Zeiterfassung in Jira mit Tempo Timesheets: Daten organisieren und auswerten

Dies ist der dritte und abschließende Teil der Gastartikel-Reihe von Maxime-Samuel Nie-Rouquette (Tempo) zu den Möglichkeiten von Tempo Timesheets für Jira (Teil 1: Adaption für die tägliche ArbeitTeil 2: Flexibilität und Anpassbarkeit).

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Tempo Accounts und Tempo Teams, um Daten zu organisieren

Wir haben nun diskutiert, wie Sie Daten mit unterschiedlichen Methoden erheben können und wie Sie sicherstellen, dass diese Daten für das Unternehmen nützlich sind. Nun wollen wir uns zwei Kernfunktionen von Tempo ansehen, die dazu dienen, die so erhaltenen Daten zu organisieren: Tempo Accounts und Tempo Teams.

Tempo Accounts

Sie haben also jede Menge interessante Daten, die zu jedem Zeitpunkt eines Arbeitstags erfasst werden. Vielleicht wäre es interessant, diese Informationen mit einem Team oder Projekt zu verknüpfen? Wenn Sie zum Beispiel wissen möchten, wie viel Zeit für einen bestimmten Kunden aufgewandt wurde, und dies auf jedes Projekt herunterbrechen wollen - Tempo Accounts bietet einen einfachen Weg, um dieses Ergebnis zu erreichen.

Sie sollten Tempo Accounts so umfangreich wie möglich nutzen, damit die Daten, die Sie erfassen, wirklich sinnvoll verwendet werden und zu Einsichten führen.

Tempo Accounts bildet ein Kern-Features der Tempo-Suite und ist unter dem Tempo-Menü zu finden (im Kopfbereich der Seite). Mit Accounts können Sie Felder erstellen (neue Kunden oder Kontentypen), um Ihre Daten später nach Kunden, Projekten usw. zu segmentieren und zu organisieren. Hinweis: Tempo Accounts kommt auch in den beiden anderen Tempo-Apps zum Einsatz (Planner und Budgets).

Tempo Teams

Tempo Teams bietet wiederum einen Weg, um Daten nach Teams zu organisieren. Das kann eine sehr mächtige Methode sein, um die Entwicklung und den Fortschritt eines Teams zu erfassen und um Team-relevante Einsichten zu generieren (etwa im Hinblick auf Kapazitäten oder die Zeitoptimierung).

Tempo Teams dient nicht nur dazu, Daten zu organisieren. Teams kann auch Teamleitern und Managern helfen, den Überblick darüber zu behalten, wie sich die Teams machen und woran sie arbeiten. Außerdem bietet Tempo Teams eine Stundenzettel-Ansicht, die der Timesheet-Ansicht unter My Work sehr ähnlich ist. Hier können Leute mit den richtigen Berechtigungen die Stundenzettel der Teammitglieder freigeben, um beispielsweise sicherzustellen, dass die erfassten Daten in Ordnung sind.

Reports: Hier entstehen Lerneffekte und ROI

Nun haben wir alle nötigen Schritte betrachtet (Erhebung und Organisation der Daten), um uns der Reporting-Stufe von Tempo Timesheets zuwenden zu können. Wenn die beiden vorangestellten Schritte korrekt umgesetzt wurden, werden die Einsichten, die Tempo Reports Ihnen eröffnen kann, die Mühe wert gewesen sein.

Man könnte sagen, dass Tempo Reports auf ähnliche Weise wie eine Pivot-Tabelle in Excel funktioniert. Die Lösung segmentiert Ihre Informationen so, dass diese Aufschlüsselung das gewünschte spezifische Endziel kommuniziert. Sie können beispielsweise abrufen, wie viel von der für einen bestimmten Kunden aufgewandte Zeit abrechnungsfähig ist und wie viel nicht, oder herausfinden, wie viel Aufwand über die Zeit hinweg in ein spezifisches Projekt geflossen ist. Mit anderen Worten: Tempo Reports ist das analytische Werkzeug in Tempo Timesheets, das etwas Licht auf die buchhalterischen und betriebswirtschaftlichen Aspekte wirft.

Kehren wir noch einmal zu Ian und seinem Unternehmen für 3D-Effekte zurück. Nachdem er mithilfe eines Arbeitsattributs das Feld für Mehrarbeit implementiert hat, möchte Ian gerne herausfinden, wie viel er seinem Kunden zusätzlich berechnen muss. Nun kann er den individuellen Report durchgehen und durch Gruppierungen und Filterungen der Felder innerhalb von fünf Minuten herausfinden, was er wissen will.

