Confluence an sich ist so wertvoll, dass man sich – wenn man es einmal im Einsatz hat – kaum zurück in die Zeit vor Confluence zurückversetzen kann und mag. Aber mit der Intensivierung der Nutzung entsteht in den Teams oft auch der Wunsch nach mehr Spezialisierung: Ach, wenn Confluence dies und jenes doch besser könnte...
Kann es ja vielleicht! Auf dem Atlassian Marketplace stehen Hunderte verifizierte Erweiterungen für Confluence bereit – von kleinen Helferlein für ganz spezielle Anwendungsfälle bis zu größeren Lösungen, die das System um ganz neue Möglichkeiten für eine breite Nutzerschaft erweitern, von kostenfrei bis zum Enterprise-Preissegment.
Zehn dieser Apps, die Teams und Unternehmen die Arbeit erleichtern, stellen wir hier ganz kompakt vor. Dabei erhebt dieser Beitrag keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Bestimmt werden wir demnächst weitere Tipps für hilfreiche Erweiterungen nachschieben.
Effizient Dokus und Anleitungen erstellen
In jedem Unternehmen müssen Dokumentationen, Anleitungen und Prozessbeschreibungen erstellt werden. Und fast immer ist das eine lästige Mühe, die Stunden verschlingt: Der Mitarbeiter muss eine Fülle von Screenshots aufnehmen, die Bilder müssen mit einem Tool beschriftet und mit Kommentaren versehen werden, schließlich muss der Nutzer alle Dateien als Anhänge einer Confluence-Seite hinzufügen und dann auch noch Hand an die Seite legen, bis sie Doku akkurat ist.
Hier betritt der Step-by-Step Guide Creator von StepShot die Bühne: Er liefert praktische Desktop-Clients mit, mit denen Sie Screenshots und sogar Textbeschreibungen per Klick erstellen; im zugehörigen Editor ergänzen Sie Elemente wie Farben, Textboxen, Flächen, Pfeile, Linien – und mit einem Klick speichern Sie die gesamte Arbeit auf einer Confluence-Seite. Wer das einmal auf diese Art gemacht, dem wird es wie Schuppen von den Augen fallen! Der StepShot Guide Creator ist immer dann, wenn Teams Prozesse systematisch dokumentieren müssen, eine effektive und vor allem effiziente Lösung, die viel Zeit spart.
Diagramme in Confluence
Diagramme sind in jeder Organisation ein Standardarbeitsmittel. Aber Standardlösungen – ob Web-Tools oder klassische Desktop-Anwendungen – erlauben es nicht, an Visualisierungen effizient zusammenzuarbeiten, sie zu zentralisieren, sie zu versionieren, sie unkompliziert zu teilen. draw.io für Confluence erlaubt das alles sehr wohl.
Die App stellt nicht nur ein professionelles, funktionsreiches und nutzerfreundliches Werkzeug zur gemeinsamen Erstellung von Visualisierungen für alle möglichen Anwendungsfälle zur Verfügung. Sie erfüllt auch wichtige Anforderungen, die Organisationen darüber hinaus stellen, nämlich echte Revisionssicherheit, zentrale Ablage, reibungsarme Importfunktionen für andere Formate.
Qualitätsmanagement
Confluence soll die transparente, offene Zusammenarbeit in Teams stärken. Doch manche Organisationen sind intern stärker reglementiert und eben nicht per se "open by default". Oder bei der Erstellung bestimmter Inhalte soll es einen Ablauf mit Reviews und Freigaben geben. Oder Unternehmen nutzen Confluence für eine öffentliche Info-Website.
Jedenfalls besteht in manchen Organisationen die Anforderung, dass nicht jeder Nutzer einfach Seiten live schaltet, sondern dass es einen Freigabeprozess gibt. Diese Anforderung adressiert Comala Workflows mit einer systematischen Verwaltung des Seitenstatus inklusive Zuweisung von Reviewern, Erstellung von Teamaufgaben, automatisch generierten Berichten und mehr. Auf diese Weise erfüllt Comala Workflows auch diverse Compliance-Standards nach ISO und ist damit für Anforderungen an das Qualitätsmanagement in Enterprise-Unternehmen gerüstet.
Archivierung veralteter Inhalte
Je stärker eine Confluence-Instanz genutzt wird und je mehr Nutzer intensiv mit ihr arbeiten, desto realer wird unausweichlich die Gefahr, dass das System zu vermüllen beginnt. Das spiegelt sich wieder in immer aufwändiger werdenden Suchen, Redundanzen, ähnlichen Seiten, von denen man nicht weiß, welche inhaltlich die aktuellere ist, und weiteren Problemen.
Das Archiving-Plugin ist eine Lösung, um solche Herausforderungen mit System anzupacken und in Confluence ein Content-Lifecycle-Management aufzubauen. (Hier finden Sie weitere Infos zum Thema Enterprise-Content-Management.)
Die App bietet granulare und vielfältig konfigurierbare Automatismen, um nicht mehr aktuelle Seiten ausfindig zu machen, sowie Wiedervorlageprozesse von Seiten nach bestimmten Zeiträumen ohne Änderungen und/oder ohne Aufrufe. Dabei werden Seiten nie gelöscht, sondern immer nur (weiterhin durchsuchbar) archiviert – mitsamt ihrer Kommentare, Anhänge, Tags und Historien.
