Bessere Meetings mit der Google G Suite – Gmail, Kalender, Docs, Formulare und Hangouts Meet

Meetings sind gefürchtete Produktivitätskiller. Bei mehr als drei oder vier Teilnehmern neigen Meetings fast immer dazu, sich zeitlich und thematisch auszudehnen. Dennoch gibt es in Unternehmen täglich ineffektive und ineffiziente Besprechungen. Dementsprechend sind zahlreiche Ratgeber und Artikel verfügbar, die sich des Problems annehmen – oft jedoch ohne Wirkung.

In meinen bald 40 Jahren Berufserfahrung hatte ich mit vielen Meetings zu hadern. Als Angestellter fiel es mir oft schwer, gegen den Strom im eigenen Unternehmen anzukämpfen. Als Selbstständiger agiere ich innerhalb der Rahmenbedingungen von Auftraggebern und Partnern, doch gerne versuche ich, meine Vorstellungen von besseren Meetings einfließen zu lassen.

Seit etwa sechs Jahren setze ich die Google G Suite als Office-Umgebung für Kommunikation und Zusammenarbeit ein. Optimal ist es, wenn meine Kunden und Partner ebenfalls die G Suite nutzen. Doch selbst wenn die übrigen Besprechungsteilnehmer Office 365, Outlook oder andere E-Mail-Programme und das klassische Dateisystem verwenden, bietet die G Suite viele Möglichkeiten für die gemeinsame Vorbereitung und Durchführung von Meetings.

Nachfolgend beschreibe ich eine oft auftretende Situation, bei der es um eine Besprechung in einem gemischten Teilnehmerkreis geht. Innerhalb von ein paar Tagen erkennen die Kundin und ich beim Austausch von Nachrichten und in einem Telefongespräch, dass wir für die Vorbereitung eines Projekts Themen und Rahmenbedingungen identifizieren müssen. Wir brauchen eine etwa zweistündige Abstimmung. Die Kundin (nennen wir sie Marie) und ich sehen keine Notwendigkeit, uns dafür wieder persönlich zu treffen. Wir können uns also die Reisezeit sparen. Im Telefonat haben Marie und ich grob über ein paar Punkte gesprochen, die noch vertieft und wahrscheinlich erweitert werden müssen.

Zunächst gilt es, die Agenda mit den Themen des Meetings sowie den Teilnehmerkreis festzulegen. Wir sind sicher, dass wir auf Kundenseite jeweils einen weiteren Kollegen aus dem Marketing (Peter) und aus der IT (Sonja) hinzuziehen müssen. Ich nutze die G Suite, bei Marie und ihren Kollegen ist eine klassische Microsoft-Umgebung mit Exchange und File-Servern im Einsatz.

Bessere Meetings mit G Suite: Doc anlegen

Bessere Meetings mit der Google G Suite: Doc anlegen

Es geht um eine Arbeitsbesprechung, für die das Design und die Vorlage keine Rolle spielen. Also erstelle ich ein einfaches Textdokument in Google Docs. Ich notiere die Punkte aus unserem Telefonat, außerdem lege ich Listen mit den Namen der Teilnehmer, mit den möglichen Themen und mit organisatorischen Punkten an.

Bessere Meetings mit G Suite: Linkfreigabe

Bessere Meetings mit der Google G Suite: Link-Freigabe

Danach generiere ich einen Freigabe-Link. Jeder, der über diesen Link verfügt, kann das Dokument bearbeiten. Dafür braucht der Leser oder Bearbeiter auch keinen eigenen Google-Account. Ein Klick öffnet das Dokument im Browser des Nutzers, der direkt mit der Bearbeitung beginnen kann. Den Freigabe-Link schicke ich mit einem aussagekräftigen Betreff und einem kurzen Hinweis per E-Mail an Marie.

