Interview – Moderne Office-Systeme für Unternehmen: Google G Suite versus Microsoft Office 365

Auf den ersten Blick haben die Cloud-basierten Office-Lösungen Google G Suite und Microsoft Office 365 viele Gemeinsamkeiten. Bei genauerer Betrachtung werden allerdings konzeptionelle und funktionelle Unterschiede deutlich, die Unternehmen bei der Auswahl berücksichtigen sollten. Und wie evaluiert und vergleicht man eigentlich solche Lösungen zielführend?

Hier ist ein Interview für Wissensmanagement.net mit Paul Herwarth von Bittenfeld, Experte für Produktmanagement und Produktentwicklung bei //SEIBERT/MEDIA.

Warum verlagern Organisationen ihre Office-Software in die Cloud?

Weil klassische, lokal installierte Office-Software heute oft mehr Probleme verursacht als löst. Unternehmen wollen eine bessere digitale Zusammenarbeit, eine effizientere Kommunikation und eine höhere Informationsqualität. Sie wollen der internen E-Mail-Flut an den Kragen. In diesem Zusammenhang sind klassische Office-Dokumente nicht nur anachronistisch, sondern tot. Sie sind statisch. Sie unterstützen keine Zusammenarbeit an Inhalten. Sie behindern die Aktualität von Informationen. Die Leute teilen und diskutieren sie per E-Mail. Dokumente liegen dezentral in Mail-Postfächern verstreut und kursieren in mehreren Versionen mit unterschiedlichen Ausarbeitungsständen. Und die altbekannten Kompatibilitätsprobleme von Rechner zu Rechner gibt es noch obendrauf. Nicht zu vernachlässigen ist auch das Sicherheitsrisiko, wenn Dateien mit unternehmenskritischen Informationen auf verschiedensten Servern und Clients verteilt liegen. So bieten sich viel mehr Angriffspunkte. Moderne Cloud-Lösungen wie Office 365 oder die G Suite helfen, das zu ändern.

Eine Entscheidung zwischen den beiden Office-Lösungen von Google und Microsoft ist allerdings oft keine einfache, auch aufgrund des Umfangs der Lösungen.

Richtig. Dazu wird die Frage „Microsoft versus Google“ in vielen Unternehmen auch durchaus emotional betrachtet und auf einer politischen Ebene diskutiert. Als weiterer Aspekt kommen bestehende Verträge, die Homogenität der bestehenden IT-Landschaft im Unternehmen und auch die unterschiedliche DNA der Lösungen hinzu. Während Microsoft auf eine jahrzehntelange Historie im Hinblick auf Produktivitätssoftware zurückschaut, ist Google als Cloud-native Lösung und mit einem stark auf Kollaboration ausgerichteten Ansatz eine innovative Alternative, die sich nicht zu verstecken braucht.

Wie vergleicht man solche Software-Systeme? Viele Organisationen nutzen Anforderungskataloge und Pflichtenhefte.

Das ist die einfachste, wenn auch selten zielführende Praxis. Solche Anforderungslisten haben die Tendenz, lang und länger zu werden, um wirklich jeden denkbaren Anwendungsfall abzudecken – und zwar unabhängig davon, ob die Mitarbeiter diese wirklich brauchen oder nicht. Dann werden mitunter Entscheidungen getroffen auf Basis einiger weniger exotischer Funktionen, die am Ende in der Praxis kaum jemand nutzt. Das Problem ist oft, dass alle nur mit solchen Listen hantieren, aber sich niemand mal mit einem Team hinsetzt und wirklich mit der Software arbeitet. Niemand hat die Lösung in der Praxis ausprobiert, am wenigsten die, die später jeden Tag damit arbeiten sollen.

Was wäre Ihr Vorschlag für eine sinnvolle Vorgehensweise?

Es kann sehr hilfreich sein, bereits in einer frühen Phase einmal Erfahrungen in der praktischen Nutzung der Systeme zu sammeln, also z.B. die Dokumente, die man für das Einführungsprojekt der Software oder für ein Benchmarking der verschiedenen Systeme braucht, im engeren Projektteam direkt in der Cloud-Lösung zu erarbeiten. So sammelt man sehr schnell viele Learnings und kann auch nicht-funktionelle Aspekte wie die Usability oder die Performance der Systeme leichter in die Betrachtung einbeziehen. Bei den funktionellen Anforderungen kann es hilfreich sein, mit einer elektronischen Mitarbeiterbefragung oder auch mit Interviews mit Leuten aus verschiedenen Geschäftsbereichen ein klareres Bild von den Abläufen und Use-Cases zu bekommen, die ihnen wirklich wichtig sind. So können die Bewertungskriterien ergänzt und auch leichter priorisiert werden.

Was sind die offensichtlichsten Unterschiede zwischen der G Suite und Office 365?

