Google G Suite: Aktuelles, Neues und oft Übersehenes (2)

In zwei Beiträgen informiere ich über Aktuelles, Neues und manchmal Übersehenes aus der Google G Suite-Welt. In ersten Teil geht es um Gmail, Aufgaben, Notizen und Kalender. In diesem zweiten Teil nehme ich mir Hangouts Meet, Jamboard, Groups for Business, Admin-Funktionen, Google Formulare und Google Sites vor.

Nachdem sich Teil eins dieses Artikels hauptsächlich um Apps und Funktionen für die persönliche Produktivität gedreht hat (wobei beispielsweise Gmail und Kalender natürlich auch für die Zusammenarbeit nützlich sind), wollen wir nun mal die kollaborativen Komponenten der Google G Suite und ihre jüngsten Feature-Updates unter die Lupe nehmen.

Für eine schnelle Übersicht der letzten Neuerungen an der Google G Suite gibt es übrigens auf der Seite What’s new in G Suite? eine sortierbare und filterbare Tabelle mit den Spalten Product, Description und Release Week (bislang nur in Englisch). Zu jedem Eintrag ist für weitere Details ein Link zum entsprechenden Artikel im G Suite Updates Blog eingebaut.

What's new in G Suite?

What’s new in G Suite?

Hangouts Meet

Google Hangouts für Audio- und Videokonferenzen sowie Chat gibt es bereits seit fünf Jahren, doch trotz der breiten Adaption hat Google im vergangenen Jahr angekündigt, Hangouts für den Unternehmenseinsatz durch zwei andere Dienste abzulösen:

Einer der Gründe für den Schwenk auf Meet besteht darin, dass diese Lösung das WebRTC-Protokoll nutzt. Somit werden bei der Verwendung anderer Browser wie Firefox keine Installationen oder Plugins benötigt.

Für die Teilnahme an einem Meet-Meeting ist kein Google-Konto erforderlich, es genügt ein Link für die Besprechung. US-amerikanische Telefonnummern zum Einwählen gibt es bei allen G Suite-Versionen, ab der Enterprise-Version werden auch internationale Einwahlnummern unterstützt.

Vorübergehend gibt es als G Suite-Kunde noch die Möglichkeit eines Opt-out, doch im zweiten Halbjahr soll Meet über alle Funktionen des klassischen Hangout verfügen; dann wird das Tool für alle Nutzer standardmäßig aktiviert (siehe Migrating all G Suite domains from classic Hangouts to Hangouts Meet, Meet vs. klassisches Hangouts).

Ein Hinweis zur Browser-Kompatibilität: Im zweiten Halbjahr sollen auch der Internet Explorer und Safari unterstützt werden, für Firefox ab Version 60 soll bereits jetzt Support bestehen. Bei mehreren Meet-Meetings habe ich jedoch die Erfahrung gemacht, dass Firefox-Teilnehmer kein Videosignal empfangen konnten. Ich weiche daher auf andere Lösungen wie Appear.in (eine sehr einfache und schnelle Lösung) aus.

Google arbeitet ständig an der Verbesserung und der Erweiterung der Meet-Plattform. Das umfasst beispielsweise die Benutzerfreundlichkeit und -unterstützung. So wird bei der Konfiguration von unterstützter Meetingraum-Hardware sichergestellt, dass beim nächsten Meeting ein bevorzugtes Mikro sowie bevorzugte Lautsprecher und Kameras verwendet werden. Weiterhin kommt immer mehr „Fremdunterstützung“ hinzu, um Hangouts Meet mit anderen Plattformen wie Pexip oder Logitech zu integrieren (Expanding the Hangouts Meet ecosystem, Enable interoperability with third-party systems for Hangouts Meet).

Jamboard

Bei manchen Meetings ist es hilfreich, gemeinsam auf einem Whiteboard zu zeichnen – selbst wenn man in einer anderen Stadt oder auf einem anderen Kontinent sitzt. Google hat genau dafür im letzten Jahr Jamboard eingeführt. Derzeit gibt es die 5.000 Dollar teuren Jamboards im Shop nur für die USA und Großbritannien. Doch über Umwege kann man sich die Lösung auch hierzulande bereits besorgen.

Google Jamboard (Source: Google)

Google Jamboard (Quelle: Google)

Jamboard ist eine Mischung aus Hardware, Apps und dem gleichnamigen Dienst. Schon in der Basisversion von G Suite ist Jamboard enthalten. Google arbeitet mit Hochdruck an weiteren Funktionen (beispielsweise White color brushes and Bluetooth conferencing with the latest Jamboard release). Die Motivation dafür dürfte nicht zuletzt die Konkurrenz sein, die wie Microsoft mit dem Surface Hub bereits eine eigene Lösung auf dem Markt hat.

