Für die News in Ihrem Intranet interessiert sich kein Schwein!

Welker Quartalszahlensalat. Aufgewärmte Pressemeldungen. Die Geschichte unseres Unternehmens Teil 9. Im Aufsichtsrat folgt Dr. Behrend auf Dr. Ahrens. Und alle paar Wochen wendet sich ein Vorstandsmitglied ans Volk, wahlweise mit einem Klopfer auf die eigene Schulter oder händeringenden Appellen an die Belegschaft. Das sind Schreckgespenster eines Intranets!

Wenn ich mit Kunden über Intranets rede, kommen wir eher früher als später auf interne Unternehmens-News zu sprechen – eine der wichtigsten Anforderungen an einen Intranet-Relaunch. Aber um damit wirksam und erfolgreich zu sein, brauchen Sie ein News-Konzept. Wenn Sie im Intranet Meldungen wie die Beispiele oben mit der Gießkanne über die bemitleidenswerten Mitarbeiter ausschütten, haben Sie keins. Sie tun halt das, was Ihre Vorgänger in der Unternehmenskommunikation schon vor 20 Jahren gemacht haben.

Das Teilen interner Nachrichten war einer der allerersten Anwendungsfälle, als Intranets in den Neunzigerjahren zum Durchmarsch ansetzten. Klassisches Intranet 1.0 – Kommunikation "von oben nach unten". Das Management oder die Unternehmenskommunikation schreiben und die Mitarbeiter konsumieren. Daran ist auch erstmal nichts auszusetzen. Es gehört zu den Kernaufgaben der Unternehmensführung, den Leuten die richtigen Informationen an die Hand zu geben, damit sie bestmöglich arbeiten können. Top-down-News im Intranet können dazu einen Beitrag leisten.

Aber die Zeiten haben sich geändert, und trotzdem fahren viele Unternehmen weiter auf diesem einen rostigen Gleis: Sie verfolgen nach wie vor einen Gießkannenansatz ohne Differenzierung (und größere Mühe).

Mit zunehmender Organisationsgröße erwächst daraus ein Relevanz- und damit bald auch ein Akzeptanzproblem. Denn was wollen die Anwender, die das Intranet nutzen? Sie gehen nicht ins System, weil ihnen gerade langweilig ist, sondern weil sie sich davon etwas erhoffen, weil sie etwas mit dem Intranet erledigen wollen. Das Intranet muss bei der täglichen Arbeit helfen und für die tägliche Arbeit relevant sein – persönlich relevant. Das gilt auch für die richtigen Informationen.

Intranet News

Ein Schwein. Es interessiert sich ebenso wenig für Ihre Intranet-News per Gießkanne wie Ihre Mitarbeiter. (Foto von mali meader unter Pexels Lizenz)

Das Tagesgeschäft all der Mitarbeitergruppen im Unternehmen überschneidet sich oft nur wenig. Und so haben sie jeweils ganz unterschiedliche Interessen und Anforderungen an Inhalte. Ist für die Entwickler eine neue Vertriebsrichtlinie relevant? Tangiert umgekehrt die Vertriebler eine Wartung des Integrations-Servers? Noch größer wird das Relevanzproblem in Unternehmen, die räumlich verteilt sind. Brennen die Mitarbeiter in Deutschland darauf zu erfahren, dass in Spanien ein viertes Büro eröffnet hat? Interessieren die Kollegen in Hessen sich für die Marketing-Aktion in Bayern?

Auf einer gewissen Ebene ist dieses Relevanzproblem der Unternehmenskommunikation oft auch bewusst. Sie versucht dann einfach, es allen recht zu machen – und erreicht das Gegenteil. Bei diesem Ansatz verzichtet sie auf spezifische Informationen, die nur auf Teilmengen der Belegschaft abzielen. Stattdessen veröffentlicht sie News-Inhalte, die letztlich so allgemein und unverbindlich sind, dass sich gar keiner mehr dafür interessiert und dass sie für überhaupt niemanden mehr relevant ist. Damit sind wir bei den Schreckgespenstern.

Wenn ein Mitarbeiter fünf Minuten die News der Woche überfliegt, die für ihn unerheblich sind, kann er auch gleich fünf Minuten durch seine Facebook-Timeline scrollen, wenn Sie den mittelbaren Wert für das Unternehmen als Maßstab nehmen. Der ist nämlich in beiden Fällen gleich null.

Informationen in News müssen relevant sein. Und moderne Intranet-Lösungen wie Linchpin erlauben es, Nachrichten auf bestimmte Nutzergruppen beschränkt auszustrahlen, und zwar sehr granular. Wenn es diese Möglichkeiten technisch und konzeptionell gibt, können Sie auch ein richtiges News-Konzept entwickeln. Ein News-Beitrag soll nur englischsprachigen ITlern angezeigt werden und anderen Nutzern nicht? Eine Meldung soll nur Marketing-Mitarbeiter erreichen, die in Bayern sitzen? Eine Nachricht soll nur für die Filialmitarbeiter, aber nicht für die Leute in der Zentrale erscheinen? Solche Szenarien muss ein Intranet heute abbilden können.

Personalisierung ist eine Anforderung, die Sie an einen Intranet-Relaunch auf jeden Fall stellen sollten, wenn es für Ihre Nutzer relevant und wertvoll sein soll. Ein Schwein interessiert sich dann zwar immer noch nicht für die News und das Intranet insgesamt – aber Ihre wertvollen Mitarbeiter schon!

Diese Kolumne ist im Original in der Zeitschrift Wissensmanagement (Ausgabe 4/2018) erschienen.

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