Google hat bei der Schaffung seiner Office-Lösung von Anfang an auf Browser-Technologien und auf mobile Applikationen gesetzt. Das merkt man beim Zusammenspiel der Komponenten, aber auch an der technischen Reife der Produkte. Microsoft kommt dagegen aus einer klassischen Office-Welt mit komplexen Desktop-Anwendungen, ergänzt durch serverbasierte Software wie Sharepoint. Das alles musste nun für Office 365 in die Browser-Welt übertragen und konsolidiert werden. Das ist teilweise noch deutlich zu spüren, z.B. bei paralleler Arbeit in Dokumenten.

Und auf funktioneller Ebene?

Während die Grundfunktionalitäten in beiden Welten weitgehend gleichermaßen vorhanden sind, galten die Microsoft-Lösungen im Detail teils als funktionsreicher. Google musste erstmal eine Aufholjagd starten, um Anforderungen der Kunden nachzuholen. Viele Dinge, die Microsoft-Lösungen bereits konnten, sind so aber auch in einer modernen und innovativen Art und Weise in die G Suite mit eingeflossen, was sie in eine Rolle als Innovationsführer gebracht hat. Google orientiert sich in der Entwicklung an den Maßstäben „smart, secure and simple“. Wie sich das ausdrückt, lässt sich exemplarisch für „smart“ und „simple“ am Beispiel der „smart replies“ in Google Mail erklären: Auf eingehende E-Mails werden dem Nutzer drei kompakte Antwortmöglichkeiten vorgeschlagen. Passt eine davon, wählt der Nutzer sie aus, kann sie auf Wunsch noch anpassen und versenden. Mehr als zehn Prozent des E-Mail-Aufkommens werden bei Gmail bereits über diese Option verschickt. Und durch Machine Learning (ML) werden die Antwortvorschläge immer besser. Eine smarte Lösung, die zugleich einfach für den Nutzer ist und viel Zeit spart.

Ist es für das Unternehmen nicht ein grundlegender Vorteil, dass die meisten Mitarbeiter Microsoft mit Office kennen, aber G Suite nicht?

Vor ein paar Jahren war das in der Tat noch so – zumindest in Deutschland. Auch heute basieren ungefähr drei Viertel aller Computerarbeitsplätze auf Windows. Aber inzwischen hat die Medaille zwei Seiten. 1,4 Milliarden Menschen auf der Welt nutzen z.B. Gmail. Rund zwei Drittel der weltweiten Internetnutzung erfolgt über Google Chrome als Browser. Weit über 80 Prozent aller Mobilgeräte basieren auf Google. Tatsache ist daher jetzt schon, dass die Mitarbeiter in den Unternehmen durch ihre private Nutzung bereits sehr viel Erfahrung mit Google-Produkten haben. Wenn heute ein 20-jähriger Mitarbeiter ins Unternehmen einsteigt, hat der oft sogar nur mit Google Vorerfahrungen. Während die „Alten“ häufig vorwiegend Microsoft und aus dem privaten Umfeld Google Docs kennen, sind viele Jüngere nur noch mit Google vertraut.

Manche Unternehmen werden sich sagen: Wir haben schon immer Microsoft genutzt, also bleiben wir dabei. Was entgegnen Sie denen?

Wenn sie dafür Sachargumente haben, kann man dagegen nichts einwenden und ironiefrei viel Erfolg mit Office 365 wünschen. Falls das Hauptargument aber tatsächlich lautet, „weil wir es schon immer so gemacht haben“, dann würde ich doch noch einmal zur Reflexion einladen. Das sind Totschlagargumente, wie sie gegen alle Innovationen wie Automobil, Telefon oder Internet auch ins Feld geführt wurden. Die wichtigste Frage ist doch: Wie können Softwareprodukte uns unterstützen, den Anforderungen der Zukunft zu begegnen? Wir haben schon viele Organisationen erlebt, die nach einer kurzen Vorstellung des Leistungsspektrums der G Suite festgestellt haben, dass sie eben doch noch einmal einen ernsthaften Vergleich zwischen Office 365 und der G Suite anstellen sollten.

Kurz und knapp: Was ist die größte Stärke der G Suite?

Der Fokus darauf, Zusammenarbeit durch moderne Technologien einfach zu machen. Und durch Machine Learning (ML) und Künstliche Intelligenz (KI) werden immer mehr Dienste und Funktionalitäten angeboten, die erhebliche Produktivitätssteigerungen ermöglichen.

Und Office 365?

Die langjährige Erfahrung im Geschäftskundensegment sowie der hohe Verbreitungsgrad in den Organisationen sind sicherlich Punkte, die viele Unternehmen veranlassen, den evolutionären Schritt von ihren bestehenden Desktop-Anwendungen zu Office 365 zu gehen. Häufig wird auch gerade das Vorhandensein der Desktop-Anwendungen als eine große Stärke gesehen. In Zeiten, in denen Märkte am laufenden Band von essenziellen Veränderungen erschüttert und verändert werden, sollte die Unternehmensführung allerdings auch überlegen, ob evolutionäre Veränderungen der richtige Schritt sind. Rund 70 Prozent der sehr innovativen und zukunftsträchtigen Organisationen auf der „Forbes Cloud 100 List“ verwenden die G Suite. Und das ist meiner Meinung nach kein Zufall.