Unser Weg zu Hangouts Chat mit Integration von Jira Server

Seit Ende Februar 2018 ist das Gruppenchat- und Instant-Messaging-Tool Hangouts Chat als Kerndienst der Google G Suite für alle Kunden verfügbar. Damit war der Markt „über Nacht“ um eine sehr attraktive Konkurrenz zu Slack, Hipchat und Co. reicher – und auch wir haben der neuen Lösung mehr als einen interessierten Blick gewidmet. Inzwischen setzen wir Hangouts Chat unternehmensweit als Messenger ein.

Woher wir kommen – Hipchat

Mehrere Jahre lang haben die Teams bei //SEIBERT/MEDIA Atlassian Hipchat als „offizielle“ Lösung für die interne Echtzeit-Kommunikation per Chat genutzt: Alle Mitarbeiter sollten über Hipchat erreichbar sein und auch auf Anfragen ans Team reagieren.

Über die Zeit hinweg kamen dann aber aus verschiedenen Gründen im Rahmen von Experimenten immer wieder neue Kanäle hinzu. Wenn sich für ein Team oder eine Gruppe von Mitarbeitern eine alternative Lösung für bestimmte Anwendungsszenarien als besser passend herausstellte, war das akzeptiert.

Allerdings wuchs in der täglichen Arbeit bei einigen Kollegen die Unzufriedenheit mit Hipchat. Das Tool tat zwar grundsätzlich, was es sollte, aber im langfristigen Einsatz wurden auch die Schwachstellen deutlich: Notifications kamen nicht immer gut an, die mobile Integration erwies sich vor allem für „Heavy User“ als suboptimal, der Chat wirkte ein wenig hinter der Zeit und nicht ganz auf Augenhöhe mit anderen verbreiteten Messengern wie Telegram oder Slack.

Hier gab es für Atlassian an verschiedenen Stellen Nachholbedarf – und diese Investition wurde aus diversen Gründen letztlich gescheut, wie die kürzlich kommunizierte Einstellung von Hipchat nahelegt. Doch einen gewaltigen Vorteil hatte Hipchat für uns: die hervorragende Integration mit anderen Atlassian-Tools!

Wohin wir gehen – Hangouts Chat

Nach der Ankündigung von Hangouts Chat und in dem Moment, als die Lösung in unserer internen Testinstanz der Google G Suite verfügbar war, flammte in unserem Google-Team Begeisterung auf. Natürlich wollten wir das neue Tool testen und wissen, was anders bzw. besser oder schlechter ist und ob wir damit nicht der Suche nach einer Hipchat-Alternative näher kämen.

Es zeigte sich schnell, dass unser Team mit Chat sehr zufrieden war, doch fehlte etwas: Integration. Zwar hat Google gute Arbeit geleistet und mit dem initialen Release eine Vielzahl von Bots zur Integration anderer Tools ausgeliefert – beispielsweise weitere Google-Anwendungen wie Meet und Kalender oder auch GitHub. Auch eine Integration für Jira Cloud war von Anfang an vorhanden. Doch wir und viele unserer Kunden nutzen Jira Server, die Version für den Betrieb innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur. Eine Lösung musste her.

Wie wir integrieren – Jira

In Hangouts Chat gibt es (ganz grob betrachtet) zwei Wege, eine externe Anwendung einzubinden: Chat Bots und API-/Webhooks. Ein Bot ist schlichtweg ein virtueller User, der auf eine Ansprache mit einer im Code festgelegten Antwort reagiert. Zudem kann er einen Dialog mit dem Nutzer starten und so weitere Infos erfragen. Der Nachteil: Ein Bot reagiert nur dann, wenn er angesprochen wird.

API-/Webhooks hingegen sind Schnittstellen, die von einem Bot oder einer anderen Anwendung genutzt werden können, um eine Nachricht in einen Channel zu senden. Das ist wohl der einfachste Weg, um Hangouts Chat anzubinden, da man nur eine Nachricht im richtigen Format senden muss, damit sie im Channel auftaucht.

