Brauchen Sie Confluence mit Linchpin, wenn Sie schon die G Suite mit Google Docs haben?

Linchpin IntranetOffice-Lösungen wie die G Suite mit Google Docs oder auch MS Office 365 auf der einen Seite und moderne Intranets wie Confluence mit Linchpin auf der anderen haben einen zentralen Anwendungsfall gemeinsam: Inhalte erstellen. Was bedeutet das eigentlich für Kunden und Unternehmen, die moderne Software-Lösungen für die Zusammenarbeit evaluieren? Sind die G Suite mit Docs und Confluence mit Linchpin quasi Gegenspieler und Konkurrenten?

Und aus diesem Gedanken könnte eine weitere Frage entstehen: Ist die schlanke G Suite nicht eigentlich schon der nächste Schritt in der Welt der modernen digitalen Zusammenarbeit? Wenn man Google Docs hat, braucht man dann überhaupt noch ein Confluence-basiertes System?

Meine Antwort lautet: Ja! Dazu möchte ich ein paar Anmerkungen teilen.

Paradigmen wechseln: Abgrenzung zwischen Google Docs und Confluence

Die folgenden Überlegungen sollen Ihnen dabei helfen, den Unterschied zwischen “Microsoft Word” und ähnlichen Dokumenten (z.B. Google Docs) und Seiten in Confluence und im Linchpin-Intranet zu verstehen. Ich formuliere es oft so:

Dokumente sind tot. Nur die „Älteren und Weisen“ wissen es noch nicht alle.

Die Sache ist leider für die meisten Anwender (zumindest wenn sie über 30 Jahre sind) nicht intuitiv und erschließt sich nicht unmittelbar. Meine Nichte mit elf Jahren zuckt hingegen bei dem Satz „Dokumente sind tot!“ nur mit den Achseln. Ihre Frage an mich: „Was sind E-Mails?“ Aber zum Aussterben von Dokumenten später mehr.

Fire and forget: Einmal erstellt, danach vergessen

Die Nutzung von Word-Dokumenten oder dem modernen Äquivalent Google Docs ist ein Anwendungsfall der Marke „fire and forget“. Es muss bei solchen Dokumenten immer schnell gehen: „Lasst uns mal einen Brief an den Kunden X schreiben und verschicken.“ Oder: „Zum Angebot Y brauchen wir noch ein Anschreiben mit einer Erklärung.“ Oder: „Können Sie ein Konzeptdokument zu Produkt Z und unseren Ideen erstellen, damit wir das als Handout an die Teilnehmer rausgeben können? Bitte auch als PDF.“

In aller Regel läuft das dann so: Nach der Erstellung werden solche Dokumente noch zwei, drei Mal angepasst und verbessert, bis sie den gewünschten Reifegrad für die Verwendung haben; dann werden sie eingesetzt (ausgedruckt, per Mail verschickt, als PDF exportiert, …). Anschließend werden solche Dokumente für immer vergessen.

Das Märchen vom Dokumentenmanagement-System, das Dokumentation und Referenz löst

Haben Sie nicht auch schon mal jemanden sagen hören „Ach, könnten wir doch nur dieses Wissen sichern“ oder „Immer wird das Rad bei uns neu erfunden – das muss doch nicht sein…“?

Ob Microsoft Word oder Office 365 oder Google Docs, ob Team Drives oder Einzelspeicherung in der Cloud oder auf dem Rechner – die Antwort ist immer dieselbe: Das Dokument ist anschließend vergessen und verloren. Eben tot.

Daran werden 50 neue Dokumentenmanagement-Systeme und eine wirklich passable Google-Drive-Suche auch nichts ändern. Die Auffindbarkeit, Vorschau und Wiederverwendbarkeit solcher Inhalte sind gering. Es ist viel weniger Aufwand, etwas Neues zu erstellen („fire“), als zu prüfen, ob es irgendwo ein vergessenes Dokument mit ein paar hilfreichen Sätzen gibt, die man kopieren kann. Wann haben Sie zuletzt eine solche erfolglose Suche durchgeführt?

Die Standardeinstellungen bei Google und Microsoft verhindern die Zusammenarbeit

Leider leisten Google und Microsoft dem Problem, dass eine Wiederverwendbarkeit von Dokumenten nahezu unmöglich ist, auch noch zusätzlichen Vorschub: Im Standard sind Dokumente im besten Fall für andere Mitarbeiter nur auffindbar. Um sie editierbar zu machen, muss der Anwender manuell aktiv werden, was aber keiner tut, wenn nicht im Moment der Erstellung ein konkreter Bedarf dafür besteht.

Es ist also nicht nur kompliziert, ein Dokument weiterhin zu nutzen, es ist technisch meist gar nicht möglich. Es entstehen zig Kopien und Redundanzen. In der Suche finden die Anwender folglich nicht einen guten, sondern zahlreiche schrottige Treffer. Schon mal erlebt?

Niemand stöbert in Google Drive

Und Hand aufs Herz: Eigentlich haben Sie in Google Drive bisher sowieso nur nach eigenen Dokumenten gesucht, von denen Sie wussten, dass Sie sie erstellt oder daran mitgearbeitet haben, richtig? Oder ist es wirklich schon vorgekommen, dass Sie in Google Drive danach gestöbert haben, ob es etwas interessantes Neues im Unternehmen und in den Teams zu entdecken gibt?

Zusammen erstellen und mit Anderen abstimmen: Google oder Office 365

Während mir der heutige Anwendungsfall des klassischen Microsoft Word über das Ausdrucken hinaus gar nicht klar ist, hat Google auf jeden Fall Stärken in der Zusammenarbeit. Während wir im Erstellungsprozess sind („fire“), kann Google die gleichzeitige unkomplizierte Zusammenarbeit an Dokumenten wie kein anderer Anbieter unterstützen.

