Ein besseres Mitarbeiter-Bewertungssystem dank Automatisierung und Jira

Dies ist ein Gastbeitrag von Lois Shearing. Die englische Version des Artikels finden Sie bei unseren Partnern von Adaptavist.

Mit dem neuen Fiskaljahr hat Adaptavist ein neues Jira-basiertes Bewertungssystem für Mitarbeiter eingeführt. Der neue Prozess schafft eine nahtlose, kollaborative Praxis, wobei die Informationen über das ganze Jahr hinweg kontinuierlich von Managern, Mitarbeitern und Personalteam aktualisiert werden.

Altes raus

Unser bisheriges System hat aus Word-Vorlagen und sogar aus Papierformularen bestanden. Im Oktober haben die Teammitglieder diese Dokumente ausgefüllt und sie dann zusammen mit ihrem Team-Manager aktualisiert, um die Entwicklung festzuhalten. Dieses Formular sollte die Ziele des Mitarbeiters für das kommende Jahr abbilden und Details darüber erfassen, welche Trainingsmaßnahmen nötig sind, um die Ziele zu erreichen.

"Die Sache war irritierend, weil es kein Formular war, das man in einer Sitzung ausfüllen konnte. Man fing an, wartete, nahm dann Aktualisierungen vor und stellte es schließlich fertig. Und dann wurde dieses Dokument genutzt, um das vergangene Jahr zu bewerten. Es war ganz und gar keine gradlinige Angelegenheit", sagt Neil Penny, Learning & Development Consultant (L&D) bei Adaptavist.

Das alte System war für die Nutzer nicht nur schwer verständlich, es war auch schwer nachvollziehbar. Neil und sein Personalteam mussten jedes Formular für jeden Mitarbeiter im Blick haben und es dann Zeile für Zeile durchgehen, um relevante Details zur Entwicklung des Kollegen oder zu seinen Bedürfnissen zu erfassen.

"Zu den Funktionen des Personalteams gehört die Fähigkeit, Führungskräften Bericht zu erstatten und zu sagen, das und das passiert, dies ist erledigt und hier sehen wir Fortschritte", sagt Neil, wobei er betont, dass das Ziel einer Bewertung nicht allein aus Erfassung und Auswertung besteht, sondern vielmehr darin liegt, ein kontinuierliches, ganzjähriges Gespräch zwischen den Teammitgliedern und ihren Managern über Performance, Entwicklung und Bedürfnisse zu schaffen.

Neues rein

Das neue System stattet jeden Angestellten mit einem Jira-Epic aus, in dem es einen Vorgang gibt, der das Bewertungszeitfenster abdeckt. In diesem Vorgang hat der entsprechende Mitarbeiter Kompetenzen, die seiner Rolle und seiner Stufe entsprechen. Dies versetzt ihn in die Lage, mit Unterstützung seines Managers seine derzeitigen Stärken und Entwicklungsbereiche in Relation zu seiner Rolle zu verstehen, und dies hilft ihm, sich konsequent weiterzuentwickeln und zu wachsen.

Danach können der Mitarbeiter und sein Manager Ziele für das kommende Jahr definieren und (falls nötig) einen Entwicklungsplan als Vorgang in diesem Epic erstellen. Alle Infos können (und sollten) über das Jahr hinweg aktualisiert werden, sodass eine fortlaufende, ganzjährige Abstimmung und Entwicklung stattfindet, die den Fortschritt im Hinblick auf die nächstjährige Bewertung sichtbar macht.

Das Personal- und L&D-Team hat Transparenz über den gesamten Org-Chart des Unternehmens und ist dadurch in der Lage, Fortschritte zu erfassen und die Geschäftsführung fundiert zu informieren. Damit entsteht ein zentraler Ort der Wahrheit bezüglich der Mitarbeiterfähigkeiten und der Weiterentwicklung auf jeder Ebene.

"Alles, was wir unter Weiterentwicklungsaspekten brauchen oder tun wollen, kann damit abgebildet werden", erklärt Neil. "Das System bietet alle Elemente des alten Papierformulars, aber es vereinfacht den Prozess und gießt ihn in eine einfache Zeitlinie, die für die Leute besser verständlich und auf interaktive Weise zu handhaben ist."