Unsere bisherige Integration in Hipchat ging in beide Richtungen. Einerseits hat Jira automatisch auf Vorgangsschlüssel (z.B. GD-1) sowie Links zu Vorgängen reagiert und eine Zusammenfassung in den Channel gesendet. Andererseits wurden bei der Erstellung neuer Kommentare und Tickets automatisch Meldungen in den entsprechend konfigurierten Chaträumen ausgegeben:

Hangouts Chat Jira-Integration

Hangouts Chat Jira-Integration

Mit der Entscheidung, als Unternehmen von Hipchat zu Hangouts Chat zu wechseln, wurde schließlich eine Pilotphase eingeläutet, in der auch wichtige Anforderungen unserer Teams evaluiert und möglichst umgesetzt werden sollten, für die es nativ noch keine Lösungen gibt. Die besagte Integration von Jira Server ist eine davon.

Bereits in der ersten Woche nach dem Release von Hangouts Chat ist darum der Jira-Bot entstanden, der den ersten Use Case abdeckt. Im Zuge dieses kleinen Projekts (ein bis zwei Tage Arbeit) haben wir den Bot sowie eine Bibliothek zur einfachen Kommunikation mit Hangouts Chat gebaut. (Beide Projekte sind quelloffen auf GitHub verfügbar und können bei Bedarf und in Abstimmung mit uns weiter ausgebaut und auch betrieben werden.)

Die Ausgabe zu einem Jira-Vorgang, der in Hangouts Chat erwähnt wird, sieht nun wie folgt aus:

Hangouts Chat Jira-Integration

Die Informationen in der Nachricht sind hier bewusst erst einmal schlank gehalten; das können wir jedoch beliebig erweitern. Bisher wird der Bot aktiv genutzt und unsere internen Logs zeigen immerhin ca. 70 Aufrufe in den letzten 30 Tagen.

Doch vor allem der zweite Use Case – also automatisch ausgestrahlte Benachrichtigungen zu neuen Jira-Vorgängen bzw. -Kommentaren – ist für viele Teams relevant und eine Lösung war dringend nötig. Da diese Integration auf Jira-Seite erfolgen muss, ist die Sache etwas schwieriger.

Wir haben uns daher entschieden, vorerst so einfach wie möglich an die Sache heranzugehen und die Jira-Projekte lediglich über Webhooks einzeln pro Chatraum entsprechend zu konfigurieren. Hierzu muss zuerst ein Webhook im Ziel-Channel erstellt werden. Dieser wird dann unter Nutzung des Jira Automation Plugins in Jira mit einer passenden Nachricht hinterlegt. Die Nachricht entspricht JSON und wird von der Google-API akzeptiert.

Das Ergebnis ist schließlich mit dem Beispiel oben vergleichbar:

Hangouts Chat Jira-Integration

Auch hier besteht die Option, den Inhalt der Nachricht beliebig anzupassen und zu erweitern.

Weitere Ziele

Die bisher umgesetzten Integrationen sind zunächst schlank und einfach gehalten. Hier bestehen Möglichkeiten, die Integration bei Bedarf zu vertiefen und beispielsweise auch die Interaktion mit den Tickets direkt aus dem Chat heraus zu erlauben.

Zudem haben wir das Ziel, die beiden Bots einfacher für andere verfügbar zu machen. In diesem Zusammenhang wird es ein kleines Angebot auf dem G Suite Marketplace geben, das es interessierten Kunden ermöglicht, die Lösungen einfach zu installieren.

Wie oben erwähnt, ist die aktuelle Version des Hangouts-Bots auf GitHub zu finden. Das Projekt ist stets offen für Feedback und Entwickler, die etwas beitragen wollen.

Ihr Partner für die Google G Suite

Interessieren Sie sich für moderne Zusammenarbeit in Unternehmen mit Google-Software? Melden Sie sich bei uns, wenn Sie Fragen haben oder mehr wissen möchten: Wir sind offizieller Google-Cloud-Partner und beraten Sie gerne unverbindlich zur Einführung, Lizenzierung, produktiven Nutzung und Erweiterung der Google G Suite!

Weiterführende Infos

Atlassian stellt Hipchat und Stride ein und empfiehlt jetzt Slack
Gruppenchat und IM in Unternehmen mit Hangouts Chat: Nutzererlebnis, Anwendungsfälle, Vergleich
Neue Arbeitswelten mit der Google G Suite erschließen
Weshalb sich große Organisationen für die Google G Suite entscheiden