Marie nimmt erste Ergänzungen vor und schickt den Link an Sonja (IT) und Peter (Marketing). Alle drei überarbeiten und erweitern das Dokument und fügen auch Kommentare hinzu. Ich habe es so eingestellt, dass ich automatisch eine E-Mail bekomme, wenn jemand einen Kommentar hinzufügt. Dadurch bleibe ich auf dem Laufenden. Durch die Hinweise in den Kommentaren von Peter wird schnell klar, dass außerdem jemand von der Marketing-Agentur dabei sein sollte (Hari). Nachdem wir alle zugestimmt haben, fragt Peter bei Hari nach und sendet ihm dann ebenfalls den Freigabe-Link.

Bessere Meetings mit G Suite: Terminfindung mit Formular

Bessere Meetings mit der Google G Suite: Terminfindung mit Formular

Nachdem Agenda, Themen und Organisatorisches geklärt sind, erstelle ich innerhalb weniger Minuten ein Google-Formular zur Terminfindung. Ich nutze dazu die Vorlage Termin finden und passe sie kurz an. Jeder erhält nach dem Ausfüllen eine Kopie seiner Antworten als E-Mail sowie einen Link, über den er seine Antworten anpassen kann. Innerhalb kurzer Zeit bekomme ich die Antworten zur Terminfindung und sehe, welche zeitlichen Möglichkeiten wir haben.

In den nächsten Monaten wird es viele E-Mails und Termine für das Projekt Trantor geben. Ich erstelle in Gmail eine Regel, der zufolge alle Mails vonseiten des Kundenunternehmens und der Agentur automatisch das Label Trantor erhalten. Für das Projekt lege ich einen eigenen Kalender Trantor an, den ich sowohl für Besprechungen als auch für Zeiten, in denen ich an dem Projekt arbeiten will, nutze.

Bessere Meetings mit G Suite: Konferenzdetails

Bessere Meetings mit der Google G Suite: Konferenzdetails

In dem neuen Kalender lege ich einen Termin für unser Meeting an und füge hier den Link auf unser Inhaltsdokument ein. Außerdem lege ich fest, dass es eine Videokonferenz wird. Damit bekommt die Besprechung einen Link für Hangouts Meet. Beim Speichern verschickt Google die Termineinladung. Auch falls Hari einen Mail-Client wie Thunderbird nutzt, erhält er alle Informationen inklusive der Links für das Dokument und für das Hangouts-Meeting.

Bessere Meetings mit G Suite: Terminübersicht

Bessere Meetings mit der Google G Suite: Terminübersicht

Nachdem alle zugesagt haben, bekommt Peter für ein anderes Projekt einen wichtigen Termin herein. Ich verschiebe unsere Besprechung auf den Vormittag und schicke mit der Terminänderung eine kurze Nachricht mit. Damit informiere ich die anderen, warum ich den Zeitpunkt verschieben muss. In meiner Übersicht habe ich jetzt den Termin, zu dem ich mit einem Klick alle wesentlichen Informationen abrufen kann.

Bessere Meetings mit G Suite: Teilnahmeerlaubnis

Bessere Meetings mit der Google G Suite: Teilnahmeerlaubnis

Ein paar Minuten vor dem Meeting öffne ich das gemeinsame Dokument und klicke auf den Link für den Video-Call. Hari ist auch sogleich da. Er benötigt wie die anderen keine Anmeldung, sondern braucht lediglich seinen Namen anzugeben und dann um die Teilnahmeerlaubnis zu bitten. Ich erhalte die Benachrichtigung und gewähre ihm Zugriff auf unsere Besprechung. Die anderen kommen ebenfalls pünktlich zum Meeting. Wir haben alle eine Webcam am Notebook, sodass sich niemand telefonisch einwählen muss. (In der Enterprise-Version der Google G Suite gibt es zum Einwählen Telefonnummern auch außerhalb der USA.)