Optimierung mit ScriptRunner

Unsere Entwickler haben das neue Jira-Bewertungssystem mithilfe von ScriptRunner sogar noch weiter ausgebaut, sodass die Erstellung neuer Vorgänge und Buttons automatisiert ist. Auch die Oberfläche, auf der die Nutzer den Org-Chart des Unternehmens sehen können, wurde komplett mit ScriptRunner gebaut.

Diese Features machen das System noch effizienter und versetzen jeden Mitarbeiter unabhängig von seiner technischen Affinität in die Lage, in seinem Epic zu navigieren. Der Org-Chart hat auch unsere Sicherheits- und Datenschutzstandards massiv verbessert. Die Arbeit mit der Oberfläche ist granular beschränkt, sodass Interaktionen auf Basis der Vorgänge, die erstellt werden können, limitiert sind.

Hier finden Sie mehr Informationen zu ScriptRunner für Jira.

Probieren geht über Studieren

Welchen Unterschied macht nun der Wechsel von einem papierbasierten System zu Jira wirklich? Neil zufolge einen großen. "Seit wir einen starken Fokus auf die Verbesserung des Prozesses richten, beobachten wir, dass auch die Qualität der Inhalte sich stark verbessert hat", sagt er. "Diese steigende Nutzung und die Daten, die wir im System einfangen, sagen mir, dass wir bessere Konversationen zwischen Mitarbeitern und Managern haben. Das ist super."

Und das System hilft dem Personal- und L&D-Team auch, im Bewertungsfenster Zeit zu sparen. "Vorher musste ich ein Dokument nach dem anderen Zeile für Zeile durchsehen und verstehen. Jetzt rufe ich einfach mein Dashboard auf. Dort finde ich einen hübschen Graphen, der mir zeigt, was geschafft ist und was nicht und was fehlt. Dann lade ich den Bericht herunter, fertig."

Dieses Mehr an Sichtbarkeit und die verbesserte Fähigkeit, die Fortschritte der einzelnen Mitarbeiter nachzuverfolgen, bedeutet für das Team auch, dass es nun die Support- und Trainings-Ressourcen effektiv implementieren kann, die die Leute brauchen, um ihre Ziele zu erreichen. Das Ergebnis sind kompetentere, zufriedene Angestellte.

Automatisierung für alle

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen in Abteilungen, in denen die technische Affinität traditionell nicht so hoch ist, kann einem Unternehmen große Vorteile verschaffen. Aber es ist nicht immer einfach. Wir haben viele Geschichten gehört, in denen Initiativen, durch die Personal- oder Marketing-Abteilungen viel Zeit und Geld sparen könnten, seitens der Jira-Administratoren blockiert oder auf unbestimmte Zeit verschoben wurden, weil sie einfach nicht die Bandbreite zur Implementierung des Prozesses verfügbar hatten. Deshalb haben wir eine Lösung entwickelt.

AutoBlocks für Jira ist ein virtuelles Whiteboard, mit dem Nutzer Jira-Projekte mithilfe einfacher Drag & Drop-Technologien an die Bedürfnisse ihrer Teams anpassen können. Jira-Nutzer und -Admins haben unabhängig von ihren Rollen und technischen Kompetenzen die Möglichkeit, Workflow-Best-Practices zu standardisieren, Automatisierungen zu erstellen und Jira in einem einfachen, nutzerfreundlichen Arbeitsbereich anzupassen. Sie können AutoBlocks jetzt ein ganzes Jahr lang kostenfrei testen!

Ihr Partner für alle Apps auf dem Atlassian Marketplace

Möchten Sie mehr über ScriptRunner und/oder AutoBlocks für Jira wissen? //SEIBERT/MEDIA ist Atlassian Platinum Solution Partner und damit auch Ihr kompetenter Ansprechpartner rund um die offiziellen Drittanbieter-Apps aus dem Atlassian Marketplace: Beratung, Lizenzierung, Implementierung. Melden Sie sich bei uns!

Artikelbild auf der Startseite von Pixabay unter CC0-Lizenz