Google Groups for Business

Seit 2001 gibt es Google Groups, das damals aus der Übernahme von Usenet-Datenbeständen hervorgegangen ist und die Mailinglisten in den Browser gebracht hat. Nach wie vor ist Google Groups bei manchen Interessengruppen für Hobbys und für berufliche Fachthemen sehr beliebt.

Was viele nicht wissen: Google Groups ist als Bestandteil aller G Suite-Versionen auch für Unternehmen verfügbar. Damit können Diskussionsgruppen innerhalb der Organisation, aber auch mit externen Teilnehmern (beispielsweise im Support) betrieben werden. Für den Unternehmenseinsatz gibt es entsprechende Einstellungen für Sicherheit und Privatsphäre.

From creating team mailing lists to processing support tickets to hosting internal discussions, many organizations use Google Groups to connect and collaborate in the workplace. But as with any communication tool, it’s important that your settings deliver the right balance between sharing and security.

(Configure your Google Groups settings for increased security)

Admin-Funktionen

Gerade im Unternehmenseinsatz ist es wichtig, dass Administratoren über granulare Einstellungs- und Kontrollmöglichkeiten verfügen. Zentrales Werkzeug für die G Suite-Administration ist die Admin-Konsole.

G Suite: Admin-Konsole

G Suite: Admin-Konsole

Bei den Berichten in der Admin-Konsole gibt es jetzt einen Statusbericht für die G Suite-Apps (New G Suite apps uptime report in the Admin console). Öffentlich einsehbar ist das G Suite-Status-Dashboard mit einem Überblick, ob G Suite-Tools zurzeit Beeinträchtigungen unterliegen. Dort sind die aktuellen Status und gegebenenfalls Störungen von Produkten einzusehen.

Über installierte Endpoint-Verification-Erweiterungen kann das Unternehmen genau sehen, welche Desktop-Geräte Unternehmensdaten verwenden (New desktop device reporting in the Admin console):

Endpoint Verification collects information via Chrome extensions and native apps on users’ devices, and displays that information to admins in a new report in the Admin console.

Auch die Mobilgeräte kommen nicht zu kurz: So lässt sich für mehr Sicherheit bei der mobilen Nutzung beispielsweise eine Password Policy auf Android-Geräten durchsetzen (Enforce a password policy on Android work profiles with Google Mobile Management).

Ab der G Suite-Version Business steht Unternehmen der Google Vault zur Verfügung. Mit Vault lassen sich Aufbewahrungs- und Archivierungsregeln festlegen (Was ist Google Vault?). Vault unterstützt derzeit:

  • E-Mails
  • Chats im klassischen Hangouts mit aktiviertem Chatprotokoll und nicht vertrauliche Google Talk-Chats
  • Google Groups
  • Dateien in Google Drive (inklusive Papierkorb) und Teamablagen
  • Unterhaltungen in Hangouts Chat
  • Hangouts Meet

(New in Google Vault: Hangouts Meet and Drive trash file retention, improved search and exports)

Google arbeitet kontinuierlich an der Optimierung der Usability für Admins und Endnutzer. Das gilt auch für die E-Mail-Quarantäne (Making Admin Quarantine easier, quicker, and safer):

Admin Quarantine helps your organization prevent spam, minimize data loss, and protect confidential information. G Suite admins can set up and manage quarantine policies to divert emails that pose a risk before they’re sent or delivered. They can then review those emails and take appropriate action to protect their organization and its data.

Administratoren haben die Möglichkeit, die G Suite-Daten der kompletten Organisation zu exportieren (Export all your G Suite data in one step):

Data from G Suite core services (for example, Gmail, Google Contacts, and Google Docs) will be exported for all users in your organization. Once your export is complete, you’ll receive a confirmation email with a link to your archived data in Google Cloud Storage. For security purposes, the archived data will only be available to super admins of your domain.

Einzelne Nutzer des Unternehmens können ihre Daten auf der Takeout-Seite ebenfalls herunterladen (sofern der G Suite-Administrator das Feature aktiviert hat). Die Takeout-Seite gibt es sowohl für G Suite-Konten als auch für die kostenfreien persönlichen Google-Konten (Hilfe für Google-Konto: Daten herunterladen).

