Wiki.

Speicherplatz

  • G Suite: Google Drive
  • Office 365: OneDrive for Business, SharePoint

Beide Pakete bieten Desktop- beziehungsweise Mobile-Clients zur Synchronisierung an. Die Möglichkeiten, Dateien nur auf Anforderung zu laden/zu synchronisieren, gibt es sowohl bei G Suite ("Drive File Stream") und als auch bei Office 365 ("Files On Demand").

Bei G Suite gibt es im Basistarif 30 GB, ab Business-Tarif unbegrenzten Speicherplatz. Bei Office 365 gibt es in den Tarifen für kleine Unternehmen, ProPlus und Enterprise E1 jeweils 1 TB und darüber (E3 und E5) unbegrenzten Speicherplatz.

Bei Office 365 können Bibliotheken mit SharePoint angelegt werden.

Notizen

  • G Suite: Notizen (Browser und Mobile-App)
  • Office 365: OneNote (Desktop, Browser und Mobile-App)

Mit beiden Paketen lassen sich Inhalte und Ideen notieren, teilen und verwalten. Bei den G Suite-Notizen (Keep) ist für die flüssige Arbeit am Desktop jedoch der Chrome-Browser erforderlich.

Dem einfachen, auch gemeinsamen Arbeiten mit Notizen in der G Suite steht das umfangreiche OneNote von Office 365 gegenüber.

Websites

  • G Suite: Sites (für öffentliche und unternehmensinterne Websites)
  • Office 365: öffentliche und unternehmensinterne Websites auf Basis von SharePoint

Durch die Basis von SharePoint bei Office 365 lassen sich umfangreiche Anwendungen erstellen. Das erfordert jedoch auch eine umfangreiche Vorbereitung beziehungsweise umfassendes SharePoint-Know-how.

Netzwerken

  • G Suite: Google+
  • Office 365: Yammer

Beide Pakete ermöglichen den internen und den öffentlichen Einsatz des jeweiligen sozialen Netzwerks. Google+ ist im öffentlichen Einsatz auch öffentlich sichtbar und nutzbar. Mit Yammer lassen sich soziale Netzwerke anlegen, die auch von Externen betreten werden können.

Weitere Anwendungen

G Suite

  • Google Jamboard zum gemeinsamen Arbeiten an einem Whiteboard (ab Basistarif)
  • E-Mail- und Chat-Archivierung, Aufbewahrungsrichtlinien (ab Business-Tarif)
  • E-Discovery (ab Business-Tarif)
  • Schutz vor Datenverlust (Gmail, Drive) (ab Enterprise-Tarif)

Office 365

  • Planner für die gemeinsame Aufgabenplanung und -bearbeitung (angelehnt an Kanban)
  • Sway für visuelle Newsletter, Präsentationen und Dokumentationen
  • StaffHub zur Verwaltung von Arbeitszeiten und Routineaufgaben (ab Business Premium)
  • Richtlinien für Aufbewahrung und Löschung von Daten (ab Enterprise-Tarifen)
  • Analysen und Business Intelligence mit MyAnalytics und Power BI Pro (ab Enterprise-Tarifen)
  • eDiscovery einschließlich Suche, Speicherung, Export und Analyse (ab Enterprise-Tarifen)
  • Flow für automatisierte Workflows zwischen Apps und Diensten
  • PowerApps zum Erstellen von Apps mit Datenverküpfungen zu lolaken oder Cloud-Daten

Fazit

Bei der Betrachtung der Tarife und der Anwendungen zeigt sich, dass ein direkter Vergleich der Pakete ohne Berücksichtigung der jeweiligen Anforderungen eines Unternehmens mehr als schwierig ist. Aufgrund der Funktions- und Tarifvielfalt kommen Unternehmen nicht umhin, zunächst eine Anforderungsanalyse vorzunehmen und darauf aufbauend mögliche Tarife der Pakete miteinander zu vergleichen.

Tipp: Google Cloud-Frühstück wieder am 15. März 2018 in Wiesbaden

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Frank Hamm ist Berater für Kommunikation und Kollaboration und unterstützt Unternehmen bei ihrem Weg in der digitalen Transformation. Seit 2005 schreibt er im INJELEA-Blog über Social Business, Intranet, Enterprise 2.0 und Unternehmenskommunikation. Hamm ist bekennender Nexialist und begleitet seine Beobachtungen als Der Schreibende. Weitere Artikel von Frank Hamm finden Sie in unserem Intranet-Special.

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