Die Unterstützung für mobile Endgeräte und Desktop-Computer ist aktuell ungeschlagen. Die Offline-Funktionalitäten samt späterer Synchronisation kann sonst keiner. Sie wollen für die nächsten 75 Minuten oder bis morgen an einem Dokument arbeiten und da sollen noch drei Kollegen mit drüberschauen? Google Docs ist Ihr bester Freund und meine Empfehlung. Auch bei Tabellen und Präsentationen sind Microsoft und Google zurzeit vorn.

Dokumentation und Referenz leben in Confluence

Wenn wir allerdings über die Anwendungsfälle „Dokumentation“ und „Referenz“ sprechen, betreten wir eine Intranet-Domäne, in der die beiden Platzhirsche schwach sind. Microsoft hat das unglaublich teure SharePoint, das mich auch mit der Cloud-Generation nicht überzeugen kann. Und Google Docs versucht sich mit Team Sites an einer Kopie, die aber keine wirklich Alternative zu einem ausgereiften Enterprise-Wiki wie Atlassian Confluence ist.

Das Confluence-Wiki ist stark, wenn es um viele kleine Änderungen über einen Zeitraum von Tagen, Wochen oder sogar Monaten und Jahren geht. Dokumente, die 450 Mal von 40 unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet wurden, sind in Confluence Alltag. In Google und Microsoft finden Sie vermutlich nicht mehr als eine Handvoll dieser Art. Hier spielt Confluence seine Stärken aus:

  • Saubere und verständliche Benachrichtigungen bei Änderungen an Dokumenten, an denen ich mitgewirkt habe.
  • Einfache Möglichkeit, kleine Änderungen durchzuführen.
  • Seiten können erweiterte Inhalte (Bilder, PDFs, Word, Excel, PowerPoint, Online-Inhalte, Videos, …) oder sogar ganze Seiten aus anderen Bereichen des Systems beinhalten – ein Konzept, das es bei Google und Microsoft in einer sinnvollen Umsetzung gar nicht gibt.
  • Tabellen können reichhaltig sein und Bilder, Links, Formatierungen und weitere Tabellen beinhalten. Das ist für viele Vergleiche und Übersichten hilfreich und erforderlich.
  • Für Confluence-Seiten lassen sich Workflows und Abhängigkeiten definieren, die in Google so nicht abgebildet werden können. Das schafft insbesondere im Bereich Qualitätsmanagement wertvolle Anwendungsfälle.

Das sind nur einige Nutzungsszenarien. Für Confluence gibt es im Atlassian Marketplace über 800 Erweiterungen, von denen 200 bis 300 wirklich hochwertig und wertvoll sind. Die Erweiterungen, die sich in den äquivalenten Marktplätzen von Google und Microsoft finden, verdienen nur in sehr geringer Anzahl das Prädikat „hochwertig und wertvoll“, auch wenn die schiere Quantität auf den ersten Blick beeindrucken mag.

Entdecken findet in Linchpin statt

Ein Intranet auf Confluence-Basis wie Linchpin basiert auf einem anderen Paradigma als die Office-Lösungen. Statt Dokumente gibt es semantische Netze aus Seiten – genau wie im Internet. (Huch! Wie ist das nur so erfolgreich geworden?)

Es gibt keine Eigentümerschaft von Inhalten mehr. Per Standard sind die Seiten für alle zugänglich und editierbar. Nur wer’s braucht, stellt Rechte, Einschränkungen und Workflows ein (z.B. QMS). Es ist kein Wunder, dass Wikipedia bis heute eine der erfolgreichsten und meistbesuchten Websites überhaupt ist. Dort und in einem Wiki-basierten Intranet wie Linchpin stöbern Menschen und erfahren neue Inhalte.

Nachrichten an eine Gruppe oder alle personalisiert ausgeben

Linchpin führt das Entdecken von neuen Inhalten als zusätzlichen Anwendungsfall ein. Das brauchen Sie immer dann, wenn Sie eine Idee teilen wollen und Feedback haben möchten. Oder wenn Sie etwas zu sagen haben, was alle in Ihrer Abteilung hören sollen. Oder wenn Sie Ihr Fahrrad loswerden wollen. Oder wenn der Strom kurz abgeschaltet wird oder ein Server gewartet werden muss.

Jedes Unternehmen, jede Abteilung, jeder Geschäftsführer, jeder Abteilungsleiter, jeder Gruppenleiter hat „Nachrichten“. Einige richten sich an alle Mitarbeiter und viele nur an kleine Teilgruppen. Nur ein System, das Personalisierung versteht und es dem Redakteur leicht macht, kann für die Anwender relevant bleiben.

Linchpin profitiert davon, dass ein Wiki – anders als Google und Microsoft – eh schon ein Magnet und wie gemacht fürs Entdecken ist. Zusätzlich können Sie mit Linchpin Mobile und Linchpin Touch die Voraussetzungen schaffen, dass auch die Mitarbeiter, die gerade nicht am Rechner sind oder die gar keinen Computer-Arbeitsplatz besitzen, mit den Inhalten in Berührung kommen.

Linchpin-Intranet: Jetzt kennenlernen und testen

Interessieren Sie sich für Confluence als Intranet-Basis? Möchten Sie eine bestehende Plattform um hilfreiche Enterprise-Features erweitern? Mit Linchpin bieten wir eine ausgereifte Lösung, die Confluence zu einer vollwertigen Social-Intranet-Suite erweitert. Ausführliche Infos zu Funktionen, Möglichkeiten, Vorteilen und Preisen finden Sie auf unserer Linchpin-Website.

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