Systematische Software- und Release-Dokumentation
Atlassian entwickelt seine Systeme immer mit Blick auf Teams, die selbst Software erstellen. Solche Teams müssen ihre Produkte für ihre Kunden natürlich umfangreich dokumentieren. Und die Release-Dokumentation für funktionsreiche Produkte, die sich kontinuierlich und häufig verändern, ist nicht trivial.
Um öffentliche Software-Dokumentationen auf Basis von Confluence zu erleichtern, wird Scroll Versions produziert, denn dabei kann ein professionelles Versionsmanagement gute Dienste leisten. Scroll Versions unterstützt die Planung, Erstellung, Verwaltung und Publikation der Inhalte. Übrigens nutzt Atlassian selbst Scroll Versions für die offizielle Dokumentation – keine üble Referenz.
Integration von Office-Dateien
In vielen Organisationen ist, was die Inhalte im Unternehmen betrifft, eine auffällige Parallelität zu beobachten: hier Confluence mit seiner Offenheit, da die geschlossene, statische Welt der Office-Dokumente. GoEdit führt beide Linien zu einem Schnittpunkt zusammen: Dank dieser App können Sie Office-Dokumente aus Confluence heraus bearbeiten. Per Klick auf die Anhangsverknüpfung wird die lokal installierte Office-Anwendung aufgerufen, der Nutzer kann nun seine Änderungen im Dokument wie gewohnt vornehmen. Nach dem Speichern wird die Office-Datei in der aktualisierten Version automatisch auch in Confluence gesichert.
Der Tod der statischen Office-Datei wird vielfach prognostiziert, aber wer sich die Unternehmensrealität anschaut, weiß, dass bis zum Zeitpunkt des Ablebens noch reichlich Zeit vergehen wird. Bis dahin hat man mit GoEdit eine ausgereifte Lösung an der Hand, um Office-Dokumente in Confluence zu integrieren.
Nummerierte Überschriften
Umfangreiche Inhalte sind leichter lesbar und vor allem besser zu überfliegen, wenn sie klar gegliedert sind. Das gilt natürlich auch für lange Confluence-Seiten. In diesem Zusammenhang bietet Avisi mit Numbered Headings ein relativ kleines, für viele Teams aber wichtiges und hilfreiches Tool für genau einen Anwendungsfall: die automatische Nummerierung von Überschriften.
Die App ergänzt die Werkzeugleiste des Editors um einen Button, der die Arbeit für den Bearbeiter der Seite erledigt. Er braucht keine Makros einzufügen oder andere manuelle Eingriffe vorzunehmen. Die Nummerierung wird natürlich beim Export und Ausdruck von Seiten mit übernommen. Das ist ziemlich praktisch – und in der Basisversion sogar kostenfrei.
Seitenelemente ausblenden
Es gibt diverse Szenarien, in denen bestimmte Elemente einer Confluence-Seite verzichtbar oder sogar unvorteilhaft sind. Ein Confluence-System ist (teilweise) öffentlich zugänglich. Usability-Gründe sprechen dafür, die Komplexität zu verringern. Oder vielleicht soll der Fokus des Lesers einfach auf die puren Inhalte einer besonders wichtigen Seite gerichtet werden.
HideElements eröffnet die Möglichkeit, einzelne oder auch alle Standardelemente einer Seite oder eines Blogposts auszublenden – vom Brotkrumenpfad ganz oben bis zum Kommentarbereich ganz unten. Nutzer können unerwünschte Elemente einfach im Makro-Dialog definieren, ohne dabei selbst ins CSS eingreifen zu müssen, und erhalten als Ausgabe ein sauberes, aufgeräumtes Layout ganz nach ihren Anforderungen.
Komplexe Tabellen filtern
Tabellen gehören nicht wirklich zu den ausgemachten Stärken von Confluence – zu basisch sind die Möglichkeiten. Das hindert Teams allerdings nicht daran, in Confluence mächtige und sehr umfangreiche Tabellen zu erstellen. Filtermöglichkeiten gibt es dafür nativ jedoch keine. Solche Funktionen bringt Table Filter and Charts ins System.
Die App versetzt User in die Lage, komplexe Tabellen zu filtern (wobei einfache und fortgeschrittene Filteroptionen zur Verfügung stehen) und Daten in Form von Pivot-Tabellen-Reports und dynamisch aktualisierten Diagrammen zu generieren. Table Filter eröffnet sehr mächtige Möglichkeiten der Datenanalyse und nimmt dem Nutzer dabei viel Arbeit ab.
Formulare in Confluence
Den Bedarf an intern und extern genutzten Formularen gibt es in jeder Organisation: Abstimmungen, Teilnahmeregistrierungen, Inventarverwaltung, Umfragen, Mitarbeiterchecklisten, Ein- und Ausgangsformulare. ConfiForms des Herstellers Vertuna bringt Formulare aller Art in Confluence – mitsamt Workflows, eigenem Layout, Validierungsregeln, diversen Integrations (beispielsweise Jira, E-Mail), Berechtigungen bis auf die Ebene einzelner Felder und mehr.
Die eingegangenen Daten können auf unterschiedliche Weise ausgegeben werden: als Tabellen, als Listen, als Karten, sortiert, gefiltert, aggregiert. Ein wesentlicher Vorteil gegenüber Online-Tools, die sich in Confluence einbetten lassen: Alle Daten werden auf dem Server gespeichert und unterliegen der eigenen Kontrolle.
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