Nicht mehr benötigte Daten in Jira können Probleme verursachen

Wenn ein Unternehmen Atlassian Jira nutzt, ist es empfehlenswert, frühzeitig auch über die tägliche Projektarbeit mit dem System hinauszublicken und alsbald Fragen wie diese aufzuwerfen: Was passiert mit den Tickets und Projekten, wenn sie ihren Dienst getan haben? Werden all diese Tickets im Rahmen der täglichen Arbeit gebraucht? Benötigt irgend jemand im Unternehmen eine dauerhaften Zugriff auf vor Jahren abgeschlossene Projekte?

Tut die Organisation das nicht, geht sie das Risiko ein, die Nutzung von Atlassian Jira über kurz oder lang zu beeinträchtigen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen die gesamte langjährige Historie ihrer Projektarbeit und ihrer Produktentwicklung in einer einzelnen Jira-Instanz zu liegen haben: dem Produktivsystem. Das kann sich auf drei Ebenen negativ auswirken:

1. Jira wird langsamer und weniger performant. Die Performance eines Jira-Systems unterliegt diversen Einflüssen und eine sinkende Geschwindigkeit kann verschiedene Ursachen haben – angefangen von der technischen Konfiguration bis zur Zahl der Custom Fields. Aber tendenziell gilt: Je mehr Inhalte in Jira existieren, desto größer sind die Auswirkungen auf die Performance.
2. Relevante Informationen sind schwieriger zu finden. Je mehr Daten in Jira liegen und je länger die Instanz produktiv genutzt wird, desto größer ist die Chance, beim Suchen immer wieder über alte Tickets oder Projekte zu stoßen. Das Auffinden der richtigen, gerade benötigten Informationen kann für Endnutzer schwieriger und umständlicher werden.
3. Die Administration wird aufwändiger. Je länger die Liste der Projekte wird, desto komplizierter ist es für Jira-Administratoren nachzuverfolgen, welche Informationen im System relevant und welche nicht mehr aktuell sind.

Vor allem in großen und/oder schnell wachsenden Organisationen ist daher die Entwicklung eines Archivierungsplans für Jira empfehlenswert. Hier sind fünf Tipps dazu.

1. Stakeholder und Projekteigner einbinden

Ein Admin-Team sollte die Archivierungsaktivitäten nicht für sich allein beschließen und umsetzen, sondern sich mit Stakeholdern abstimmen. Sonst passiert es garantiert, dass eine Stunde nach einer Archivierung Kollegen auf der Matte stehen und irritiert fragen, wo die Daten sind, die gerade im Rahmen der Backup-Strategie für kritische Informationen gebraucht werden.

Bevor Administratoren Hand anlegen, ist es empfehlenswert, zunächst die Anforderungen von Stakeholdern an einen Archivierungsplan sammeln.

2. Bestandsaufnahme, um Projekte im Kontext zu verstehen

Für viele Teams sieht eine Automatisierung nach einem bequemen Ansatz mit wenig manuellem Aufwand aus. Beispielsweise durchsucht ein Automatismus regelmäßig die Projekte, und wenn in einem Projekt seit sechs Monaten kein Ticket mehr erstellt worden ist, greift eine Regel zur automatischen Archivierung.

In manchen Organisationen wird das auch prima funktionieren, in vielen anderen aber wohl Probleme und Verwirrung stiften, denn: Jedes Projekt ist anders. Um eine erfolgreiche Archivierungsstrategie zu entwickeln, muss das Team Zweck und Kontext der Jira-Projekte verstehen und die Perspektiven der Projekteigner erkunden.

In einem großen Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden Projekten ist das natürlich abschreckend. Aber dieses Verständnis dahingehend, welche Projekte den Endnutzern gefahrlos entzogen werden können, ohne Probleme zu verursachen, kann ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem nachhaltigen Archivierungsplan sein.

Sinnvoll ist es, pro Projekt die folgenden Informationen zu dokumentieren:

• Projektattribute – Projekteigner und Stakeholder, Datum der letzten Erstellung/Veränderung von Inhalten im Projekt
• Projekttyp – Handelt es sich um ein fortlaufendes Projekt oder hat das Projekt ein natürliches Ende?
• Projektumfang – Anzahl der Vorgänge und Anhänge im Projekt
• Genutzte Schemata – Wenn ein Projekt unikale Workflows, Berechtigungsschemata oder andere Entwicklungsobjekte nutzt, sollte man in der Lage sein, auch diese zu archivieren, wenn bestimmte Projekte archiviert werden.

3. Sicherstellen, dass alles vorbereitet ist

Wenn das Admin-Team eine Liste mit "alten" Projekten dokumentiert hat, kann es loslegen und die nicht mehr aktuellen Projekte archivieren, oder? Doch erst sollte das Team sich selbst vergewissern, dass alles bereit ist.

Dafür eignet sich eine Checkliste mit Fragen, die zu beantworten sind, ehe die Archivierung vorgenommen wird. Sie sollte Was-wäre-wenn-Situationen abdecken und bei künftigen Entscheidungen hinsichtlich archivierter Jira-Daten helfen. Dazu könnten diese Fragen gehören:

• Wann wurden zuletzt Daten im Projekt erstellt?
• Hat der Projekteigner der Archivierung zugestimmt?
• Müssen diese Daten zu irgend einem Zeitpunkt wiederhergestellt werden?
• Gibt es Szenarien, in denen die Informationen in diesem Projekt für die Endnutzer verfügbar sein müssen?
• Ist es sicher, dass Boards in anderen Projekten oder JQL-Suchen keine der geschlossenen, alten Vorgänge aus dem Projekt ziehen?

4. Veraltete Projekte archivieren

Wenn das Team den bisherigen Schritten gefolgt ist, dürfte es auf der sicheren Seite sein. Es gibt nun diverse Wege, Projekte in Jira zu archivieren – je nachdem, welche Anforderungen dabei bestehen und ob das Unternehmen Jira Server oder Jira Data Center einsetzt.

Jira Data Center bietet einen nativen Mechanismus für die Projektarchivierung. Kunden von Jira Server, die Projekte oder Vorgänge archivieren wollen, können auf Plugins wie Project Archiver zurückgreifen oder etablierte Workarounds nutzen, die unter anderem hier näher beschrieben sind.

5. Habitualisierung des Archivierungsplans

Ist damit das Thema Jira-Archivierung ein für allemal erledigt? Eher nicht, denn die Teams im Unternehmen hören natürlich nicht auf, neue Projekte anzulegen und abzuarbeiten. Speziell in großen Unternehmen wachsen manche Jira-Instanzen um bis zu 17 Prozent im Jahr an. Die neue und nun bewährte Praxis sollte nicht leichtfertig aufgegeben werden.

Nun ist es empfehlenswert, die neue Strategie zu habitualisieren und die Archivierung mit der Zeit einfacher und weniger aufwändig zu machen. Dazu gehört eine Kadenz für kommende Aktivitäten und die fortlaufende Dokumentation neuer Projekte mit dem Archivierungsplan im Hinterkopf. Insbesondere sollte das Admin-Team für jedes neue Projekt im System die Frage evaluieren, wie und wann die Daten aus Jira entfernt werden, wenn das Projekt abgeschlossen ist.

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