Planning in SAFe – immer ein Thema

Die Herausforderungen verteilten Arbeitens in Unternehmen sind in aller Munde. Es gibt Konferenzen, Fachtagungen und viele Blog-Beiträge zu Best Practices, die sich diesem Thema widmen. Es geht dabei aber meist um die Zusammenarbeit innerhalb einzelner Teams oder sogar nur zwischen einzelnen Personen. Dank guter Videokonferenzsysteme scheint es, als hätten wir das verteilte Arbeiten zwischen einzelnen Personen langsam mehr oder weniger gut im Griff oder wissen zumindest, was in der Theorie gut funktionieren würde.

Was aber, wenn ein Unternehmen 15 Teams verteilt über alle Kontinente hat, die gemeinsam ein Produkt entwickeln? Dann sieht die Situation gleich anders aus. Plötzlich rückt die Frage ins Zentrum, ob es sich lohnt, alle an einem Ort zusammenzubringen. Aus Produktivitätssicht: ja. Aus Kostensicht: oftmals nein.

Wenn 15 Teams in einem großen Unternehmen gemeinsam ein Produkt entwickeln, ist auch das Scaled Agile Framework (SAFe) nicht mehr weit. Das Program Increment Planning (oder kurz auch einfach PI Planning genannt) wird in SAFe vier bis fünf Mal pro Jahr durchgeführt. Wie wichtig das PI Planning in SAFe ist, verdeutlicht Scaled Agile mit dem Satz:

„If you are not doing it, you are not doing SAFe.“

Das PI Planning durchläuft verschiedene Phasen. Während der sogenannten Team Breakouts findet die umfangreichste Kollaboration statt – sowohl innerhalb der Teams als auch teamübergreifend. Die Teams schätzen ihre Arbeitsgeschwindigkeit für jede der zu planenden Iterationen. Außerdem plant jedes Team die User Stories, die es braucht, um die Features zeitgerecht ausliefern zu können.

SAFe schreibt, dass diese Planung für jeden Beteiligten sichtbar sein soll. Also absolute Transparenz für jeden. Wenn ein Team eine Abhängigkeit zu einem anderen Team feststellt, wird diese gemeinsam am Abhängigkeits-Board, dem sogenannten Program Board, eingetragen. Wenn man sich das so vorstellt, funktioniert dies sehr gut, wenn alle im gleichen Raum sind. Jetzt aber nochmals zurück zur verteilten Konstellation.

Verteiltes SAFe PI Planning

Beim verteilten PI Planning haben wir zusammengefasst also mit folgenden Schwierigkeiten zu kämpfen:

  • Über welchen Kanal findet die gesprochene Kommunikation statt?
  • Wo treffen sich die Leute, um Abhängigkeiten oder Probleme auszudiskutieren?

Wichtig ist, dass nur ein Videokonferenzsystem als Kommunikationskanal definiert wird. Außerdem stellen einige unserer Kunden extra separate Räume zur Verfügung, damit man in Ruhe einen Kollegen an einem anderen Standort anpingen kann, um während des Plannings etwas zu besprechen.

  • Wie erreichen wir volle Transparenz, wenn jedes Team für sich auf Papier plant?
  • Wie halten wir ein Program Board über mehrere Standorte synchronisiert?

Wenn die verschiedenen Program Boards an den verschiedenen Standorten nicht aufeinander abgestimmt sind, gehen die Teams bei ihrer Iterationsplanung von falschen Tatsachen aus, was in einem Chaos endet, das sich nur mit viel Aufwand wieder korrigieren lässt. Dabei geht viel Zeit verloren.

PI Planning

Die piplanning app von Rentouch bietet in Echtzeit synchronisierte Boards, die sich im Hinblick auf Logik und Handhabung nicht von Papier-Boards unterscheiden. Der Release Train Engineer hat sogar die Möglichkeit, alle Sticky-Typen, die während der Planung für die Teams relevant sind, vorab festzulegen. Dadurch sprechen alle Boards die gleiche Sprache, was die Kommunikation weiter vereinfacht.

Jedes Team kann auf jedes Team-Board zugreifen und sich einen Überblick über den Planungsstand verschaffen – egal wo sich die Teams befinden und (genau wie es SAFe wünscht) „visible to all“. Auch das Program Board ist natürlich synchronisiert.

piplanning app synchronisiert mit AGILE HIVE

Nach dem PI Planning stellt sich oft die Frage: Und jetzt? Was machen wir mit all den handgeschriebenen Post-its? Auch dafür gibt es eine denkbar einfache Lösung. Die piplanning app lässt sich ganz einfach mit Jira synchronisieren. Auch mit AGILE HIVE von //SEIBERT/MEDIA lässt sich die Lösung verknüpfen, sodass die Teams nach dem Planning direkt an den Arbeitsplatz zurückkehren, sich in Jira einloggen und sogleich mit dem Planungsresultat aus dem PI Planning weiterarbeiten können.

PI Planning Rentouch

Wer sich mit agiler Skalierung vertieft auseinandersetzen möchte, kann alle Einzelheiten unter scaledagileframework.com nachlesen.

Mehr Infos über die piplanning app: www.piplanning.io
30 Tage lang kostenfrei und unverbindlich testen: trial.piplanning.io

Als Co-Founder ist Raphael Vincent Sigg bei Rentouch für das Business Development sowie für den Aufbau von Partnerschaften zuständig. Er ist ein überzeugter Lean Innovation Practitioner und betreut in dieser Rolle die Einführung neuer Funktionen bei der piplanning app.