Google G Suite: Gmail auch offline nutzen – Anleitung zur Aktivierung

Nicht allzu lange ist es her, da hat Google uns mit dem Redesign des alten Gmail überrascht. Mittlerweile ist die neue Iteration auch zum Standard für den Zugriff auf E-Mails in der G Suite geworden. (Die ausgerollten Neuerungen hat unser Kollege Frank Hamm seinerzeit ausführlich vorgestellt.) Es gibt einen neuen Look, praktische Shortcuts und mehr KI-Funktionen, aber ein Feature haben wir an dieser Stelle bisher vernachlässigt, und dabei besitzt es eine nicht zu unterschätzende Praxisrelevanz: Die Rede ist vom nativen Offline-Modus!

Zwar konnte man über ein Chrome-Plugin schon länger auch offline mit Gmail arbeiten, nun wurde diese Möglichkeit aber direkt in die Web-App integriert und ist für alle schnell und einfach nutzbar. Das funktioniert übrigens nicht nur mit dem Google-Browser, sondern auch mit anderen Lösungen wie Firefox. Voraussetzung ist lediglich die Unterstützung sogenannter Progressive Web Apps oder PWA.

Und so geht’s!

Um die Funktion zu aktivieren, müssen Sie nur in Ihren Gmail-Einstellungen (das kleine Zahnrad rechts oben in Gmail) in den Offline-Tab wechseln und das Feature für Ihren Account einschalten.

Sollten Sie die Option für Ihre Unternehmens-Mails noch nicht haben, kontaktieren Sie bitte Ihren Administrator. Falls Sie ein Administrator sind, müssen Sie das Feature für Ihre Nutzer erst aktivieren. In Googles Admin-Konsole geht das auch schnell und unkompliziert. Klicken Sie einfach auf den nachfolgenden Link, der Sie direkt zur richtigen Einstellung bringt: Gmail Offline Settings.

Dort finden Sie ganz unten in der User-Sektion diese Option:

Gmail - Offline Sync Admin Settings

Hier können Sie die Haken wie auf dem Bild setzen. Der erste aktiviert das Feature, der zweite legt fest, dass die Offline-Daten vom lokalen Gerät gelöscht werden, wenn der Nutzer sich abmeldet. Die schafft etwas Sicherheit für den Fall, dass sich ein User nur vorübergehend auf einem fremden Gerät anmeldet und dann das Löschen vergisst.

Sobald Sie die Settings durch einen Klick auf „Speichern“ gesetzt haben, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen auch alle Nutzer erreichen.

Danach sehen Sie als User im oben angesprochenen Offline-Tab zur Aktivierung für Ihren Account die folgenden Optionen:

Gmail - Offline Sync Settings

Wählen Sie die Einstellungen, wie es Ihnen beliebt, und drücken Sie dann auf „Speichern“. Nach einem Neuladen der Seite sind Sie nun auch offline in der Lage, Gmail zu nutzen.

Beim ersten Setup muss Gmail zunächst alle Anhänge und E-Mails synchronisieren. Den Fortschritt sehen Sie rechts oben:

Gmail - Offline Sync Indikator

Sobald die Synchronisation abgeschlossen ist, können Sie Gmail jederzeit auch ohne stabile Internet-Verbindung öffnen und E-Mails schreiben sowie bestehende Mails lesen und sortieren. Ihre Änderungen und Mails werden dann bei der nächsten Gelegenheit automatisch wieder synchronisiert und Sie sind wieder live.

Hilfe benötigt?

Ich habe dieses Feature erst heute für unsere Teams aktiviert und bin auf das erste Feedback der Kollegen gespannt. Für mich bedeutet diese Möglichkeit, unterwegs weniger Mails am Handy zu bearbeiten und endlich Gmail als vollwertigen Offline-Client nutzen zu können.

Sollten Sie Unterstützung bei der Einrichtung dieses oder anderer Features benötigen oder Interesse an einem (verlängerten) Test der Google G Suite haben, melden Sie sich gerne via Chat oder Mail an google@seibert-media.net direkt bei unserem Team. Wir sind offizieller Google Cloud Partner und beraten Sie gerne unverbindlich zur Einführung, Lizenzierung und produktiven Nutzung der Google G Suite!

Weiterführende Infos

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