Wie erfahren alle Mitarbeiter, was im Unternehmen passiert?

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Pamela Winter ist geschafft. Ihr Vorgesetzter ist geschafft. Und zwar aus guten Gründen. Es ist das Ende eines langen Tages, den sie gemeinsam mit vielen anderen Mitarbeitern mit einer internen "Learning Experience" verbracht haben. Die Fokusgruppe hat sich intensiv mit den negativen Ergebnissen der letzten internen Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit auseinandergesetzt, die die Personalabteilung regelmäßig durchführt. Der Termin ist einerseits augenöffnend gewesen, andererseits aber auch mehr als nur ein bisschen deprimierend.

Die Mitarbeiter sind nicht glücklich. Angestellte ohne festen Büroarbeitsplatz sind besonders verstimmt. Sie fühlen sich zurückgelassen und vom Rest des Unternehmens abgekoppelt. Aus ihrer Sicht interessiert sich niemand für sie oder für den Wert, den sie erarbeiten.

Unternehmenskommunikation funktioniert nur, wenn sie alle Mitarbeiter erreicht

Die Ergebnisse dieser Zufriedenheitsumfragen sind für Pamela und ihr Team desaströs. Sie ist verantwortlich für die interne Kommunikation. Interne Kommunikation! "Was machst du auf Arbeit eigentlich den ganzen Tag?", hat ihr Mann sie eines Abend im Scherz gefragt. Tja, irgendwo ist seine Frage berechtigt.

Nicht weniger schlecht ist es zuletzt für Michael Müller gelaufen, den Geschäftsführer. Die Ergebnisse sind an die Presse weitergegeben worden. Während des Quartals-Meetings hat ihn der Vorstand über glühende Kohlen laufen lassen. Der Aktienkurs ist eingebrochen. Ob daran nun die Umfrage schuld ist oder nicht – jedenfalls hat er gegenüber Pamela bereits angekündigt, dass er schon bald ein paar Dinge verändern würde.

Hier sind sie also und verbringen Zeit mit den Mitarbeitern "am Boden". Die Boden-Crew, die Techniker, die Piloten, die Flugbegleiter, das Gate-Personal – alle waren eingeladen mitzureden. Michael will zeigen, dass alle wichtig sind und dass er sich wirklich für die Leute interessiert. An der Leistung und den Ergebnissen des Unternehmens an sich ist ja gar nichts auszusetzen!

Es gibt ein Catering für 100 Leute in einem der Hangars – gutes Essen, eine offene Atmosphäre und die Ermutigung an die Teilnehmer, das auszusprechen, was ihnen auf dem Herzen liegt. Der Austausch in Gruppen ist sehr aufschlussreich.

Bedürfnisse ermitteln: mit Mitarbeitern aus allen Bereichen sprechen

Die Mitarbeiterumfrage hat nicht gelogen. In den größeren Gruppen ist die Diskussion direkt und teils sogar etwas verbittert.

"Meine Frau weiß vor mir, was bei uns los ist. Wenn ich nach Hause komme, erzählt sie mir von den Neuigkeiten aus Pressemeldungen und Blogposts, die an diesem Tag veröffentlicht worden sind. Warum erfahren wir hier nichts von diesen Dingen?"

Es gibt gemurmelte Zustimmung bei den Leuten, die nicht im Büro arbeiten.

"Welche internen News? Dinge, die unsere Arbeit betreffen, erfahren wir aus den Medien!"

Das hat gesessen. Michael wüsste nicht, was er zur Verteidigung ins Feld führen sollte. Der aktuelle Prozess ist nicht gut genug. Pamela und ihr Team verschicken halbwegs regelmäßig interne News-Mails und die Bereichsleiter pinnen die Nachrichten an die Wand. Der aktuellste Ausdruck in der Cafeteria ist mehrere Tage alt und kündigt diese Diskussionsveranstaltung an. Pamela ist klar, dass das derzeitige System nicht funktioniert.

