Jedes Social-Intranet-Projekt ist anders, denn jedes Unternehmen mit seinen Projekten, Produkten, Mitarbeitern, Anwendungsfällen und Anforderungen ist individuell. Dementsprechend individuell müssen auch die Ansätze sein, mit denen ein internes Projektteam die Einführung unterstützt und antreibt. Und dementsprechend spannend und inspirierend sind Einblicke in große Social-Intranet-Einführungen aus erster Hand.

Silke Remmert von enercity hat uns bei unserem diesjährigen Atlassian Enterprise Club Day einen solchen Zugang eröffnet. In ihrem Vortrag (siehe die Aufzeichnung unten) geht sie auf das Selbstverständnis des Projektteams ein, gewährt einen Blick auf den aktuellen Stand des neuen Systems und lässt strategische Maßnahmen zur Förderung der Mitarbeiteraktivierung Revue passieren.

Ein Kollaborationssystem muss gefördert werden

Wir haben an dieser Stelle schon ausführlich darüber diskutiert, warum es nicht ausreicht, den Mitarbeitern ein kollaboratives Software-Tool einfach vorzusetzen und dann abzuwarten, dass sie es aktiv nutzen.

Sofern die Belegschaft nicht aus technologieaffinen, offenen Early Adopters besteht, die sowieso jedes neue Tool mit Handkuss annehmen und ausprobieren, wird das Social Intranet oder Wiki wohl scheitern: Ein gewachsenes großes Unternehmen ist eben kein Tech-Startup. Das ist auch dem Projektteam bei enercity klar gewesen.

Ein neues Social Intranet für 2.800 Mitarbeiter

Die enercity AG mit Sitz in Hannover hat vor rund neun Monaten für ihre rund 2.800 Mitarbeiter ein Intranet auf Basis von Linchpin eingeführt. Dieses Projekt ist Teil der Digitalisierungsstrategie des Unternehmens: In einer Welt der modernen Technologien braucht es in Unternehmen auch Digitalisierung nach innen.

Dabei bildet das neue Social Intranet eine wichtigen Komponente, die von Anfang an nicht als IT-Projekt, sondern als Vorhaben der Gesamtorganisation in Angriff genommen worden ist, um gemeinsam darüber nachzudenken, wie sich das System und die Nutzer zusammenbringen lassen.

Der Zwischenstand ein Dreivierteljahr nach dem Go-live kann sich sehen lassen. Das auf den Namen enerdigi getaufte System steht seit Ende letzten Jahres für sämtliche User zur Verfügung. Sie werden von Multiplikatoren aus allen Fachbereichen unterstützt, die als Schnittstellen zwischen Projektteam und Nutzern fungieren und nah an den Anwendern, Teams und Bereichen mit ihren Herausforderungen und Bedürfnissen sind.

Sechs Features für moderne Zusammenarbeit

Die enerdigi-Plattform auf Linchpin-Basis setzt sich aus sechs wichtigen Feature-basierten Komponenten zusammen, die eine neue, moderne Kultur der Zusammenarbeit, der Kommunikation und des Austauschs im Unternehmen fördern und antreiben sollen:

News: Unternehmens-News im Intranet gibt es auf zwei Ebenen: als zentralen Kanal auf jeder Nutzerstartseite und als personalisierte Bereichs-News. Alle Anwender können News-Beiträge liken und kommentieren und selbst interessante News abonnieren.

Nutzerprofile: Die Intranet-Profile fördern die (abteilungsübergreifende) Vernetzung zwischen den Mitarbeitern und dienen dazu, fachliche Ansprechpartner und Experten im Unternehmen zu finden.

Wikis (basierend auf Confluence-Bereichen): Das sind die Orte für die Zusammenarbeit an Inhalten, die auch für alle sichtbar sind. Jede Organisationseinheit hat automatisch einen entsprechenden Intranet-Bereich zur Verfügung. Für Projekte und Arbeitsgruppen werden individuell Bereiche eingerichtet.

Fragen & Antworten: In dieser Sektion sind Wissen und dauerhafte Informationen nach Themen organisiert. Alle Nutzer können unternehmensweit Fragen stellen und beantworten. Das Feature basiert auf Confluence Questions.

Microblog: Intranet-Microblogs sollen einer Social-Media-ähnlichen, nach Themen strukturierten Kommunikation dienen, wobei
Informationen die Adressaten erreichen, ohne andere zu stören. Die Integration eines Echtzeit-Messengers ist geplant.

Umfragen: Hier werden die Mitarbeiter per Multiple Choice unternehmensweit nach Meinungen zu unterschiedlichen aktuellen Themen befragt. Die Auswertungen sind direkt einsehbar. Außerdem dient das Feature der Abstimmung von Terminen (via Doodle-Integration).

Nutzeraktivierung für eine heterogene Community

Über das gesamte Projekt hinweg bis heute nimmt im enerdigi-Team ein Erfolgsfaktor die höchste Priorität ein: die Nutzeraktivierung. Das ist bei enercity eine komplexe Herausforderung: Die Mitarbeiter-Community ist sehr heterogen zusammengesetzt und besteht aus Leuten mit unterschiedlichsten Vorerfahrungen, Erwartungen und Bedürfnissen und unterschiedlichen Graden an digitaler Affinität.

