Manche Kunden möchten von uns wissen: Wie sollte Linchpin auf inhaltlicher Ebene administriert werden? Diese Frage liegt nahe, denn die Linchpin-Intranet-Suite basiert auf Atlassian Confluence, dem marktführenden Wiki-System für Unternehmen. Und die meisten Wiki-basierten Content-Systeme in Organisationen haben gewisse Herausforderungen im Hinblick auf die inhaltliche und formale Qualität gemeinsam: Redundanzen, nicht mehr aktuelle Informationen, unvollständige Operationalisierung, unstrukturierte Ablage in der Informationshierarchie, teils schwierige Auffindbarkeit.
Jede Medaille hat zwei Seiten und die Freiheit der modernen Zusammenarbeit in einem Wiki oder einem Wiki-basierten Intranet, die es jedem Mitarbeiter erlaubt, einfach und schnell Inhalte im System zu erstellen, kann eben auch auch Nachteile mit sich bringen.
(Wir selbst leisten dem Vorschub, indem wir neuen Nutzern empfehlen, sich zuerst auf ihre Inhalte zu fokussieren und erst in zweiter – oder auch dritter – Linie um die formelle Aufbereitung zu kümmern. Allerdings gibt es dafür gute Gründe.)
Früher oder später kommt vielleicht der Zeitpunkt, an dem das Wiki-Chaos so viele Schmerzen verursacht, dass es endlich mal organisiert angepackt werden soll. Manche Teams und Organisationen unternehmen dann konzentrierte Hauruckaktionen. Leider ist der Erfolg einer solchen einmaligen Aktivität selten von Dauer.
Einmalige Aktionen verpuffen schnell
Haben Sie auch diesen einen Verwandten oder Bekannten, der es einfach nicht fertigbringt, Dinge wegzuwerfen? Er kann alles "bestimmt irgendwann nochmal gebrauchen" und scheint von einem instinktiven Sammeleifer getrieben zu sein. Der Keller oder der Schuppen füllt sich mit Plunder, bis er kaum noch begehbar ist und selbst der "Sammler" keinen Überblick mehr hat, was er eigentlich alles angehäuft hat – geschweige denn, wo sich was befindet. Nach einiger Überzeugungsarbeit und viel gutem Zureden fliegt der ganze Kram dann in einer konzentrierten Aktion weg. Und ein Jahr platzt der Keller wieder aus allen Nähten, so als hätte das Ausmisten nie stattgefunden.
So ähnlich gestaltet sich die Lage auch im Wiki-System oder im Wiki-basierten Intranet, wenn man es bei einmaligen Aufräumeinsätzen belässt. Hilfreicher wäre also ein systematischer Ansatz, der dauerhaft Wirkung zeigt und bestimmte Ordnungsprinzipien durchsetzt. Die Antwort auf die Frage, wie Linchpin inhaltlich administriert werden sollte, ist das Bereichsgärtnerprinzip.
Wiki-Gärtner auf Bereichsebene
Über die Rolle des Wiki-Gärtners haben wir hier in früheren Artikeln schon ausführlich nachgedacht. Dieses Prinzip bleibt auch für moderne Wiki-basierte Intranet-Systeme aktuell und reizvoll. Da Linchpin bzw. Confluence in Inhaltsbereiche organisiert ist, empfehlen wir, für jeden Bereich mindestens einen Verantwortlichen zu benennen: den Bereichsgärtner.
Bereichsgärtner sind in der Regel Power User, die entsprechend geschult werden sollten. Sie stellen für ihre jeweiligen Teams/Abteilungen/Standorte die Ansprechpartner für das Intranet dar.
Vorteile der Dezentralisierung
Mit der Etablierung von Bereichsgärtnern geht eine administrative Dezentralisierung einher. Das hat positive Folgen auf zwei Ebenen – der inhaltlichen und der organisatorischen.
In der Peripherie wissen die Leute am besten, was ein individueller Bereich braucht und welche besonderen Anforderungen zu berücksichtigen sind. Eine Zentrale, die weit weg von der täglichen Zusammenarbeit und von den praktischen Bedürfnissen der Nutzer ist, hat hier zwangsläufig Defizite.
Durch diese Dezentralisierung der Intranet-Administration kann eher sichergestellt werden, dass beispielsweise neue Mitarbeiter ein Intranet-Onboarding erhalten, Support-Anfragen schneller und gezielter beantwortet werden und die Inhalte nachhaltig und in einer entsprechenden Qualität in die vordefinierte Informationsarchitektur Einzug finden.
Bereichsgärtner sind durch ihre Nähe zu den Anwendern und zum Sachgebiet auch in der Lage, neue Inhalte in ihren zu verantwortenden Bereichen fachlich zu bewerten bzw. einzuordnen. Sie achten darauf, dass Intranet-Seiten verschlagwortet werden und dass Vorlagen für häufige Anwendungsfälle verfügbar sind. In ihre Verantwortung fällt auch der Lebenszyklus der Informationen im Bereich; hier können sie beispielsweise mit einer bereichsspezifischen Konfiguration einer automatisierten Archivierungslösung ansetzen.
Regelmäßige Abstimmung
Bereichsgärtner arbeiten zwar autonom und eigenverantwortlich für ihre Bereiche, aber sie sollten nicht abgekoppelt voneinander und von einer zentralen Koordination agieren. Wir empfehlen, dass sich die Bereichsgärtner des Intranets oder Wikis regelmäßig treffen und abstimmen.
Ein Turnus von 30 Minuten wöchentlich, um sich zu Fragen der Kollegen auszutauschen, Herausforderungen zu klären und neue Anwendungsfälle zu diskutieren, dürfte ein akzeptabler Kompromiss zwischen Aufwand und Ertrag sein – zumal solche Meetings dank moderner Technologien heute auch für räumlich verteilte Teilnehmer keine Hürde mehr sind.
Diese wöchentlichen Meetings könnte ein globaler Intranet-Administrator moderieren. Fragen und Probleme, die aufgrund mangelnder Ressourcen oder Kompetenzen nicht direkt geklärt werden können, nimmt der Intranet-Administrator auf, um sie mit einem externen Intranet-Partner abzustimmen oder um sie in Entscheidungsfindungen einzubringen, die zum Beispiel Budgets oder die globale Implementierung benötigter Erweiterungen betreffen.
Von einer höheren Informationsqualität im Intranet profitiert das Unternehmen
Das Konzept des Bereichsgärtners kann ein zentraler Baustein dafür sein, eine dauerhaft und gleichbleibend hohe Informationsqualität im Intranet oder Firmenwiki zu erreichen. Es stellt eine gute Aufbereitung, die richtige inhaltliche Einordnung und die Kontextualisierung von Informationen sicher, während überflüssiger Ballast, der die Auffindbarkeit der wirklich relevanten Informationen erschwert, strukturiert angepackt und vermieden wird.
Zugleich sind Bereichsgärtner geeignete und auch fachlich kompetente Ansprechpartner, wenn es um die Unterstützung der Anwender beim Einstieg und bei der optimalen Nutzung geht. Davon profitieren alle Mitarbeiter, die mit dem Intranet oder Wiki besser und produktiver (zusammen)arbeiten können.
Weiterführende Infos
Linchpin - Social Intranet mit Confluence
Wiki-Gärtner: Aufgaben und Anforderungen
Wiki-Einsteiger: Ihre neuen Inhalte in Confluence sind wichtig, nicht Strukturierung und Redundanzen
Confluence Data Center braucht eine Archivierungslösung
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