Ein Intranet entfaltet sein Potenzial, wenn alle es nutzen können

Michael ist verärgert. Klar würde er gerne sämtliche Leute im Unternehmen erreichen und auch all jene, die am Boden oder in der Luft dafür sorgen, dass das Unternehmen den Kunden Wert bieten kann – aber wie? Bis jetzt hat er darüber auch noch nie wirklich nachgedacht. Und dabei geht die betroffene Mitarbeitergruppe in die Tausende. Sie bilden die Mehrheit.

"Die Leute sollten die Möglichkeit haben, sich zu beteiligen. Sie sollen stolz darauf sein, was wir als Gesamtunternehmen leisten. Im Büro sehen wir jeden Tag die Zahlen, lesen das Kunden-Feedback und klopfen uns auf den Rücken. Wir machen das ziemlich gut! Und das hier sind diejenigen, die das ermöglichen. Wir müssen sie einbeziehen."

Michael hat mit seiner kleinen Ansprache recht. Die derzeitige Situation ist nicht nur unfair, sie ist auch demotivierend. Sie muss sich ändern. Vor ein paar Monaten haben sie Confluence eingeführt. Michael hat angefangen, wöchentliche Updates zu bloggen, und die Unternehmenskommunikation hat eine Auswahl an tollen Kundenrückmeldungen hinzugefügt. Es ist ganz gut angelaufen – aber das Unternehmen hat nur Lizenzen für die Büromitarbeiter gekauft und nicht für alle in dieser 7.600-köpfigen Organisation.

Als Pamela hört, wie Michael hier fordert, dass alle Zugriff auf die Plattform haben sollten, ist sie sauer. Schließlich ist er es gewesen, der ihr am Anfang das Budget für ihr "Experiment" gekappt hat. Sie hatte sich für eine unbegrenzte Lizenz eingesetzt, die es ermöglichen würde, nicht nur die komplette Belegschaft, sondern sogar externe Freelancer, Partner und Lieferanten zu integrieren, war aber zurückgepfiffen worden.

Nach dem heutigen Tag dürfte dieses Budget kein Problem mehr sein. Michael hat verstanden. Das war es wert, einen Tag lang mit allen zu reden und gut zuzuhören.

Aber ist dieses Confluence-Wiki bereit fürs Rampenlicht? Pamelas Team findet es nicht gerade hübsch und ziemlich technisch. Das bestehende unternehmensweite Intranet ist eine veraltete Version von Microsoft Sharepoint und ein furchtbares Teil. Niemand nutzt es. Und so schicken sie halt weiter Mails und Dateien herum.

Sie wird sich umsehen müssen und auch ein paar Alternativen wie Office 365 oder die G Suite vergleichen. Aber Michael will jetzt eine Lösung, um alle im Unternehmen zu erreichen. "Oder morgen...", murmelt sie, als sie versucht, den Kopf freizukriegen, und geschafft ins Bett fällt. Es war ein langer Tag.

Tools müssen die Art und Weise unterstützen, wie Teams zusammenarbeiten

Als Pamela sich mit ihrem Team zu den neuen Entwicklungen bespricht, ist sie überrascht zu erfahren, dass Michael Theo Schroeder, den IT-Leiter, gebeten hat, ihr alle Unterstützung zu bieten, die sie braucht. Michael will offenbar nicht warten. Darauf haben Geschäftsführer selten Lust. Das IT-Team hat die Sache übernommen und ist schon dabei, Alternativen zu evaluieren. Sie haben auf einer zentralen Confluence-Seite mit der Entwicklung eines Konzepts begonnen. Auch sie sind nicht mehr zufrieden mit der Microsoft-Lösung – das ist einer der ersten Kommentare auf dieser Seite.

Pamela abonniert die Seite und als das IT-Team ins Rollen kommt, läuft ein kontinuierlicher Strom von Änderungsmitteilungen in ihrem Postfach zusammen. Sie führt diesen Prozess nicht, aber dank der Benachrichtigungen ist sie informiert und auf dem aktuellen Stand.