Im Intranet-Team sind deshalb die Schulung der Mitarbeiter und die Kommunikation auf mehreren Ebenen die zentralen Säulen der Einführungsstrategie. Diese besteht aus drei Stadien mit spezifischen Maßnahmen vor, zum und nach dem Go-live des neuen Intranets. In ihrem Vortrag hat Silke eine Auswahl der jeweiligen Schritte und Aktionen vorgestellt:

Vor dem Rollout:

• Das Intranet-Team etabliert frühzeitig eine Testplattform für die Projektbeteiligten und die Muliplikatoren, um von Anfang an Feedback zu generieren und um die Multiplikatoren zu schulen, die wiederum regelmäßig Projektstände in ihren Gruppen vorstellen und kommunizieren.
• Ein unternehmensweiter Namens-Contest führt zu einer schnellen Etablierung des Namens und zu einem breiten Werbeeffekt.
• Die Praxiswerkstatt ist ein Format mit regelmäßigen Terminen für die Multiplikatoren und für frühe Anwender, um Fragen und kleine Übungsaufgaben zu bearbeiten, miteinander zu lernen und sich auszutauschen.
• In speziellen Schulungen werden die Multiplikatoren mit den Funktionen und den Möglichkeiten der inhaltlichen Zusammenarbeit in den digitalen Arbeitsräumen vertraut gemacht.
• Als weiterführendes Schulungsangebot werden Webinare zur Vertiefung einzelner Werkzeuge (z.B. Makros) angeboten. Dieses Format erweist sich als sehr erfolgreich.
• Das Intranet-Team setzt ein digitales Nachschlagewerk auf. Die enerdigi-Hilfe dient zur Orientierung und als Handbuch mit Tutorials, Texten und Screenshots.
• Kurz vor dem Go-live werden an allen Standorten des Unternehmens Sprühkreide-Graffitis angebracht, um Aufmerksamkeit und Neugierde zu erzeugen. Die Aktion zeigt eine gute Kommunikationswirkung.

Zum Go-live:

• Die Migration der bestehenden Wiki-Inhalte ist abgeschlossen und qualitätsgesichert.
• Das Projektteam hat diverse Intranet-Inhalte vorbereitet, damit die Nutzer nicht mit einer leeren Plattform starten. So werden zum Go-live auch bereits News mit Tipps, Links und Informationen ausgestrahlt.
• Dank einer größeren logistischen Anstrengung erhält jeder Mitarbeiter ein Starter-Kit, das aus einer Broschüre mit ersten Schritten und Grundfunktionen, Post-its und einer Süßigkeit besteht.
• In den ersten Tagen nach dem Go-live organisiert das Team eine Infostände-Tour an mehreren Standorten, um die Mitarbeiter über das neue System zu informieren. Eine Fotobox bietet die Möglichkeit, spontan Bilder zu knipsen, die dann in den Intranet-Nutzerprofilen zum Einsatz kommen. So soll eine Brücke zum digitalen Nutzererlebnis geschlagen werden.

Nach dem Go-live bis heute:

• Um die Mitarbeiteraktivierung für das neue System weiter zu stärken, wird eine Workshop-Reihe "enerdigi & wir" ins Leben gerufen. Im Fokus steht die Arbeit in den Teambereichen und an den konkreten Anwendungsfällen der Teams im Intranet. So soll es gelingen, die Leute zu animieren, im Intranet hilfreiche und sinnvolle Anwendungsfälle zu finden.
• Das Projektteam bietet weiterhin Wiki-Schulungen und Webinare auf drei Leveln für Einsteiger, Fortgeschrittene und Power-User an.
• Brownbag-Meetings werden organisiert. Sie sollen in lockerer Atmosphäre dem Austausch darüber dienen, wie andere Teams, Gruppen und Organisationsheiten das Intranet nutzen und welche Use Cases sie abbilden.
• Auf der kommunikativen Ebene bietet das Projektteam im Intranet regelmäßig Blog-Beiträge und News-Kampagnen zu verschiedenen Themen mit Infos, Tipps, Nutzerinterviews und weiteren Inhalten an.

Fazit aus Sicht des Projektteams

Zum Abschluss ihres Vortrags zieht Silke ein Zwischenfazit des enerdigi-Projekts und formuliert einige konkrete Erfahrungswerte und Learnings:

• Es ist schon viel gewonnen, wenn das Team hundertprozentig hinter dem Projekt und dem System steht.
• Im Fall von enercity hat sich der Ansatz als richtig erwiesen, mit dem enerdigi-Intranet "Tools für alle" zu liefern und möglichst viele Anwendungsszenarien abzudecken, um den unterschiedlichen Bedürfnissen in der heterogenen Community Rechnung zu tragen, und dabei immer die User in den Fokus zu rücken.
• Insbesondere die Mitglieder des Projektteams und die Multiplikatoren müssen vorangehen und das Intranet konsequent einsetzen, damit die Nutzung im Unternehmen habitualisiert wird und die User sinnvolle Anwendungsfälle erkennen.
• Multiplikatoren sind sehr wertvoll. Es lohnt sich, Mühe darin zu investieren, engagierte Kollegen zu finden und zu halten. Die Herausforderung lautet: Wie gelingt es, dass die Leute auch die Zeit bekommen, die sie in der zusätzlichen Rolle als Multiplikatoren brauchen?
• In einem unternehmensweiten Projekt, das alle Teile der Organisation tangiert, ist es wichtig, die Gruppe der Führungskräfte mitzunehmen und zu sensibilisieren.
• Ein Social Intranet braucht gerade in einem gewachsenen großen Unternehmen Zeit und Kraft. Das Projektteam ist kontinuierlich gefordert, auf eine kulturelle Veränderung hinzuarbeiten.

enerdigi - Don’t call it IT-Projekt!

Hier ist die Aufzeichnung des interessanten Vortrags, den Silke Remmert beim diesjährigen Kundentreffen des Atlassian Enterprise Clubs von //SEIBERT/MEDIA gehalten hat. Herzlichen Dank für diese Einblicke!

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