Neue Anforderungen an das Enterprise-Content-Management in Unternehmen

Traditionell beschreibt der Begriff Enterprise-Content-Management (ECM) die gesammelten Ansätze und Bestrebungen, die Unmengen unstrukturierter - wenngleich zentralisierter - Inhalte in einem Unternehmen zu verwalten. Die Konnotation hat sich allerdings in den letzten Jahren gewandelt und in Richtung einer interaktiveren Rolle verschoben.

In diesem Zusammenhang ist das klassische Papier so gut wie ausgestorben und Digitalisierung die neue Normalität. Maschinelles Lernen, Cloud-Technologien und weit verbreitete mobile Lösungen bieten Unternehmen neue Möglichkeiten, und es gibt neue Arten von Inhalten, die die Grenzen des klassischen Enterprise-Content-Managements erweitert haben: Video, Audio, Social-Media-Content. Das wirft die Frage auf, ob die Definition von ECM nicht neu durchdacht werden sollte.

In der gewandelten Business-Landschaft gibt es unterschiedliche Ansätze, ECM und seine Rolle in Organisationen zu definieren. Zielführend und am besten treffend im Hinblick auf moderne Zusammenarbeit ist diese Beschreibung:

ECM ist der kollaborative Prozess, die Unternehmensinformationen digital zu verwalten und anzuwenden, sodass er die Prozesse und Geschäftsziele der Organisation unterstützt. Dabei wird sichergestellt, dass diese Informationen zu jedem Zeitpunkt des Content-Lebenszyklus leicht zugänglich und nutzbar sind.

Das richtige digitale System kann Unternehmen hier Vorteile verschaffen, wenn es automatisierte Abläufe unterstützt, die die Produktivität fördern und die Teams und Mitarbeiter bei der Zusammenarbeit unterstützen.

Enterprise-Content-Management

Enterprise-Content-Lebenszyklus

Wie ein ECM-System funktioniert

Content ist überall im Unternehmen. Mitarbeiter schreiben Dokumente und E-Mails, legen Tabellen an, bauen Präsentationen. Sie erstellen immer mehr Inhalte in immer kürzerer Zeit, denn heute ist Zusammenarbeit ein entscheidender Erfolgsfaktor in Organisationen - und Zusammenarbeit kann nur wirksam sein, wenn alle Beteiligten Zugriff auf dieselben gemeinsamen Informationen und Ressourcen haben.

Nach wie vor befindet sich also ein großer Teil der Unternehmensinhalte in E-Mails, in Dateien und auf lokalen Rechnern. Sie sind unstrukturiert, und wenn dieser unstrukturierte Content wächst, brauchen Unternehmen stetig wachsende Ressourcen, um ihn zu verwalten.

Der Grundgedanke hinter einer ECM-Plattform ist recht einfach: Jeder Mitarbeiter in der Organisation soll Zugang zu den Informationen haben, die nötig sind, um fundierte Entscheidungen zu treffen, an Projekten zu arbeiten und größtmögliche Effizienz zu erreichen.

ECM eliminiert die klassischen Papierdokumente und die damit zusammenhängenden Ablagesysteme. Gedruckter Content wird digitalisiert und in einem sicheren System vorgehalten, wo diese Inhalte organisiert und geteilt werden können. Aber Enterprise-Content-Management ist mehr als nur ein Ablagesystem im modernen Gewand. ECM geht mit einem neuen Ansatz einher, der den gesamten Lebenszyklus von Inhalten überspannt - von der Erstellung über die Bereitstellung bis zur Archivierung.

Moderne ECM-Systeme reduzieren außerdem die Suchzeiten, um Informationen zu finden, denn die digitalen Inhalte und Dokumente leben an einer zentralen Stelle inklusive wichtiger Metadaten. Damit wird Content leichter verfügbar, wenn er benötigt wird. Nutzer haben die Möglichkeit, Volltextsuchen nach spezifischen Inhalten durchzuführen und diese geräteunabhängig direkt zu lesen, zu kopieren und ihrerseits zu bearbeiten. Sie können das ECM-System auch nutzen, um nach Begriffen oder Phrasen innerhalb gespeicherter Dokumente zu suchen.