Modulare Intranet-Erweiterungen füllen funktionelle Lücken

Eine Sammlung von Apps, die als die Linchpin-Intranet-Suite bekannt ist, setzt sich an der Spitze der Liste fest. Sie würde alle Funktionen bieten, die für die interne Publikation und Verteilung von News nötig sind.

Ihre Kollegin Kathrin hat die mobile Linchpin-App auf Pamelas Handy installiert. Als die App nachfragt, ob sie Push-Mitteilungen erlauben wolle, ist sie bereits überzeugt. Wir können die Leute über ihre Smartphones erreichen! Jackpot! Heute hat jeder ein Smartphone. Computer für alle sind gar nicht nötig. Und Benachrichtigungen sorgen dafür, dass die Mitarbeiter die Ersten sind, die Neuigkeiten erfahren.

Linchpin Mobile

Mobiles Intranet ohne Hardware-Anschaffungen

Pamela geht direkt in Michaels Büro, um ihm die App in ihrer Demo-Umgebung zu zeigen. Es funktioniert reibungslos und er findet es super. "Wie lange wird es dauern, bis das bei uns funktioniert?" Geduld ist wie gesagt nicht Michaels Stärke.

"Das ist eine Out-of-the-box-Sache, wir können das grundsätzlich selbst umsetzen und konfigurieren", erklärt sie. "Aber da wir mit Confluence noch wenig Erfahrung haben, würden die IT und Unternehmenskommunikation lieber einen professionellen Dienstleistungspartner nehmen, der das in- und auswendig kennt. Damit kriegen wir die Geschichte schneller zum Laufen und es gibt weniger Probleme."

Der Rest ist leichte Beute. Der Dienstleistungspartner, den Pamela im Sinn hat, bietet ein günstiges Festpreispaket an. Und es ist nicht nötig, irgendwelche Hardware für die Nutzer zu beschaffen: Pamela hofft, dass sie die Mitarbeiter davon überzeugen können, die App auf ihre eigenen Smartphones auszurollen.

Michael meldet nur zweierlei Bedenken an: "Ich hasse Push-Mitteilungen. Warum sollte ich erwarten, dass die Mitarbeiter das toll finden? Und: Wie kriegen wir ein Branding in die App? Ich will, dass die nach uns aussieht, wir sind ja nicht Linchpin Mobile."

Personalisierung und Individualisierung sind wichtige Anforderungen

Pamela macht sich mit ihrem Team daran, die Linchpin-Lösung und ihre Möglichkeiten noch genauer zu untersuchen. Personalisierte News, super! Das würde bedeuten, dass wirklich nur die richtigen Adressaten auch Push-Mitteilungen bekommen. Der zweite Zweifel ist ebenfalls bald aus der Welt geschafft: Die Linchpin-Mobile-App kann einfach individualisiert und unter Design-Aspekten angepasst werden. Sie würde sich nahtlos in das Design des neuen Intranets einfügen.

Sechs Monate später ist kein Mitarbeiter mehr abgehängt. Alle sind über die Unternehmensnachrichten im Bilde, die Produktivität ist hoch, der Aktienkurs geht durch die Decke, Pamela wird zum "Communicator of the Year" gewählt und alle lebten glücklich und zufrieden.

Moderne Technologien lösen alte Herausforderungen

Zugegeben: Der letzte Absatz ist ein bisschen dick aufgetragen. Aber alles andere hat sich so ähnlich in vielen Organisationen zugetragen, mit denen wir zusammenarbeiten. Es ist schwierig, alle Mitarbeiter zu erreichen, wenn das Unternehmen in veralteten Tools und Prozessen feststeckt. Moderne Technologien können dieses Problem wirksam lösen.

Gerne unterhalten wir uns mit Ihnen über Ihre Anforderungen und zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten Linchpin Ihnen bietet. Melden Sie sich bei uns!

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