Ist Jira in Ihren IT- und Entwicklungsteams gefangen? (Teil 2)

Jira gilt häufig als technisches Tool. In manchen Unternehmen gestaltet sich die Verbreitung daher so, dass die IT- und Software-Teams das System intensiv nutzen, während sich andere Teams lieber von Jira fernhalten. In diesem zweiteiligen Artikel führe ich ein paar Argumente an, warum es sich lohnt, Jira aus diesem Korsett zu befreien und ins gesamte Unternehmen auszuweiten. Im ersten Beitrag bin ich auf den Nutzen für agile Teams, das Plus an Transparenz und die hilfreiche Integration mit Confluence eingegangen. Daran knüpfe ich hier nahtlos an.

Individuelle Workflows für alle Teams

Jedes Team hat im Aufgabenmanagement seine eigenen Abläufe - und Workflows sind eine ausgemachte Stärke von Jira, also die Wege, denen Tickets folgen müssen, um vom offenen in den abgeschlossenen Status zu gelangen. Diverse Projektvorlagen bieten vorgefertigte Workflows, mit denen man sofort loslegen kann. Und falls das nicht passt, legt man eben selbst Hand an.

Der Workflow-Editor von Jira bietet eine visuelle Ansicht des Prozesses in Diagrammform, die hilft, die Konsistenz sicherzustellen. Für jedes Projekt kann ein eigener individueller Workflow angelegt und jederzeit angepasst werden - vom simplen Offen -> In Arbeit -> Abgeschlossen bis zu umfangreichen Prozessen mit diversen Freigabestufen, Wiedervorlagen etc. Das lässt Experimente und schnelle Reaktionen auf Anforderungsänderungen zu, bis passende Abläufe gefunden sind, die gewährleisten, dass alle Aufgaben in einen systematischen Prozess überführt werden.

Jira Software Workflows

Echte Zusammenarbeit mit Kommentaren

Kommentare bilden ein elementares Element der Zusammenarbeit mit Jira. Jedes Ticket hat eine Kommentarsektion mit Rich-Text-Editor, in der alle Diskussionen zur Aufgabe abgebildet werden.

Diese Kommentare sind persistent, und damit ist die gesamte Diskussions- und Informationshistorie zu einem Vorgang zentral verfügbar im Ticket zu sehen. Das erleichtert auch das Hinzuziehen neuer Beteiligter. Vergleichen Sie das mal mit der Diskussion einer Aufgabe per E-Mail-Thread!

Echte Zusammenarbeit mit Mentions

Ein Feature, das auf den ersten Blick nicht besonders aufregend wirkt, ist die Funktion der persönlichen Erwähnungen mit @-Mentions. In der Praxis der täglichen Teamzusammenarbeit ist diese Möglichkeit, andere Nutzer in Ticketbeschreibungen und Kommentaren direkt anzusprechen, jedoch sehr hilfreich, wenn es Unklarheiten gibt, wenn Fragen auftreten, wenn zusätzliche Expertise nötig ist usw.

Auf diese Weise lassen sich Kollegen im Kontext des Vorgangs hinzuziehen und in die Zusammenarbeit integrieren. Das nahtlose Zusammenspiel mit den E-Mail-Benachrichtigungen von Jira (siehe unten) sorgt dafür, dass der betreffende User automatisch informiert wird. Wenn Mitarbeiter eines Pilotteams vor allem anfangs reichlich Gebrauch davon machen, können sie die Präsenz von Jira in der täglichen Arbeitswelt wirksam steigern und manifestieren.

Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen

Jira informiert die beteiligten Personen automatisch per E-Mail über alle Details des Vorgangsfortschritts. Das schafft nicht nur ständige Transparenz, ohne Informationen aktiv aus dem System holen zu müssen. Es ist auch ein essenzieller Beitrag dazu, die klassische interne E-Mail aus der digitalen Zusammenarbeit zu verbannen.

E-Mails, die bei der Verbannung von E-Mails helfen? Was sich zunächst paradox anhört, ist tatsächlich ein wertvoller Effekt. Die Jira-Mails sind keine inhaltlichen Beiträge zu Aufgaben, sondern reine Benachrichtigungen, die der Information dienen und nicht der qualitativen Auseinandersetzung mit einem Ticket. Die Vorteile habe ich neulich in einem anderen Artikel ausführlicher diskutiert: Mail-Benachrichtigungen aus Atlassian-Systemen - Verstärkung der internen E-Mail-Flut?

Jira ist einsteigerfreundlicher als je zuvor

Eingangs habe angemerkt, dass Jira auf unerfahrene Nutzer zunächst durchaus bedrohlich wirken kann. Der Respekt vor der Funktionstiefe lässt sich aber schnell überwinden, denn heute ist der Einstieg in Jira einfacher als je zuvor.