Bessere Meetings mit G Suite: Fenster teilen mit Meet

Bessere Meetings mit der Google G Suite: Fenster teilen mit Meet

Ich kann meinen kompletten Bildschirm oder ein einzelnes Fenster freigeben. Der Inhalt des entsprechenden Fensters ist dann für alle live sichtbar. Das mache ich gleich zu Anfang mit dem Browser-Fenster und zeige zunächst unser Dokument, um in das Meeting einzuführen. Auf der rechten Seite kann ich die Teilnehmerliste aufklappen. Hier sind die Teilnehmer zu sehen, zudem gibt es eine Chat-Funktion.

Jeder von uns öffnet das Dokument auf seinem Rechner. Während wir die Themen durchgehen, können wir im Dokument Informationen hinzufügen oder anpassen. Jeder sieht, wo die anderen ihre Mauszeiger zu stehen haben. So können wir parallel arbeiten und gleichzeitig sichergehen, dass wir nicht gleichzeitig denselben Satzteil editieren.

Im Vergleich zu einer Telefonkonferenz ist die Videokonferenz wesentlich flüssiger. Wir sehen einander mit Gestik und Mimik. Außerdem haben wir das Chat-Fenster eingeblendet. Somit unterbrechen wir auch nicht versehentlich jemanden, der gerade einen Punkt erläutert. Nach der Einführung übernehme ich als Moderator und übergebe an diejenigen, die zuvor im Chat eine Frage gestellt hatten.

Hari ist sich bei einem Thema unsicher und würde gerne kurzfristig seinen Kollegen Eto hinzuziehen. Eto ist heute im Büro und hat auch zehn Minuten Zeit, allerdings sitzt er in einem anderen Gebäude. Über die Besprechungsdetails kopiert Hari den Link zu unserem Meeting und schickt ihn dem Kollegen über den Messenger der Agentur zu.

Im Verlauf des Meetings wächst das Dokument immer weiter. Als wir zu den Themen Software und Schnittstellen kommen, lege ich eine Google-Tabelle an und gebe sie zum Bearbeiten frei. Sonja fügt schon die ersten Einträge hinzu und merkt sich die Tabelle als Aufgabe für später vor. Viele Themen sind schon dokumentiert, offene Fragen und zu erledigende Aufgaben aufgenommen.

Gegen Ende verabreden wir uns zu einer weiteren Besprechung, bis zu der wir die offenen Aufgaben erledigen wollen. Während des Meetings haben wir im Dokument nur kurze Einträge gemacht und umfangreichere Bearbeitungen, die ein Einzelner vornehmen kann, als Aufgaben notiert. Wir sind schon ein ganzes Stück weiter und konnten die zwei Stunden richtig intensiv nutzen.

Mit der Google G Suite lassen sich verteilte Meetings sehr gut planen und durchführen. Auch wenn die Besprechung persönlich vor Ort stattfindet, sind die Google-Tools für Aspekte wie Agenda, Themen, Teilnehmer und Termin hilfreich und sogar im Rahmen des eigentlichen Meetings sinnvoll einsetzbar. Ich habe schon in Besprechungsräumen vor Ort Meeting-Dokumente gemeinsam mit anderen Teilnehmern überarbeitet und angepasst. Nach Ende der Diskussion können jederzeit noch Ergänzungen vorgenommen werden, denn jeder hat den Link zum Dokument. Nachdem alle Teilnehmer zugestimmt haben, wird ohne lange Abstimmungsphasen und viele E-Mails aus dem Vorbereitungs- und Besprechungsdokument ein Ergebnisprotokoll.

Ich habe mich hier auf die Möglichkeiten der G Suite konzentriert. Allgemeine Tipps für bessere Meetings finden Sie in dieser kleinen Liste:

Frank Hamm ist Berater für Kommunikation und Kollaboration und unterstützt Unternehmen bei ihrem Weg in der digitalen Transformation. Seit 2005 schreibt er im INJELEA-Blog über Social Business, Intranet, Enterprise 2.0 und Unternehmenskommunikation. Hamm ist bekennender Nexialist und begleitet seine Beobachtungen als Der Schreibende. Weitere Artikel von Frank Hamm finden Sie in unserem Intranet-Special.