Wenn die internen Inhalte in einem Unternehmen gut, strukturiert und auffindbar organisiert sind, hat das entscheidende Vorteile: Mitarbeiter wissen stets, wo team- und projektrelevante Informationen liegen; die Entstehung von Redundanzen lässt sich zwar nie ganz vermeiden, aber doch wenigstens eindämmen; die Teams können die Aktualität der Informationen eher gewährleisten; die Voraussetzungen für eine produktive, effiziente Erstellung und Nutzung der Informationen sind verbessert.

Um auf einen solchen Status quo hinzuarbeiten, können sich Teams einerseits die nativen Mechanismen von Atlassian Confluence zunutze machen und andererseits ein paar einfache Konzepte adaptieren, die sich im im Content-Management auf Enterprise-Ebene etabliert haben.

Dedizierte Bereiche für Inhalte

Die meisten Unternehmen streben den Zielzustand an, dass es möglichst für alle Arten von Inhalten, die in den Teams erstellt werden, spezielle logische Orte gibt - also dedizierte Stellen für Produktspezifikationen, Support-Dokumente, Informationen des Personalwesens, Mitarbeiter-Onboarding, Marketing-Pläne usw.

Für diese Strukturierung bietet Confluence die sogenannten Bereiche, die als Organisationseinheiten auf höherer Ebene dienen. In diesem Zusammenhang hat es sich in der Praxis vieler Unternehmen bewährt, einzelne Bereiche für die einzelnen Teams und für die einzelnen größeren Projekte im Unternehmen zu erstellen, damit jederzeit klar ist, wo die relevanten Informationen residieren.

Seitenhierarchien

Innerhalb eines Confluence-Bereichs werden Inhalte in Form webbasierter Seiten abgelegt. Diese Seiten lassen sich hierarchisch in über- und untergeordnete Seiten beliebiger Tiefe organisieren. Beispielsweise kann die Unterseite einer Portalseite ihrerseits wiederum als Elternseite für weitere Detailseiten dienen. Der Seitenbaum, der von jeder Seite aus direkt zugänglich ist, zeigt den Platz innerhalb der Seitenhierarchie, den die betreffende Seite einnimmt.

Um Inhalte zusätzlich in Kontext zu setzen, kann es sinnvoll sein, auf einer übergeordneten Seite die vorhandenen Unterseiten darzustellen. Dazu dient das Makro Children Display: Ist es eingebunden, werden entsprechende Unterseiten automatisch verlinkt; wenn weitere Detailseiten hinzukommen, sind keine manuellen Anpassungen nötig, da das Makro die Übersicht selbständig aktualisiert.

Links der Seitenbaum, auf der Seite die Ausgabe des Makros zur Anzeige der Unterseiten

Ein gut strukturierter Confluence-Bereich hilft Teams von Beginn an, neue Inhalte anzulegen und weitere Seiten innerhalb einer sinnvollen Struktur zu ergänzen.

Kontinuierliche Organisation

Es ist eine gewisse Gratwanderung: In einem Wiki-basierten Tool wie Confluence ist es zunächst mal entscheidend, dass die Nutzer überhaupt Informationen einstellen. Das sollte ihnen so einfach wie möglich gemacht werden: Verpflichtende Anforderungs-Checklisten für die korrekte Operationalisierung von Seiten sind gerade für neue Nutzer eher abschreckend und wirken kontraproduktiv.

Aber selbst wenn eine Seite an der für das Team falschen Stelle liegt: Einmal angelegte Seiten lassen sich jederzeit innerhalb der Seitenhierarchie verschieben. In der Cloud-Version von Confluence gibt es sogar eine praktische Drag & Drop-Funktion dafür. Auch das Bewegen einer Seite in einen anderen Bereich ist eine Sache von wenigen Handgriffen.

Reorganisation von Seiten per Drag & Drop (Confluence Cloud)

Gemeinsame Verantwortung und Bereichsgärtner

Was die Aufgabe betrifft, in einem Team- oder Projektbereich dauerhaft für Ordnung und Struktur zu sorgen, gibt es unterschiedliche Ansätze. Gewiss ist es sinnvoll, dass alle Teammitglieder gemeinsam Sorge für die gute Organisation ihrer Inhalte tragen.

Das ist in der Praxis aber manchmal ein frommer Wunsch - und wie gesagt: In erster Linie kommt es darauf an, dass Inhalte überhaupt vorhanden sind. In aller Regel werden Seiten jedenfalls nicht aus Bosheit oder Ignoranz falsch eingestellt und unvollständig operationalisiert.

Deshalb ist neben der gemeinsamen Verantwortlichkeit im Team das Konzept des Bereichsgärtners ein hilfreicher Ansatz: Bereichsgärtner stellen für ihre jeweiligen Teams oder Abteilungen die Ansprechpartner für das Confluence-System dar. Durch ihre Nähe zu den Anwendern und zum Sachgebiet sind sie in der Lage, neue Inhalte in ihren zu verantwortenden Bereichen fachlich zu bewerten bzw. einzuordnen.

Im Beitrag Bereichsgärtner für Linchpin-Intranets, Atlassian Confluence und Firmenwikis haben wir über dieses Konzept ausführlicher nachgedacht.

Automatisiertes Content-Lifecycle-Management

Wenn ein Confluence-System im Unternehmen intensiv genutzt wird und organisch wächst, stellen sich mit der Zeit auch einige (fast unvermeidliche) Nebenwirkungen ein: Redundanzen und veraltete Inhalte, ineffiziente Suchen, Unsicherheit beim Einstellen von Inhalten (Sind diese Informationen schon im System vorhanden oder nicht?). In jedem Fall leidet die Nutzungseffizienz.

Hier kann das Unternehmen mit einer professionellen Archivierungslösung gegensteuern. Ein Tool wie das empfehlenswerte Archiving-Plugin bietet umfangreich konfigurierbare Automatisierungen, um nicht mehr benötigte Seiten aufzufinden, und granulare Wiedervorlageprozesse für potenziell veraltete Inhalte. Damit lassen sich die Voraussetzungen für ein wirksames Content-Lifecycle-Management schaffen, das in der Praxis kaum manuelle Arbeit erfordert.

Das Archiving-Plugin bietet zahlreiche Konfigurationsoptionen

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Weiterführende Infos

Linchpin: Social Intranet auf Confluence-Basis
Neue Inhalte in Confluence sind wichtig, nicht Strukturierung und Redundanzen
Bereichsgärtner für Linchpin-Intranets, Atlassian Confluence und Firmenwikis
Zehn Top-Apps für Confluence, die Unternehmen wirklich helfen