Team-Workflows: Atlassian Jira hilft, Arbeitsprozesse wiederholbar und skalierbar zu machen

Jedes Team in einem Unternehmen hat einen Prozess, um seine Arbeit zu erledigen. Wenn man diesen Prozess normiert, ihn also in einen Workflow gießt, kann man ihn klar strukturieren und wiederholbar machen – und damit auch skalierbar. Immer mehr Organisationen setzen dabei nicht auf festgeschriebene Prozesse, sondern auf einen iterativen Ansatz des Workflow-Managements, denn dieser hilft, besser auf Anforderungsänderungen zu reagieren und besser mit Komplexität umzugehen. Atlassian Jira unterstützt Sie dabei.

Einfach und schnell starten

Wenn es um die initiale Implementierung eines Workflows geht, ist es empfehlenswert, mit einem einfachen Prozess zu starten. Manche Teams sind versucht, gleich die absolute und richtige Lösung zu finden, und verbringen Wochen damit, den Prozess auszuarbeiten. Aber komplexe Workflows sind schwer zu verstehen und noch schwerer zu adaptieren.

Ein Software-Team könnte mit einem solchen einfachen Workflow als Basis starten:

  • TO DO – offene Arbeiten, die noch nicht begonnen wurden
  • IN PROGRESS – Arbeiten, mit denen sich das Team zurzeit aktiv beschäftigt
  • CODE REVIEW – fertiggestellte Arbeiten, die auf Review bzw. Freigabe warten
  • DONE – komplett abgeschlossene Arbeiten, die die Kriterien der Definition of Done erfüllen

In einem Vorgangs-Tracking-System wie Atlassian Jira gehen Vorgänge mithilfe von Transitionen von einem Status in den nächsten über, was dem Workflow Struktur verleiht.

Atlassian Jira Workflows

Ein exemplarischer Workflow als Einstieg

Manche Entwicklungsteams inkludieren direkt zusätzliche Schritte, die ihnen helfen, den Status einzelner Aufgaben bzw. User Stories noch präziser nachzuverfolgen.

  • AWAITING QA – Arbeiten, die implementiert worden sind, aber noch auf ein Tester-Review warten
  • READY TO MERGE – Code, der reviewt wurde und der bereit ist, in den Master- oder Release-Branch gemergt zu werden

Unterschiedliche Stadien im Workflow müssen nicht von unterschiedlichen Personen bearbeitet werden. In modernen Teams übernehmen Entwickler viele der Aufgaben von der Entwicklung bis zur Auslieferung.

Gute Workflows bilden die Bedürfnisse des Teams ab. Dabei sind gelegentliche Schmerzen normal, chronische Schmerzen jedoch nicht. Kein Team gleicht dem anderen und auch bei Teams im selben Unternehmen gibt es Unterschiede in den Prozessen, die von den Teamwerten, der Art des Projekts, der Technologie und vielen weiteren Faktoren abhängen. Deshalb ist es so wichtig, ein Tracking-System auszuwählen, das eine flexible Workflow-Konfiguration unterstützt.

Immer wieder gehen Teams hier Kompromisse ein und passen ihren Arbeitsstil einem bestimmten Toolset an. Die Folgen sind Produktivitätsverlust und Frustration. Schließlich versuchen solche Teams, das entsprechende Tool ganz zu meiden, was wiederum die teamübergreifende Zusammenarbeit beeinträchtigt und über kurz oder lang Chaos stiftet.

Workflow optimieren

In einem weiteren Schritt in Richtung eines passgenauen Workflows könnte das Team, wenn es mit dem Basis-Workflow vertraut ist, Status für jede Art von Arbeit im Teamprozess definieren. Ideenfindung, Design, Entwicklung, Code-Review und Testing sind funktionell unterschiedlich und können individuellen Status entsprechen. Das Ziel sollte ein schlankes Status-Set sein, dass dennoch klar kommuniziert, in welcher Phase sich ein „Arbeitsstück“ befindet.

Projektstatus können auch mit dem Rest der Organisation geteilt werden. Wenn wir über die Entwicklung eines Workflows nachdenken, sollten wir uns auch mit geeigneten Metriken befassen, die wichtig sind, um den Fortschritt und die aktuelle Arbeit im Unternehmen sichtbar und transparent zu machen. Ein guter Workflow beantwortet beispielsweise diese Fragen:

  • Welche Arbeiten hat das Team abgeschlossen?
  • Wächst das Backlog überproportional oder entspricht das Wachstumstempo der Abarbeitungsgeschwindigkeit des Teams?
  • Wie viele Vorgänge befinden sich in jedem Status?
  • Gibt es Flaschenhälse, die das Team bremsen?
  • Wie lange dauert es durchschnittlich, einen Vorgang fertigzustellen?
  • Wie viele Vorgänge sind beim ersten Mal an der Qualitätskontrolle des Teams gescheitert?

Der nächste Schritt ist die Optimierung des Workflows, um einen stetigen Fluss der Arbeit durch den Prozess hindurch sicherzustellen. Work-in-progress-Limits (WIP) geben die minimale und die maximale Anzahl an Vorgängen in einem bestimmten Stadium vor. Das soll gewährleisten, dass das Team einerseits gut ausgelastet ist, aber andererseits keine Überlastung stattfindet, die das Team zwingt, mit Prioritäten zu jonglieren.

Die Etablierung von WIP-Limits dürfte schnell zeigen, welche Prozesse das Team und seine Arbeit im Verlauf der Pipeline verlangsamen. Wenn das Team seine WIP-Limits schließlich nach und nach verfeinert und optimiert, wird dies auch zu einer Steigerung des Durchsatzes führen.

Die Herausforderungen beim Skalieren von Workflows

Unternehmen mit mehreren oder vielen Teams sehen sich bestimmten Herausforderungen im Zusammenhang mit Workflows gegenüber. Verständlicherweise möchte jedes Team seinen Workflow so optimieren, sodass er den unikalen Prozess und auch die Teamkultur widerspiegelt. Probleme können dann entstehen, wenn unterschiedliche Teams mit unterschiedlichen Prozessen am selben Projekt zusammenarbeiten.

Teams, die kollaborieren, können davon profitieren, wenn sie sich ein und denselben Workflow teilen. Das erleichtert die Transition von Arbeiten zwischen den Teams, denn sie haben dieselben Konventionen für die Definition und die Auslieferung von Arbeit. Einen solchen gemeinsamen Prozess zu etablieren, kostet gewiss etwas Zeit und ist ein Geben und Nehmen aufseiten der involvierten Teams. Doch die wechselseitigen Lerneffekte können schließlich zu einem für alle besseren Workflow führen.

Mit Atlassian Jira können Teams sich Workflows teilen und dabei unterschiedliche Repräsentationen des Prozesses auf ihrem jeweiligen Board verwenden. Diese Möglichkeiten führen zu flexiblen Visualisierungsoptionen, ohne Elemente des gemeinsam entwickelten Workflows opfern zu müssen.

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