Effizienter, sicherer, geräteübergreifend: Neue E-Mail-Features in der Google G Suite

Die E-Mail ist in den meisten Unternehmen nach wie vor der wichtigste Kommunikationskanal. Entsprechend wichtig ist eine gute Software, die diesen zentralen Anwendungsfall bestmöglich unterstützt. Die Google G Suite bietet mit Gmail ein ausgereiftes, funktionsreiches E-Mail-Tool, das aus User- und aus administrativer Sicht hohe Anforderungen erfüllt. In den letzten Wochen haben die G-Suite-Entwicklungsteams mehrere neue Funktionen für Gmail ausgeliefert, die bei der Arbeit mit Mails noch für zusätzliche Effizienz und Sicherheit sorgen können.

Dynamische E-Mails

Anfang des Jahres haben die G-Suite-Teams das Feature dynamische E-Mails angekündigt. Zum kommenden Juli wird die Funktionalität nun an alle Instanzen ausgerollt. Dynamische E-Mails erlauben es, direkt aus einer Mail heraus Aktionen durchzuführen. User können ohne Kontextwechsel zum Beispiel eine Veranstaltungsteilnahme zusagen, eine Umfrage ausfüllen oder auf einen Kommentar antworten.

Das lässt sich am Fall von Kommentaren in Google Docs gut veranschaulichen: Statt bei jeder Erwähnung in einem Kommentar individuelle E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, sehen User in Gmail jetzt einen jederzeit aktuellen Thread, aus dem heraus sie die Kommentare einfach beantworten oder lösen können - direkt aus der Nachricht. Das ist ein wirklich cooles Feature für mehr Effizienz bei der Mail-Bearbeitung.

G Suite Gmail dynamische E-Mails

Vertraulicher Modus

Auch das folgende Feature hat Google bereits vor ein paar Monaten als Beta vorgestellt: Der vertrauliche Modus für Gmail wird in Kürze für alle Kunden ausgeliefert. Er bietet integrierte Berechtigungsmanagement-Kontrollen für E-Mails, die es dem Absender beispielsweise erlauben, Ablauftermine festzulegen und vormals verschickte Mails zu widerrufen.

Der Absender hat sogar die Option, eine zusätzliche Authentisierung per Textmitteilung anzufordern, ehe der Empfänger die Mail lesen kann. Somit können Daten selbst für den Fall geschützt werden, dass ein Account gekapert wird, während die Nachricht aktiv ist. Außerdem unterbindet der vertrauliche Modus auf Empfängerseite die Möglichkeit, den Inhalt oder die Anhänge der Mail weiterzuleiten, zu kopieren, auszudrucken oder herunterzuladen.

G Suite Gmail - vertraulicher Modus

G Suite Gmail vertraulicher Modus

Smart Compose - mobil und geräteübergreifend

Unter dem Namen "Smart Compose" sind die Machine-Learning-Features zusammengefasst, die die G-Suite-Entwicklungsteams zuletzt für die Web-Version von Gmail ausgeliefert haben. Smart Compose bietet eine intelligente Autovervollständigung für häufig genutzte Wendungen und relevante Adressen.

G Suite Gmail - smart compose

Dieses Nutzererlebnis ist nun auch auf Mobilgeräten angekommen: User, die Gmail mit Android- oder iOS-Geräten verwenden, profitieren inzwischen ebenfalls von diesen KI-Möglichkeiten, die in kommenden Iterationen weiter ausgebaut werden sollen.

Administration: Verbesserte Handhabung von Adresslisten

Auch für Administratoren bietet die G Suite E-Mail-relevante Neuerungen. Gmail-Admins nutzen Adresslisten in der Admin-Konsole, um Listen mit freigegebenen und blockierten Absendern zu pflegen oder um Adressen und Domains entsprechend bestimmter Routing- und Compliance-Regeln zu verwalten. Die neuen Funktionen erleichtern die Handhabung, die Sortierung und das Auffinden solcher Listen.

Neue Suchfunktionen: Admins können ihre Adresslisten jetzt durchsuchen. Ein Klick auf das Lupen-Icon öffnet die Suchleiste. Direkt beim Eintippen gibt das System passende Ergebnisvorschläge aus.

Sortierte Listen ohne Redundanzen: Adresslisten sind nun alphabetisch sortiert - zunächst nach Domains, dann nach Usern. Dupletteneinträge werden automatisch entfernt.

Alles auf einen Blick: Eine Alle ansehen-Option unter diesen Listen ermöglicht einen schnellen Gesamtüberblick. Dieser Button bringt Admins zu einer Zusammenfassung mit allen Einträgen in der Adressliste.

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