Der Knopf zum Erstellen von Tickets ist auf jedem Anwenderbildschirm im System verfügbar. Das Anlegen eines neuen Vorgangs ist eine Sache von wenigen Sekunden. Für Beschreibungen und Kommentare gibt es einen einfach zu nutzenden Rich-Text-Editor. Die Arbeit mit Tickets auf digitalen Boards ist ein intuitives, elegantes Nutzererlebnis, das die tägliche Arbeit mit den aktuellen Aufgaben zu einem nahtlosen Prozess macht. Für Konfigurationsarbeiten (z.B. von Workflows und Boards) bietet Jira schlanke, verständliche Oberflächen.

Deshalb braucht es auch keine tagesfüllenden Mitarbeiterschulungen, um Jira in seinen Basisfunktionen über die technischen Teams hinaus auszurollen. Ein paar kurze Tutorial-Videos, einige geschulte Ansprechpartner im Unternehmen (interne Trainer) und eine starke Präsenz des Systems im Alltag können schon viel bewirken. Für den schnellen Einstieg gibt es außerdem sofort verfügbare öffentliche Ressourcen wie die Reihe Atlassian Jira lernen. Begründete Angst vor Jira muss jedenfalls niemand haben.

Konsolidierung der Systemlandschaft

Ein wünschenswerter Nebeneffekt eines erweiterten Jira-Rollouts ist die Vereinheitlichung des digitalen Projekt- und Aufgabenmanagements in der Organisation. Die technischen Teams arbeiten erfolgreich mit Jira, aber auch die übrigen Teams nutzen ja irgendwelche Tools für die Verwaltung ihrer To-dos.

Hier ist vielleicht längst ein unüberschaubares Gewirr aus Systemen und Werkzeugen entstanden. Sie sind nicht kompatibel. Sie sind verteilt. Teams können nicht zusammenarbeiten, wenn sie keine gemeinsame Plattform dafür haben. Vielleicht ist die IT über ein internes Service-Desk erreichbar, aber das ist Einbahnstraßenkommunikation, denn wie ist es umgekehrt, wie weist ein Software-Team einem Marketing-Team eine Aufgabe zu? Und nebenbei: Entsprechen die von Team zu Team unterschiedlichen Tools überhaupt alle den Compliance- und Sicherheitsvorgaben des Unternehmens?

Das erweiterte Ausrollen von Jira kann diese Probleme entschärfen. Projekte und Aufgaben werden zentralisiert und besser sichtbar gemacht. Teams und Abteilungen können sich effizienter zu übergreifenden Aufgaben abstimmen. Die Systemlandschaft wird konsolidert, was IT-Ressourcen entlastet und eine Vereinheitlichung der Lizenzverwaltung unterstützt.

Fazit

Jira kann "das eine" Aufgabenmanagement- und Tracking-System für alle sein. Es gibt zahllose Organisationen aller Größen und Branchen, in denen das der Fall ist. Jira ist nicht elitär; die Anwendungsfälle des Systems sind breit gestreut und teamübergreifend - und dank seines Funktionsreichtums tappt Jira dabei nicht in die die Falle des Generalisten, der vieles kann, aber nichts davon richtig.

Unternehmen, in denen Jira in einigen wenigen Nutzungsszenarien steckengeblieben ist, empfehle ich, die alleinige Verbreitung in den Bereichen IT und Software nicht als Entmutigung wahrzunehmen, sondern nur als erste Iteration eines größerflächigen Rollouts zu verstehen (auch wenn diese Iteration schon sehr lange andauert und das Wachstum bislang ausgeblieben ist). Ein strategischer Ansatz mit Pilotteams, einem Train-the-Trainer-Konzept und vor allem einer Präsenzsteigerung im Tagesgeschäft sind dabei hilfreich und effektiv.

Tipps und Maßnahmen für eine unternehmensweite Einführung und Nutzungsoptimierung von Jira haben wir in mehreren früheren Beiträgen bereits zusammengetragen, die ich hier gerne noch einmal empfehle:

Ihr Partner für Atlassian Jira

Haben Sie Fragen zu Atlassian Jira? //SEIBERT/MEDIA ist Atlassian Platinum Solution Partner. Wir unterstützen Sie gerne bei allen Aspekten rund um eine Einführung und produktive Nutzung der unterschiedlichen Jira-Deployments in Ihrem Unternehmen – von der strategischen Beratung über die Lizenzierung bis zur Implementierung, Optimierung und Erweiterung. Melden Sie sich bei uns!

View this post in English


Mehr über die Creative-Commons-Lizenz erfahren