Google Formulare

Ich gebe zu, dass ich selbst Google Formulare (Forms) bislang gar nicht genutzt habe – jedenfalls nicht für das Erstellen von Umfragen. Google Forms lässt sich jedoch sehr einfach für Befragungen und Auswertungen verwenden. Eine Kundenumfrage kann sogar gemeinsam erstellt und mit mehreren Kollegen bearbeitet werden.

Um Formulare besser in die offizielle Kommunikation des Unternehmens zu integrieren, gibt es nun auch einige neue Branding-Optionen – so lässt sich z.B. problemlos ein Logo einbinden (Use new theme options to customize and brand your Google Forms).

Ich habe die Gelegenheit genutzt und für meinen Vortrag beim Google Cloud BBQ am 19.7.2018 in Wiesbaden eine kleine Feedback-Umfrage erstellt. Das funktioniert Google-typisch in wenigen Minuten und mit ein paar Klicks.

G Suite: Google Forms

G Suite: Google Forms

Google Sites

Google Sites war für mich ursprünglich keine Option, weil es sehr altbacken daherkam und irgendwie gar nicht Google-typisch einfach war. Vielleicht hatte ich auch einfach nur keine Lust, mich damit herumzuschlagen, denn als Selbstständiger arbeite ich für Websites gerne und schnell mit anderen Systemen wie WordPress. Doch für ein paar Seiten mit ein paar Absätzen und Fotos ist das überdimensioniert. Manchmal braucht man aber genau das: ein paar Seiten, Text, Bilder und eventuell die Möglichkeit, Dokumente einzubetten und von Kollegen bearbeiten zu lassen.

Gut, dass ich mich jetzt wieder mit Sites beschäftigt habe. Der Artikel Copy a site in the new Google Sites hatte mich dann doch neugierig gemacht:

We’re making it possible to copy a site created in the new Google Sites. Sometimes you want to work on a new site, but you don’t want to start from scratch. By copying an existing site, you can save time by reducing duplicate work and avoiding manual copying of existing sites.

Da ich noch keine Website hatte, habe ich eine angelegt – und zwar für meinen schon erwähnten Vortrag am 19. Juli beim Google Cloud BBQ von //SEIBERT/MEDIA: https://gsuite.frank-hamm.com. (Jede Website kann mit einer eigenen Subdomain innerhalb einer in G Suite konfigurierten Domain versehen werden.)

G Suite: das neue Google Sites

G Suite: das neue Google Sites

Nach diesen Erfahrungen muss ich mein (Vor-)Urteil revidieren: Das neue Google Sites ist tatsächlich Google-typisch einfach. Mit wenigen Klicks lässt sich eine Website für den unternehmensinternen oder auch den externen Einsatz erstellen:

  • Kopfzeile festlegen (Hintergrundbild, Logo, Titel)
  • Einfügen von Textfeldern (auch als Überschrift), Bildern, Trennlinien
  • Google-Inhalte einbetten (YouTube, Kalender, Karte)
  • Google-Dokumente einbetten (Docs, Präsentationen, Tabellen, Formulare, Diagramme)
  • Seiten anlegen
  • Design auswählen

Google Cloud Frühstück/BBQ

Soweit dieser zweiteilige Überblick zu den wichtigsten Neuerungen in der Google G Suite. Es gibt noch diverse weitere Produkte, Dienste und Apps der Google G Suite, die regelmäßig weiterentwickelt und mit neuen Features ausgestattet werden. (Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit, selbst Apps zu erstellen, siehe Build the apps your business needs with App Maker.) Wer darüber auf dem Laufenden sein will, für den lohnt es sich auf jeden Fall, den G Suite Update Blog zu abonnieren (siehe Feed beziehungsweise Subscribe by email in der rechten Seitenleiste).

Oder Sie kommen einfach mal zum Google Cloud Frühstück/BBQ nach Wiesbaden, wo Sie vielfältige Möglichkeiten für den Austausch mit anderen Leuten vorfinden, die sich für moderne Zusammenarbeit mit Google-Cloud-Technologien interessieren. Der nächste Termin ist wie gesagt der kommende Donnerstag (19. Juli). Hier sind Details zur Veranstaltung. 🙂

Frank Hamm ist Berater für Kommunikation und Kollaboration und unterstützt Unternehmen bei ihrem Weg in der digitalen Transformation. Seit 2005 schreibt er im INJELEA-Blog über Social Business, Intranet, Enterprise 2.0 und Unternehmenskommunikation. Hamm ist bekennender Nexialist und begleitet seine Beobachtungen als Der Schreibende. Weitere Artikel von Frank Hamm finden Sie in unserem Intranet-Special.