Google G Suite: Aktuelles, Neues und oft Übersehenes (1)

Im April hat Google nach mehreren Jahren erstmals ein überarbeitetes Gmail vorgestellt. Neben einem verbesserten und ansprechenderem Design wurden für Gmail einige neue Funktionen ausgerollt, die großteils aus Googles Inbox kommen. Es tut sich also etwas bei Google.

Ich habe seit etwa sechs Jahren ein G Suite-Abonnement, zu dem Gmail als Kern-Anwendung gehört. Das Arbeiten mit der Google G Suite und ihren Apps empfand und empfinde ich stets als angenehm und flüssig. Subjektiv habe auch ich kaum Weiterentwicklungen wahrgenommen. Tatsächlich jedoch entwickelt Google die G Suite, ihre Apps und ihre Funktionen ständig weiter, nur eben teils recht kleinteilig und granular.

Den Relaunch von Gmail und weitere aktuelle Änderungen nehme ich zum Anlass, mir die Entwicklung der G Suite seit dem neuen Gmail mal anzuschauen. Im folgenden Überblick stelle ich ausgewählte Neuerungen aus den letzten drei Monaten vor und weise auf neue oder bislang eher unbekannte Apps von Google hin.

Eine vorzügliche Quelle für solche Informationen ist der Google-Blog G Suite Updates:

This official feed from the G Suite team provides essential information about new features and improvements for G Suite customers.

An dieser Stelle informiert das G Suite-Team ständig über Neuerungen und Verbesserungen. Es ist keine Quelle für Spekulationen oder für in Entwicklung befindliche Funktionen, sondern für tatsächlich marktreife Features. Auf G Suite Updates gibt es Hinweise auf neue Apps und Änderungen der Google G Suite, die entweder bereits freigeschaltet wurden oder die demnächst ausgerollt werden. Jeder Beitrag wird ergänzt durch Details über die Verfügbarkeit, betroffene Tarifmodelle, Rollout-Geschwindigkeit, Auswirkungen sowie erforderliche Aktionen durch Admins und/oder Benutzer. Eine klare Leseempfehlung für Google-Interessierte!

Gmail

Im April wurde das neue Gmail so angekündigt:

Today we’re announcing major updates to help the more than 4 million paying businesses that use G Suite work safer, smarter and more efficiently. This includes an all-new Gmail, with a brand new look on the web, advanced security features, new applications of Google’s artificial intelligence and even more integrations with other G Suite apps. We’re also introducing a new way to manage work on the go with Tasks.

In meinem Blog-Beitrag Google Inbox und das neue Gmail im Vergleich sind die wesentlichen Änderungen und Funktionen im Detail auf Deutsch nachzulesen.

Im Juli beginnt die allgemeine Verfügbarkeit des neuen Gmail, allerspätestens zwölf Wochen danach werden alle Benutzer vom alten auf das neue Gmail umgeschaltet. Seit dem Relaunch hat es bereits weitere kleinere Updates für Gmail gegeben – beispielsweise die automatischen Erinnerungen an E-Mails (Gmail will now remind you to respond) oder die Offline-Fähigkeit (Work offline in the new Gmail, leider nur für Chrome-Browser).

G Suite - Nudging (Source: G Suite Updates Blog)

G Suite – Nudging (Quelle: G Suite Updates)

Google Aufgaben (Tasks)

Mit dem Relaunch von Gmail rückte auch das inzwischen angestaubte Google Tasks wieder in den Vordergrund. Den persönlichen Aufgabenplaner gibt es bereits länger, doch ich kenne kaum jemanden, der ihn wirklich nutzt. Im alten Gmail und im alten Kalender blieb Google Tasks eher im Hintergrund. Das Tool hat eine Weboberfläche, doch die sieht aus wie aus dem letzten Jahrzehnt.

Im überarbeiteten Gmail ist Google Tasks sehr präsent (z.B. durch die neue Leiste auf der rechten Seite), und es gibt auch mobile Apps für Android und für iOS. Seit Ende Juni ist Google Tasks sogar ein Kerndienst der G Suite. Für Kerndienste wie Gmail oder Kalender gibt es beispielsweise eine zugesicherte Verfügbarkeit.

Bislang hat Google Tasks noch sehr eingeschränkte Funktionen zur Verwaltung von persönlichen Aufgaben und Listen. Man kann für Aufgaben ein Datum setzen und Unteraufgaben definieren. Andere Funktionen wie Teamaufgaben, Zuweisen von Aufgaben, Prioritäten oder Schlagwörter, die es in anderen Tools wie Todoist, Microsoft Planner oder Asana bereits seit langem gibt, fehlen. Ich vermute jedoch, dass Google Tasks eine Aufwertung und weitere Funktionen erhalten wird. Insbesondere die gemeinsame Aufgabenverwaltung im Team kann ich mir sehr gut vorstellen.