Am Ende hat er Zugriff auf den Umfang der Mehrarbeit für eine Zeitperiode und für die Filter/Gruppen seine Wahl. Er kann diese Informationen für einen unverzichtbaren Prozess seines Geschäfts nutzen - die Rechnungsstellung. Da diese Daten in Echtzeit aktualisiert werden, lassen sich die Berichte auch nutzen, um die Kommunikation und die Transparenz des Unternehmens zu erhöhen und die Beziehungen zu den Kunden zu stärken.

In der Vorlagenauswahl können Sie einen der angebotenen Reports wählen (z.B. Team-Report, Projekt-Report). Alternativ können Sie einen individuellen Report erstellen und für die spätere Nutzung speichern. Ähnlich wie bei der Timesheet-Ansicht in My Work lassen sich Daten (je nach gewünschtem Endergebnis) filtern und gruppieren und der Zeitraum spezifizieren. Ein Report lässt sich auch ausdrucken oder herunterladen (PDF, CSV und weitere). Tempo Reports ist ebenfalls über das Tempo-Menü im Kopfbereich der Seite verfügbar.

Die nötigen Schritte, um den größten Nutzen aus Tempo Timesheets zu ziehen, bestehen darin, die richtigen Daten im Worklog zu erfassen und diese Daten unter Tempo Accounts und Tempo Teams zu operationalisieren. Sie sollten stets eine gute Basis schaffen, um zu gewährleisten, dass die Daten gute und werthaltige Erkenntnisse generieren. Andernfalls sind die Reports wahrscheinlich nicht geeignet, die Story kommunizieren, die Sie sich wünschen.

Zusammenfassung

Tempo Timesheets ist eine Produktivitäts-App, die sehr mächtige Erkenntnisse eröffnet. Diese unterstützen wiederum sehr wichtige Geschäftsprozesse wie die Rechnungsstellung und helfen, die Unternehmensorganisation zu optimieren (zum Beispiel durch eine verbesserte Ressourcenzuteilung). Wir haben uns in diesem und den vorherigen Artikeln diverse Ansätze angesehen, um einer Habitualisierung der Zeiterfassung den Weg zu ebnen, und einige Tipps besprochen, um die Adaption des Tools zu erleichtern.

Anschließend haben wir uns zwei Optionen angeschaut, um die erfassten Daten zu individualisieren, sodass sie uns zu Einsichten entsprechend unserer Bedürfnisse verhelfen. Darüber hinaus sind wir auf einfache und saubere Möglichkeiten eingegangen, die Daten mithilfe von Tempo Teams und Tempo Accounts zu organisieren und damit einen exzellenten Rahmen für die Tempo Reports zu schaffen.

Und nicht zuletzt haben wir einige der Vorteile gestreift, die die Nutzung von Tempo Timesheets sowohl aus Anwendersicht (Zeitoptimierung, Produktivitätssteigerung) als auch aus Unternehmensperspektive mit sich bringen kann (bessere Ressourcenzuweisung, Echtzeit-Statusberichte, zusätzliche Transparenzebenen, verbesserte Kundenkommunikation uns mehr).

Diese Artikelreihe hatte das Ziel, Ihnen einen einführenden Überblick zu Timesheets zu bieten. Gleichwohl gibt es viele weitere lohnende Themen, mit denen wir uns hier nicht beschäftigen konnten (etwa Berechtigungen, Arbeitsattribute, Teams, Stundenzettel-Freigaben, Stundenzettel-Planung, Konten usw.), und zahlreiche Anwendungsfälle, die man an anderer Stelle aufgreifen könnte (EVM, CAPEX versus OPEX, PPM usw.). Wenn Sie mehr über diese Aspekte erfahren möchten, schauen Sie mal auf die Tempo-Website oder melden Sie sich einfach bei //SEIBERT/MEDIA!

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Maxime-Samuel Nie-Rouquette ist bei Tempo der Experte für das weltweite Partner-Marketing. In dieser Rolle stellt er eine reibungslose Kommunikation und gute Beziehungen mit Tempo-Partnern sicher. Dabei verfolgt er das Ziel, durch Zusammenarbeit positive Effekte zu erreichen.