Mail-Benachrichtigungen aus Atlassian-Systemen: Verstärkung der internen E-Mail-Flut?

„Eigentlich sind wir intern angetreten, weil wir E-Mails reduzieren wollten. Jetzt stellen wir fest, dass Confluence und Jira ja immer mehr Mails verschicken. Wie kann man das am besten eindämmen? Sollten wir den Mail-Server ganz abklemmen?“

E-Mail-FlutDiese Fragen scheinen nahezuliegen. Unternehmen wollen der internen E-Mail an den Kragen, und die Atlassian-Systeme versprechen unter anderem genau das: interne Mails zu reduzieren. Doch gleichzeitig sind Confluence, Jira & Co. nicht gerade zimperlich, was das Versenden automatisierter E-Mail-Benachrichtigungen angeht.

Das ist allerdings nur scheinbar ein Widerspruch und tatsächlich führen die Fragen oben auf den Holzweg, denn:

Es geht nicht um weniger E-Mails, sondern um weniger Arbeitszeit mit E-Mails.

Nicht Quantität, sondern Bearbeitungszeit ist relevant

Die Ausgangsfrage geht auf einem bemerkenswerten Fehlschluss zurück, dem wir uns in Intranet-Projekten immer wieder gegenübersehen:

  • Wir sollten intern gar keine E-Mails mehr schreiben.
  • Und wenn uns das nicht gelingt, müssen wir wenigstens die Postfächer leeren und die Mail-Flut verringern.

Beides ist falsch. Zum einen werden Sie das einfach nicht schaffen, weil die Menge an Nachrichten stetig wächst. Und noch wichtiger: Im Zweifel können Sie einfach alle Mails markieren, dann auf „Löschen“ klicken – und in zwei Sekunden ist Ihr Posteingang auf Null.

Es ist keine Frage der Menge an E-Mails, sondern eine Frage der Bearbeitungszeit. Wenn Sie jeden Tag drei bis vier Stunden mit Mails verbringen, ist das auf diversen Ebenen nicht gesund (Produktivität, Motivation, Effizienz…). Wenn Sie dagegen 450 Mails in 20 Minuten bearbeiten können, gibt es im Hinblick auf die reine Quantität an E-Mails nicht viel auszusetzen.

Automatische Benachrichtigungen von Jira, Confluence oder Linchpin lassen sich gruppieren, und in hektischen Tagen können Sie sie einfach ignorieren. Währenddessen warten sie akkurat in einem System. Sie können diese Mails sogar löschen, ohne dass etwas verloren geht: Es ist in den Systemen ja alles dokumentiert.

Atlassian-Benachrichtigungen bilden einen wichtigen Informationskanal

Schalten Sie den Mail-Server von Atlassian-Tools nicht ab. Es geht wie gesagt nicht darum, Mails rein quantitativ zu reduzieren. Damit ist erstmal gar nichts gewonnen. Es geht darum, die Zeit zu reduzieren, die Sie und Ihre Kollegen mit Mails verbringen. Und um das zu erreichen, sind zwei Maßnahmen bzw. Ziele wichtig:

  1. Lassen Sie nicht zu, dass Aufgaben per E-Mail verteilt, kommuniziert und besprochen werden. Dafür gibt es Jira-Vorgänge.
  2. Wenn eine Mail einen Dateianhang hat und dabei kein Kunde in Kopie ist, gehört der komplette Inhalt ziemlich sicher ins Confluence-System und nicht in diese E-Mail.

Mit diesen beiden simplen Regeln erreichen Sie deutlich mehr.

Wenn Sie wirklich den Mail-Server von Confluence oder Jira abschalten, beschneiden Sie die Systeme um eine wichtige Benachrichtigungsfunktion, für die E-Mails super geeignet sind und die auch für die Zusammenarbeit in den Teams kritisch ist. Wie sonst sollen die Teammitglieder von einem neuen Diskussionskommentar in Confluence und der Änderung eines Vorgangsstatus in Jira informiert werden?

Die Benachrichtigungen aus den Atlassian-Systemen bilden einen wichtigen zentralen Informationskanal, der eigentlich nichts mit der klassischen internen E-Mail-Flut zu tun hat, die Unternehmen ausmerzen wollen. Deshalb ist es gar keine gute Idee, den Mail-Server Ihres Confluence- oder Jira-Systems zu kappen. Die interne E-Mail bekämpfen Sie auf einem anderen Feld.

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