Google Notizen (Keep)

Durch die neue Seitenleiste rückt auch Google Notizen in den Vordergrund. Mit diesem Werkzeug lassen sich Textnotizen, Bilder und Erinnerungen erfassen. Labels (Schlagwörter) für Notizen werden unterstützt, die Weboberfläche ist ansprechend, und es gibt Apps für Android und iOS. Leider folgt Google auch hier dem Weg, bestimmte Funktionen dem Chrome-Browser vorzubehalten. Für das Erfassen von Notizen müssen beispielsweise Firefox-Nutzer extra die Weboberfläche aufrufen – oder sie benutzen wie ich ein Add-on als Workaround (Google Keep Notes).

Eine Besonderheit im Vergleich zu Google Aufgaben: Google Notizen unterstützt das gemeinsame Modifizieren von Notizen durch Mitbearbeiter. So können sich Kollegen (oder andere Nutzer) Notizen teilen und sie gemeinsam bearbeiten.

Google Kalender

Ein weitere Kerndienst der G Suite ist Google Kalender, der Ende letzten Jahres ein Facelift erhalten hat (Time for a refresh: meet the new Google Calendar for web). Für Google Kalender werden ständig Verbesserungen ausgeliefert, die zwar nicht immer revolutionär sind, doch gerade bei Kleinigkeiten macht sich die Nutzerorientierung bemerkbar.

Bei Terminänderungen war es früher immer schwierig, den Teilnehmern zusätzliche Informationen mitzugeben – etwa den Grund für die Terminänderung oder eine angepasste Agenda. Das kann man zwar in den Termindetails eintragen, doch beim nächsten Update musste man daran denken, diese Angaben wieder zu löschen. Und wer am Morgen des Termins reinschaut, interessiert sich normalerweise nicht dafür, warum der Termin vor zwei Wochen verlegt wurde.

Jetzt ist es möglich, den Teilnehmern bei einer Terminänderung eine Nachricht mitzuschicken, die im Posteingang angezeigt wird (Include a message when changing meeting details in Google Calendar):

This event has been changed with this note:

„Moving the time to accomodate new team members.“

Eine Situation, wie sie in manchen besonders betriebsamen Unternehmen gelegentlich vorkommt: Die Einladung für ein Meeting in zwei Wochen mit einem Dutzend Teilnehmern wird verschickt. Nach und nach bequemen sich die Leute, darauf zu reagieren: da mal eine Absage, dort noch eine. Am Vortag öffnet man als Einladender den Terminkalender, klickt auf den Termin und stellt fest: nur Absagen. In Google Kalender wird bereits in der Übersicht mit einem Ausrufezeichen (!) indiziert, dass alle Teilnehmer abgesagt haben (Know when everyone has declined a Google Calendar event). Das fällt leichter auf und man spart sich den aktiven Klick in den Termin.

Manch einer stellt dann auch erst kurz vor dem Termin fest, dass er seinerzeit zwar zugesagt hatte, dieser Zeitpunkt aber mit seinem Urlaub oder einer Dienstreise kollidieren würde. Dafür gibt es jetzt ein Außer-Haus-Option (Out of Office): Trägt man einen Termin mit dieser Option in den eigenen Kalender ein, so werden ankommende Termineinladungen automatisch abgelehnt. Ähnlich nützlich ist die Option „Arbeitszeit“ (Working Hours): Kollegen sehen dann auf Anhieb, dass man z.B. nicht vor 8 Uhr im Büro ist oder dass man aufgrund einer Teilzeitstelle immer um 13 Uhr geht. Weitere Infos bietet der Beitrag Better manage your work and personal time with Google Calendar.

G Suite - Calendar Out Of Office (Source: G Suite Update Blog)

G Suite – Calendar Out Of Office (Quelle: G Suite Updates)

Für Client-Programme anderer Hersteller gibt es bei Terminen zusätzliche Hinweise, beispielsweise wie man an Google Meet oder Google Hangouts teilnehmen kann (Links bzw. Telefonnummern).

Ausblick

Im zweiten Teil nehme ich mir Google Groups for Business, Hangouts Meet, Jamboard und Google Sites vor. Außerdem gibt es Informationen über neue Funktionen für die Administration der Google G Suite.

Tipp: Google Gloud BBQ am 19.7.2018 in Wiesbaden

Interessieren Sie sich für moderne Zusammenarbeit und Lösungen mit Google-Technologien? Wenn Sie sich gerne mit anderen Interessierten in lockerer Atmosphäre austauschen möchten, dann kommen Sie doch am 19. Juli 2018 zum kostenfreien Google Cloud BBQ bei //SEIBERT/MEDIA in Wiesbaden vorbei! Dort werde ich einen der drei Impulsvorträge beisteuern und darin die angesprochenen und weitere Neuerungen der Google G Suite diskutieren. Hier sind Details zur Veranstaltung.

Frank Hamm ist Berater für Kommunikation und Kollaboration und unterstützt Unternehmen bei ihrem Weg in der digitalen Transformation. Seit 2005 schreibt er im INJELEA-Blog über Social Business, Intranet, Enterprise 2.0 und Unternehmenskommunikation. Hamm ist bekennender Nexialist und begleitet seine Beobachtungen als Der Schreibende. Weitere Artikel von Frank Hamm finden Sie in unserem Intranet-Special.