Mit Team Drives als Bestandteil der Google G Suite steht Teams eine gemeinsame Ablage zur Verfügung, in der sie ihre Dateien speichern, teilen, suchen und abrufen können – plattform- und geräteübergreifend. Dabei lässt sich über Rollen für Nutzer und Gruppen steuern, welche Aktionsmöglichkeiten jeweils verfügbar sind. In diesem Zusammenhang steht eine praktische Weiterentwicklung vor der Auslieferung.
Neue Rolle: Content Manager
Im Oktober rollt Google einige Änderungen im Hinblick auf die Mitgliederrollen in Team Drives aus. Die wichtigste Neuerung ist dabei die Einführung des "Content Managers". Diese von vielen Kunden gewünschte Rolle soll die Verwaltung und Handhabung von Dateien innerhalb der Team Drives noch einmal vereinfachen. Nach der Umstellung wird Content Manager die voreingestellte Rolle für neue Mitglieder im Team Drive sein.
Google bietet Kunden an, sie bei dieser Umstellung effektiv zu unterstützen und ihnen manuelle Arbeit abzunehmen: Auf Wunsch nimmt Google eine einmalige Migration vor, um Nutzer, die aktuell Editierzugriff haben, zu Content Managern zu machen. Um dies anzustoßen, müssen G-Suite-Administratoren bis zum 26. September 2018 das folgende Formular ausfüllen:
Team Drives Role Migration Opt-in
Leichtere Dateienverwaltung auch via Drive File Stream
Nutzer mit der neuen Berechtigung Content Manager sind in der Lage, Team-Drive-Inhalte zu editieren, zu reorganisieren und zu löschen, aber sie können keine Team-Drive-Mitgliedschaften anpassen oder Einstellungen ändern.
Dies sind die konkreten Unterschiede zwischen der neuen Berechtigung des Content Managers und der bisherigen Rolle des Users mit Editierrechten:
- Anders als Nutzer mit Editierrechten können Content Manager Dateien in einem Team Drive auch reorganisieren und löschen.
- Content Manager habe Lese- und Schreibzugriff für Dateien in Drive File Stream, was sie in die Lage versetzt, Team-Drive-Dateien über den eigenen Rechner oder über die Drive-Web-Oberfläche zu verwalten. Diesen Zugriff haben User mit Editierrechten nicht; somit müssen sie übers Web auf Team-Drive-Dateien zugreifen, um sie zu bearbeiten.
Einmalige Rollenmigration bis zum 26. September veranlassen
Google empfiehlt Kunden, die Drive File Stream aktiviert haben, die Nutzung der neuen Rolle und die vorbereitende Migration. Eine Reaktion ist jedoch nicht obligatorisch: Wenn Sie nichts tun, werden sich die Rollen der Team-Drive-Mitglieder in Ihrer Organisation im Oktober nicht ändern. Falls Sie die Migration anstoßen, werden diese Maßnahmen durchgeführt:
- Alle Individualnutzer und Gruppen im Unternehmen, die Mitglieder von Team Drives mit Editierzugriff sind, werden zu Content Managern.
- Externe User, die Mitglieder von Team Drives sind, werden nicht migriert, es sei denn, sie gehören einer Gruppe an, die auch interne Nutzer enthält. Falls sie in solch einer Gruppe sind und die Gruppe als Team-Drive-Mitglied mit Editierzugriff fungiert, erfolgt auch für diese externen Anwender eine Migration auf die neue Rolle.
Weitere Informationen zu dieser Umstellung finden Sie direkt bei Google.
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