Content-Management spielt überall im Unternehmen eine Rolle

Ursprünglich sollte ECM Unternehmen in erster Linie dabei helfen, Papier zu reduzieren und die Ablagesysteme zu modernisieren. Doch längst gehen die Anforderungen an Enterprise-Content-Management darüber hinaus.

Eine gute ECM-Lösung soll die Zeit und die Kosten reduzieren, die für das Management von Dokumenten und Inhalten über ihren Lebenszyklus hinweg anfallen. Sie soll die Inhalte des Unternehmens zentral versammeln und jederzeit verfügbar machen. Außerdem soll sie bestimmte manuelle Aufgaben wie das Kopieren und Verteilen von Content automatisieren.

Weiterhin kann ein ECM-System eine zusätzlichen Sicherheitsebene einführen, indem der Zugriff auf bestimmte Inhalte und Seiten beschränkt wird und indem Teams und Abteilungen ihre spezifischen Informationen schützen können.

Warum Enterprise-Content-Management so wichtig ist

Unabhängig von Branchen und Unternehmensgrößen verbessern moderne, effektive ECM-Lösungen zahlreiche Prozesse der täglichen Arbeit und reduzieren gleichzeitig den Overhead. Sie spielen auch eine essenzielle Rolle dabei, überflüssige Inhalte wie Duplikate und abgelaufene Informationen zu entfernen. Und nicht zuletzt tragen sie dazu bei, überkommene Methoden der inhaltlichen Zusammenarbeit einzudämmen.

Enterprise-Content-Management ist ein Schlüsselfaktor, um die Ad-hoc-Prozesse zu minimieren, die zu Compliance-Risiken und Produktivitätsverlusten führen können. ECM ist zudem ein wichtiges Werkzeug, um Informations-Flaschenhälse zu durchbrechen, die Entstehung von Silos zu vermeiden und klarer miteinander zu kommunizieren.

Noch wichtiger: ECM-Systeme können eine zentrale Rolle dabei spielen, die Organisation fit für die immer komplexeren Anforderungen der vernetzten Arbeitswelt zu machen. ECM forciert die Strukturierung und die einfache Verfügbarkeit aller wichtigen Unternehmensinformationen und schafft damit gute Voraussetzungen für schnelle Reaktionen und effektive Antworten auf veränderte Bedingungen.

Zusammenfassend lassen sich die gewandelten und neuen Bedürfnisse im Zusammenhang mit Enterprise-Content-Management auf die folgenden sechs Punkte eindampfen:

  • Kosten für die Speicherung reduzieren, indem Unternehmen in die Lage versetzt werden, exakt die Inhalte zu speichern, die sie benötigen (und die anderen auszusortieren)
  • Operative Kosten durch reduzierte Speicherkosten und verbesserte Arbeitsabläufe senken, die daraus resultieren, dass klassische Formate nun elektronisch verfügbar sind
  • Produktivität steigern, indem die richtigen Mitarbeiter die richtigen Informationen zur Verfügung haben und Routineaufgaben automatisiert werden
  • Schnellere und bessere Reaktionen in Projekten und bei Kundenanfragen durch einfachen Zugriff auf benötigte Informationen
  • Verbesserte Entscheidungsprozesse, die Kosten senken und die Effizienz erhöhen
  • Durch Mechanismen wie Account-Backups, Archivierung, sichere Speicherung und Disaster Recovery die Kontinuität des Geschäftsbetriebs auch für den Fall von Unwägbarkeiten sicherstellen

Confluence als modernes ECM-System

Mit Atlassian Confluence gibt es eine ausgereifte Lösung, die alle genannten Aspekte abbildet. Confluence hilft dabei, alle Informationen Ihres Unternehmens an einem zentralen Ort für die gemeinsame Bearbeitung zu organisieren, und schafft wirksame Voraussetzungen für eine moderne digitale Zusammenarbeit an Content.

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